淺議檔案管理存在的問題與應對措施

李慧

摘要：企業檔案是企業在黨政管理、生產經營、科技研發及項目投資、產權變動過程中形成的對國家、社會和企業具有保存價值的各種形式和載體的原始記錄。企業檔案衍生于企業活動，而企業活動的多樣性則決定了企業檔案工作的復雜性。

關鍵詞：檔案管理;問題;措施

1企業檔案管理的重要意義

1.1企業規范化經營角度

企業是市場經濟發展的主體，是社會發展的重要組成力量。同時，伴隨著社會的發展，企業從事的經營活動所涉及的事項更加豐富，帶來的機遇和挑戰都呈現出前所未有的增長。面對著市場經濟瞬息萬變的客觀現象，企業決策對企業發展有著更加緊密切且直接的關系。規范化的企業運作及企業檔案管理，是保障經濟決策、樹立企業文化、保障企業秘密、增強企業宣傳、強化人員管理的重要支撐。檔案管理的規范程度也直接客觀地反應了企業管理的規范程度。

1.2經濟效益發展角度

在大數據時代背景下，企業的發展越來越多的依賴于信息的整合和分析，尤其對市場變化和需求的分析，更是離不開大數據分析的服務支撐。企業檔案記錄著企業日常發展的各項點點滴滴，規范管理下的檔案信息是將企業經營的各類事項的完善收集和整理，對企業的各項經濟決策有著至關重要的參考價值。同時，借助信息整理技術，對內在數據和信息的挖掘與分析是掌握企業發展狀態，預估發展方向，提出解決路徑的重要支撐。

2企業檔案工作存在的問題

2.1檔案管理工作制度不完善

在新形勢下，企業檔案管理工作對檔案管理人員素質以及硬件設施等都提出了較高的要求。在這種情況下，企業檔案管理部門要想有效提高檔案管理綜合水平，就必須要從檔案的管理人員與硬件設施等方面進行全面提升。但就目前的調查研究顯示，在企業的檔案管理過程中，一些企業并未重視檔案管理制度的重要性，在這種情況下企業檔案管理缺乏制度的約束，導致在檔案管理過程中經常會出現盲目性、無序性的問題，從而造成了企業檔案管理人力資源的浪費，同時對企業的檔案管理效率也產生了一定的不利影響。

2.2檔案管理手段單一

創新是時代變化和發展的前提，隨著經濟社會的不斷發展，企業必須要重視檔案管理創新的重要性。近年來，隨著互聯網技術的發展和信息技術的普及，將信息技術應用到企業的檔案管理工作中有效提高了檔案管理人員的工作效率，實現了企業檔案管理的優化。但是仍然有一些企業尚未認識到創新檔案管理工作的重要性，依然采用傳統的檔案管理形式，因而導致企業的檔案綜合管理水平得不到提升。

2.3檔案管理人員業務素質參差不齊

在企業檔案綜合管理過程中，檔案管理人員的自身素質對檔案管理質量有著十分重要的影響。在一些企業的發展過程中，由于對檔案管理人員沒有過高的要求，同時也沒有開展相應的培訓工作，從而就導致企業的檔案管理質量低下，嚴重影響了企業的整體發展。

3改進措施

3.1完善檔案管理相關制度

企業應完善檔案管理相關制度，將檔案管理工作的各個環節進行有效落實，制定科學、合理的制度進行支撐，提出統一的標準化管理，約束工作人員的行為規范，提高檔案管理的整體效率。當前許多企業缺乏檔案管理的相關制度，這是由于企業的領導層面不重視檔案管理的相關工作，對于檔案管理的知識和法律不了解，這就需要企業領導積極學習檔案管理的相關理論和法律，提高對檔案管理的認知，進而積極組織優秀的檔案管理人員來共同構建檔案管理機構。另外，檔案管理工作需要進行細分，明確檔案管理的流程和細節，明確檔案管理的注意事項和標準，最大程度地發揮檔案管理的作用和功效。因此，制定健全的、完善的檔案管理制度是非常必要的，可以真正起到約束工作人員的目的。

3.2完善檔案管理功能

企業要完善檔案管理的相關功能，檔案價值是巨大的，可以幫助企業和相關部門更好的發展。因此，為了發揮檔案管理的價值，企業要更好地完善檔案的功能，同時企業要根據相關法律法規，積極引進先進的信息技術對檔案進行管理，從而保證收集信息的全面性、客觀性、完整性，提高檔案管理工作的效率。

3.3提升檔案管理團隊的整體素質

企業要提升檔案管理團隊的整體素質，當前眾多企業中缺少專業的檔案管理工作人員，人員配置的失衡也是影響檔案管理的重要因素，檔案管理人員的專業能力、素質、經驗、技能都在一定程度上影響檔案管理的效率。企業在選擇檔案管理人員時，要根據企業的實際情況選擇，要考察上崗人員的工作能力，也要考察工作人員對檔案管理工作的態度，是否認真對待此項工作，是否具有專業的知識支撐。另外，針對不同的工作人員要采取不同的培訓內容，根據工作人員的實際情況，制定不同的培訓內容，提高檔案管理人員的質量。與此同時，還要培養檔案管理人員的團隊精神和敬業精神，只有心往一處想，勁往一處使，才能從根本上提升團隊的綜合能力和水平，為企業構建優秀的檔案管理人才隊伍，為企業的發展添磚加瓦。

3.4實現信息化檔案管理

近年來，隨著互聯網的飛速發展，檔案管理信息化管理模式已經成為檔案管理的必然趨勢，為了更好地促進企業檔案管理獲得平穩的發展，就必須對企業的檔案管理融入信息化管理方式，促進企業檔案管理工作的創新。同時，在企業檔案管理過程中，檔案管理工作部門必須要建立檔案管理制度，使企業檔案管理工作朝著規范化和制度化的方向發展，在企業檔案管理工作出現差錯時，要及時追究檔案管理人員的責任。檔案管理工作制度務必要從分層責任制度的角度出發，將工作進行細化處理，實現檔案管理責任落實到每一個崗位，規避檔案管理的風險，嚴禁出現信息泄露等一系列的風險問題。同時，企業檔案管理人員還必須定期接受檔案培訓教育，增強自身的道德素質、職業素質，提升信息化檔案管理水平。

結束語：

綜上所述，從宏觀角度來看，國家檔案事業的發展得益于每個企業對檔案管理的重視度和完成情況，以便運用法律法規和政策來維持市場經濟的可持續發展。反觀企業自身，檔案管理工作的水平也與企業息息相關，只有正視當前企業檔案管理工作存在的問題，并且持續有序地從內外部環境入手，提出富有針對性的解決對策，才能實現企業檔案管理的高效化和現代化發展。

參考文獻

[1]周玉.企業數字化檔案建設的優勢與問題分析[J].企業改革與管理，2021（1）：17-18.