新時期企業單位人事檔案管理的反思探索

趙偉

摘要：檔案記錄著員工的工作經歷及道德素質，是員工晉升及考察的主要依據，因此人事檔案在企業中應當受到關注。人事檔案是人事管理工作中的重要組成部分，隨著人事制度的改革以及信息化時代的到來，就應當逐步轉換管理觀念，加強對員工檔案的維護。本文主要分析企業單位人事檔案管理工作的重要性以及現階段的不足，并以此制定針對性的對策，來提高檔案管理工作效率。

關鍵詞：企業;人事檔案;管理;反思

人事檔案關乎著員工的個人工作記錄，也關乎著企業對員工情況的考核。但目前人事檔案管理工作還仍然存在著工作人員專業素質與實際工作需求不符的情況，進而影響了人事檔案管理工作開展的效率。所以為了加快人力資源管理工作的效率，就應當在新時期的潮流下不斷引入新型管理方法，以此來不斷強化人事檔案管理工作水平。

一、人事檔案管理的重要性

在企業角度來說，需要了解人才的專業情況以及道德素質，全面了解員工經歷，并通過查閱檔案資料做好考察工作，將其思想行為及工作狀況與檔案材料相結合，以此確保人才的質量。尤其是對于招聘應屆畢業生而言，通過檔案能夠了解其在校表現情況及綜合成績，以此來作為招聘的重要依據。而在企業內部也需要將人事檔案作為員工評職稱、任免、定級的重要依據。

而對于員工個人而言，無論是工資調整、職稱評審還是加入黨組織都需要檔案證明的出具[1]。而且員工在辦理退休時也需要通過查閱檔案資料對其職稱及工齡進行評定，這也就說明了檔案管理工作的重要性，無論是當前還是未來，都需要伴隨員工的一生。但目前部分企業的人事檔案管理工作仍然存在一定的缺陷，并不能完全適應時代對檔案管理工作的要求。

二、人事檔案管理工作的不足

（一）缺乏完善的基礎設施

新時期下需要進一步推動人事檔案的信息化管理，而檔案信息化工作需要基礎設施作為依托，所以企業就應當配備專業的計算機及掃描儀，為檔案管理信息化提供保障。但目前部分企業內仍缺乏完善的基礎設施，也沒有將人事檔案工作作為重點，進而在一定程度上制約了檔案管理工作的信息化發展。

（二）缺乏檔案信息化管理標準

隨著人事檔案管理工作與現代信息社會的融合，檔案管理工作越來越智能化，但信息化的管理方式需要管理標準作為依據，從而提高檔案信息化管理水平及效率。但是就企業人事檔案的管理方式來看，部分企業更注重自身的經濟效益，并沒有建立完善的管理標準，也沒有重視信息化管理模式的應用。由于缺乏統一的管理標準，檔案管理工作也面臨著層層阻礙，而信息化的資源共享模式，也不能得到落實，信息化的管理工作的作用無法充分展現出來。

（三）檔案管理人員素質待提高

檔案管理工作的開展需要工作人員的支持，但部分工作人員的綜合素質及專業水平后不符合工作標準，這就會影響了人事檔案管理工作的正常效率。目前我國人事檔案管理工作中仍然缺乏高質量的專業人才，尤其是當前新時代下檔案管理工作需逐步向信息化邁進，由于現有的工作人員信息技能掌握不夠熟練，因此根本無法滿足檔案信息化管理工作的需求，使得檔案管理工作仍然存在一定的缺陷。另外部分工作人員在工作時沒有堅持認真、謹慎的態度，所以部分檔案信息存在失真的情況，進而給檔案管理工作帶來挑戰。

三、新時期企業單位人事檔案管理對策

（一）引入現代化管理觀念

人事檔案管理工作較為復雜，需要涉及到較多的信息內容，所以工作的開展就存在一定難度。為了保證人事的管理工作效率，就應當積極引入現代化管理技術，從而改變當前人事管理工作模式，實現人事檔案管理工作的創新。而現代化的管理設備更需要現代化的管理觀念作為主要依據，通過轉換傳統檔案管理模式來提高檔案管理工作效率，而企業就要以此積極制定完善的檔案管理制度，通過實行統一的管理規范來加強對檔案的管理，而使得檔案工作的開展更加科學規范。而檔案借閱、保管、收集等流程都需要按照標準化的規范開展。

（二）建設高素質人才隊伍

對現有的檔案管理工作人員要積極提高其專業水平，通過定期開展培訓的方式來不斷增加及信息技能，從而保障檔案信息化的建設[2]。而在選聘檔案管理人員時，也要確保其專業素質，并將其專業技能及檔案管理知識掌握程度，作為考核標準，同時要確保高素質人才要具備政治覺悟，始終堅持管理規范。而在檔案管理工作后期，也要對人才隊伍開展定期培訓，不斷增強其業務能力，而且也要對工作人員展開法律教育，讓每一位工作人員都能夠認識到檔案安全管理的重要性，從而防止檔案資料出現泄漏的情況。

（三）完善檔案管理制度

當前企業檔案管理的方式主要包括兩種，一種是紙質材料，一種是電子材料。對于紙質材料而言，無論是收集材料還是保管檔案材料，都要按照管理制度展開，而管理制度制定既要符合企業的實際管理情況，也需要與國家相關標準的相吻合，從而提高人事檔案管理效率。而電子材料則需要將其統一上傳至信息化系統，實現檔案數字化建設。而在上傳系統過程中，也要按照企業的規章制度上傳材料，確保材料的完整性及真實性。而信息系統也要不斷完善自身管理模式，在數據化建設的過程中實現信息資源的共享，而對于需要保密的文件則要設置好系統管理權限，避免出現人事信息泄露等情況。

（四）提高工作人員業務意識

人力資源管理部門要積極落實人事檔案管理工作，并通過開展會議等方式來強化每一位工作人員的業務意識，讓其能夠認識到檔案管理工作的重要性。而工作人員開展檔案管理工作時要始終將檔案管理制度作為依據，監管部門也要針對檔案管理工作人員的工作情況，定期開展考核，并對其工作加以指導，從而使得人事檔案管理工作更加科學規范。工作人員也要認識到時代的發展趨勢，積極增強自身的信息技能，端正自我工作態度，為群眾提供高質量服務。

結束語：

綜上所述，在新時期下，人事檔案管理工作就應當朝著信息化建設邁進，同時也要積極迎合時代的發展步伐，不斷提高信息化管理水平，保障人事檔案工作在科學合理的范圍內開展，從而有效提高檔案管理工作的效率，加強檔案管理工作的安全性，實現檔案文件的有效管理。

參考文獻

[1]朱俊.新時期企業人事檔案管理的創新與發展[J].人才資源開發，2020（13）：87-88.

[2]王姝.新時期企業人事檔案管理存在的問題及措施分析[J].現代經濟信息，2020（10）：22-23.

[3] 許諾. 對事業單位新聘人員人事檔案審核工作的幾點思考——以東海航海保障中心為例[J]. 人力資源管理， 2016， （8）：246-246