讓檔案信息化成為檔案事業(yè)改革發(fā)展的助推力

劉丹婷

信息化成為人類社會(huì)發(fā)展最為顯著、最具沖擊的變化。電腦、手機(jī)的廣泛普及與運(yùn)用，使網(wǎng)絡(luò)觸角迅速擴(kuò)張且不斷深入到人們工作、生活、學(xué)習(xí)、娛樂(lè)等領(lǐng)域，檔案信息使用也隨之發(fā)生巨變。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，人們不經(jīng)嚴(yán)格審查管理，無(wú)所顧忌的在網(wǎng)頁(yè)上任意發(fā)布信息、黑客惡意攻擊、電腦病毒肆虐等“人為因素”與“技術(shù)問(wèn)題”，嚴(yán)重威脅檔案信息的安全性和保密性。此外，有很多基層檔案工作者不重視檔案工作，墨守陳規(guī)、慵懶惰性，創(chuàng)新意識(shí)不強(qiáng)等，嚴(yán)重影響與制約了檔案事業(yè)的改革與發(fā)展。檔案信息化作為檔案事業(yè)發(fā)展的優(yōu)先戰(zhàn)略選擇，是新時(shí)期檔案事業(yè)發(fā)展的內(nèi)在要求和根本動(dòng)力。它是運(yùn)用信息技術(shù)提高檔案工作現(xiàn)代化水平，重新思考檔案管理的新情況、新原則與新理論，確立網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中檔案管理與檔案服務(wù)的基本框架與基本方法，實(shí)現(xiàn)檔案信息的社會(huì)化服務(wù)，是應(yīng)用信息技術(shù)生成、管理、開(kāi)發(fā)和利用檔案的過(guò)程，包括“基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)、應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)、信息資源建設(shè)、人才隊(duì)伍建設(shè)”等五個(gè)方面內(nèi)容。本人在一年多的基層檔案工作中積極探索與總結(jié)，認(rèn)為必須領(lǐng)悟檔案信息化的本質(zhì)內(nèi)涵，辨析觀念問(wèn)題，鑒戒安全隱患、明晰制約因素、推行資源建設(shè)，從以下三方面入手，扎實(shí)基礎(chǔ)墊層、穩(wěn)固框架主體、保障成品質(zhì)量，讓檔案信息化成為檔案事業(yè)改革發(fā)展的助推力，使檔案工作更快、更好的滿足用戶需求，服務(wù)人民，造福社會(huì)。

一、抓緊抓牢檔案數(shù)字化核心根本，加快步伐，扎實(shí)檔案事業(yè)改革發(fā)展的基礎(chǔ)墊層

檔案信息化是指利用數(shù)據(jù)庫(kù)、數(shù)據(jù)壓縮、高速掃描等技術(shù)手段，將紙質(zhì)文件、聲像文件等傳統(tǒng)介質(zhì)文件和已歸檔保存的電子檔案，系統(tǒng)組織成具有有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫(kù)。檔案信息化建設(shè)能否取得成功、水平如何，檔案信息的開(kāi)發(fā)和利用是關(guān)鍵。檔案信息數(shù)字化具有規(guī)范性、安全性、效益性三大原則。數(shù)字化檔案信息資源建立了，檔案工作才有可能在網(wǎng)絡(luò)上及時(shí)、迅速的進(jìn)行傳輸，資源共享才能得以實(shí)現(xiàn)，方能不斷擴(kuò)大信息資源開(kāi)發(fā)利用率。當(dāng)下，檔案數(shù)學(xué)化存在“技術(shù)不成熟、不經(jīng)濟(jì)、對(duì)象不清、合作不明”等困難?？蓻](méi)有了數(shù)字化這個(gè)核心和根本，檔案資源共享就無(wú)法鋪開(kāi)，更無(wú)法實(shí)現(xiàn)。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)迅猛發(fā)展，檔案信息資源不再只是館藏的紙質(zhì)檔案，電子文檔、電子、聲像等新型多媒體檔案應(yīng)運(yùn)而生且層出不窮。用戶與社會(huì)對(duì)于檔案工作的關(guān)注，也從館藏檔案數(shù)量與規(guī)模水平逐漸向檔案館提供信息的能力、服務(wù)質(zhì)量、服務(wù)效率等轉(zhuǎn)變。檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)和核心是檔案信息資源建設(shè)，它涉及涉密文件的界定、存儲(chǔ)格式、保存期限、數(shù)字化范圍的確定、數(shù)字化工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、數(shù)字化過(guò)程出現(xiàn)的系列問(wèn)題解決情況等，是長(zhǎng)期而又艱巨的系統(tǒng)工程。我們黨群工作部本著“轉(zhuǎn)觀念、統(tǒng)思想，立全局、抓重點(diǎn)”的工作原則，專門召開(kāi)工作部署會(huì)議;成立以黨群工作部部長(zhǎng)為組長(zhǎng)、副部長(zhǎng)為副組長(zhǎng)、各科室負(fù)責(zé)人為組員的“干部檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組”，明確責(zé)任，領(lǐng)導(dǎo)班子、管理人員、信息技術(shù)人員、后勤人員等既分工又合作，各司其職，制訂詳細(xì)可操作的干部檔案數(shù)字管理實(shí)施方案與工作要求，緊緊抓住“檔案數(shù)字化”這一核心根本，及時(shí)迅速的發(fā)現(xiàn)與解決干部檔案工作中出現(xiàn)的困惑問(wèn)題，加快前進(jìn)步伐，為順利開(kāi)展干部檔案信息化提供有力保障，努力扎實(shí)夯牢檔案事業(yè)改革發(fā)展的基礎(chǔ)墊層。

二、建立健全檔案網(wǎng)絡(luò)服務(wù)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，暢通渠道，穩(wěn)固檔案事業(yè)改革發(fā)展的框架主體

要促進(jìn)檔案事業(yè)改革發(fā)展，檔案信息化建設(shè)是關(guān)鍵。其中，檔案網(wǎng)絡(luò)服務(wù)作為檔案部門與社會(huì)聯(lián)系的重要窗口，其建設(shè)是檔案信息化建設(shè)中不可缺少的重要步驟?？梢栽趨^(qū)政府公共信息服務(wù)網(wǎng)站上建立起“在線數(shù)字檔案館”站點(diǎn)，開(kāi)通“主頁(yè)“”，提供檔案服務(wù)，開(kāi)展檔案宣傳，網(wǎng)站上包括檔案的工作信息、機(jī)構(gòu)信息、資源信息、利用服務(wù)信息等，具有宣傳、服務(wù)、交流等功能。在線數(shù)字檔案館方便人們利用電子網(wǎng)絡(luò)遠(yuǎn)程獲取檔案文件信息，大大滿足了廣大用戶快捷獲得信息資源的需求。我們將實(shí)體檔案館館藏檔案與數(shù)字檔案館網(wǎng)站檔案信息資源有機(jī)結(jié)合，兩者互相依賴、互相促進(jìn)，相輔相成，共同促進(jìn)我區(qū)檔案事業(yè)向前發(fā)展。當(dāng)前，檔案信息共享的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范問(wèn)題成了我們較為擔(dān)憂和急需解決的問(wèn)題，如缺少用于檔案數(shù)據(jù)交換、多方信息綜合利用的“檔案信息公用數(shù)據(jù)元標(biāo)準(zhǔn)、檔案信息分類編碼標(biāo)準(zhǔn)”等等。且硬件設(shè)施設(shè)備更新?lián)Q代快，軟件系統(tǒng)升級(jí)愈加頻繁，為適應(yīng)硬件新設(shè)備與兼容性軟件系統(tǒng)，必須徹底改變傳統(tǒng)檔案工作“標(biāo)準(zhǔn)各異”的檔案管理現(xiàn)狀，按照標(biāo)準(zhǔn)化要求開(kāi)展工作，以滿足數(shù)字資源永久保存的強(qiáng)烈需要。如今，檔案信息資源共享對(duì)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化提出了更高更遠(yuǎn)的要求，召集調(diào)用優(yōu)秀人才和骨干人員進(jìn)行共商共議，組織商討、研究解決標(biāo)準(zhǔn)使用問(wèn)題等。對(duì)檔案信息的標(biāo)識(shí)、描述、存儲(chǔ)、查詢、交換、管理和利用等方面探索制定統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的做法，經(jīng)過(guò)廣泛宣傳和貫徹試行，促使檔案管理各項(xiàng)工作互聯(lián)互融，暢通了檔案信息網(wǎng)渠道，幫助越來(lái)越多的用戶們能夠很快查詢到想要的信息，有效共享檔案資源，獲取意想不到的佳績(jī)效益，進(jìn)一步穩(wěn)固了檔案事業(yè)改革發(fā)展的框架主體。

三、培訓(xùn)培育檔案管理復(fù)合實(shí)用人才，滿足需求，保障檔案事業(yè)改革發(fā)展的成品質(zhì)量

長(zhǎng)久以來(lái)，人們和社會(huì)都較為忽視檔案工作，“可有可無(wú)、事不關(guān)已、漠不關(guān)心”現(xiàn)象普遍存在。有的單位檔案工作人員更替極為緩慢， 隊(duì)伍年齡比例結(jié)構(gòu)相對(duì)不合理;有的部分單位將檔案管理崗位作為新人過(guò)渡崗位，檔案管理人員更換過(guò)于頻繁;有的單位忽視檔案專業(yè)性要求，且缺乏相應(yīng)的業(yè)務(wù)知識(shí)做支撐;有的單位對(duì)檔案工作者缺乏人才培養(yǎng)的長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃，檔案工作不能很好的開(kāi)展，實(shí)際需求不能很好滿足，跟不上形勢(shì)發(fā)展趨勢(shì)，也在很大程度上停滯了檔案管理水平。要想通過(guò)檔案信息化，發(fā)展檔案事業(yè)，人才是關(guān)鍵。檔案信息化建設(shè)需要用現(xiàn)代信息技術(shù)的觀念、技術(shù)、設(shè)備、方法對(duì)檔案管理業(yè)務(wù)流程、管理模式進(jìn)行重新整合和定位，一方面需要具有高尚職業(yè)道德情操、開(kāi)拓視野格局的檔案專業(yè)、計(jì)算機(jī)專業(yè)人才，另一方面更需要熟悉信息技術(shù)的復(fù)合實(shí)用人才。目前，檔案工作最緊缺的，就是此類既懂得現(xiàn)代化檔案管理基礎(chǔ)知識(shí)，又熟悉微機(jī)操作、能靈活使用檔案管理軟件，編輯、利用、檢索、存儲(chǔ)文件等工作的實(shí)用操作人才。時(shí)下市場(chǎng)人才自由流動(dòng)性大，檔案部門吸引不了、找不到、找到了也留不住需要的相關(guān)人才，于是我們從自身入手、從實(shí)際入手，重點(diǎn)加大在職基層檔案工作者的再培訓(xùn)、再教育，通過(guò)“請(qǐng)進(jìn)來(lái)、走出去”的“參觀考察、網(wǎng)絡(luò)學(xué)習(xí)、脫產(chǎn)進(jìn)修、在職培訓(xùn)、學(xué)術(shù)交流”等多種線上線下學(xué)習(xí)形式，循序漸進(jìn)的幫助他們獲取專業(yè)的檔案管理基礎(chǔ)知識(shí)、強(qiáng)化訓(xùn)練綜合素質(zhì)，掌握檔案保護(hù)技術(shù)、檔案學(xué)、檔案管理學(xué)等專業(yè)知識(shí)，學(xué)習(xí)檔案現(xiàn)代化管理經(jīng)驗(yàn)等。使檔案工作者都能運(yùn)用所學(xué)本領(lǐng)，運(yùn)用信息資源管理技術(shù)手段，更好的適應(yīng)檔案數(shù)字化，更好的滿足檔案信息化建設(shè)需要，使檔案事業(yè)獲得更為有效、更加全面的改革與發(fā)展。

檔案管理工作看似簡(jiǎn)單無(wú)難度，可接觸一年多下來(lái)，我深感其程序繁、任務(wù)雜、要求高、擔(dān)子重，想要做好基層檔案工作，必須要高度重視對(duì)檔案知識(shí)的專業(yè)學(xué)習(xí)、高度重視對(duì)現(xiàn)代信息技術(shù)的鉆研應(yīng)用，高度重視對(duì)復(fù)合實(shí)用人才的培養(yǎng)培育，方能更好的滿足用戶需要與社會(huì)需求，提升檔案信息化水平與檔案管理質(zhì)量。新時(shí)代形勢(shì)下，基層檔案工作任重而道遠(yuǎn)，而我將和黨群工作部團(tuán)隊(duì)一起，揣為人民服務(wù)初心、攜開(kāi)拓創(chuàng)新態(tài)度，不懼險(xiǎn)阻、無(wú)怨無(wú)悔，繼續(xù)上下求索于檔案事業(yè)改革發(fā)展之路！

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