淺析地方高校畢業生檔案退檔存在的問題與緩解對策

李彩云

摘要：本文就我國地方高校畢業生檔案退檔的現狀及存在的問題進行了分析，試從完善學生檔案管理制度、規范檔案工作、增強教師的責任感，加強檔案宣傳教育、增強師生檔案意識，通過對畢業生檔案征收、轉遞工作的評比，激發教師的積極性，嚴格按照調檔函要求、規范填寫檔案轉遞信息，及時反饋畢業生檔案轉遞情況等，提出緩解地方高校畢業生檔案退檔問題的對策。

關鍵詞：畢業生檔案;退檔;地方高校

畢業生檔案，即學生學籍檔案，是學生人事檔案的重要組成部分。學校只有將畢業生檔案轉到具有人事檔案管理權限的就業單位或隸屬人事部門的公共服務和人才交流中心，才能將畢業生的學籍檔案轉變成人事檔案，也才能真正發揮檔案的作用，如職稱評審、退休、社保的辦理等與個人切身利益有關的手續。而每年畢業生檔案集中轉遞后，總存在各種各樣的原因造成一些畢業生檔案被退回學校，不僅影響學生學籍檔案屬性的轉變，不利于學生檔案的利用，同時也對學校學生檔案的管理造成了影響。現以衡陽師范學院為例，研究畢業生檔案退檔存在的問題、探索緩解畢業生檔案退檔的對策。

一、畢業生檔案轉遞情況

2020年，學校通過EMS采用一檔一袋的寄遞方式，7月份統一集中轉遞2020屆畢業生檔案3715件，退回畢業生檔案106件。

二、畢業生檔案退檔存在的問題

1.省外畢業生報到證單位名稱與收件單位名稱不符。如學生報到證單位開具的是合肥市包河區人才服務和人事考試中心，學生檔案郵寄單位填寫的卻是合肥市大中專畢業生就業指導中心，因報到證單位與檔案郵寄單位不相符，造成畢業生檔案被退回。

2.檔案接收單位地址不詳細或因檔案接收單位地址已遷移、遷移新址不明、接收單位電話不準確。如青島市教育局，畢業生填寫的郵寄地址為“山東省青島市南區閩江路7號”，因遷移新址、地址有變，造成畢業生檔案被退回;長沙市高新區人才服務中心地址由長沙市岳麓區文軒路27號搬遷至長沙市河西麓谷大道668號高新區管委會，有的畢業生仍填寫地址“岳麓區文軒路27號”，而造成檔案退回;還有的考上華南農業大學的研究生，因請同學代填檔案寄遞信息，代辦人因沒按調檔函要求填寫詳細的地址和電話，造成檔案被退回。

3.快遞面單上缺少調檔函編號。如長沙市雨花區人力資源公共服務中心、瀏陽市人力資源公共服務中心、長沙縣人力資源公共服務中心等相應的檔案接收單位，雖然可以接收本生源地畢業生檔案，但是需要學生先到該單位開具調檔函，并在快遞面單上備注中心提供的編號才接收學生檔案;而有些畢業生因對本人檔案不夠重視，根本沒去戶口所在地的人力資源公共服務中心開具調檔函;或者有的畢業生雖然開具了調檔函卻在給學校提供的畢業生檔案集中轉遞信息表中未體現該編號，從而快遞面單未備注調檔函編號而造成檔案拒收退檔。

4.未嚴格按照調檔函要求提供相應材料或信息。有些考研學校開具的調檔函要求學校負責畢業生檔案的老師將調檔函上相應的信息或二維碼剪切下來粘貼在畢業生檔案袋上。有些老師若未仔細看調檔函并未按照調檔函要求做的話，會造成畢業生檔案退檔。如考上南京工業大學研究生的個人檔案，對方學校要求寄遞畢業生檔案時，要在學生個人檔案袋封面粘貼調檔函上的二維碼，因負責畢業生檔案的老師并未嚴格按照調檔函要求在學生個人檔案袋上粘貼該二維碼，而造成檔案拒收被退回。

三、畢業生檔案退檔的緩解策略

1.完善與學生檔案有關的規章制度，從制度上規范檔案工作，增強教師的責任感。根據畢業生檔案收集、整理、轉遞存在的問題，學校要根據相關文件及學校實際進一步完善與學生檔案有關的規章制度。各學院要指定專門負責畢業生檔案的老師，全程負責畢業生檔案的收集、整理、歸檔及檔案集中轉遞信息的匯總、審核等，指導學生填寫好檔案集中轉遞信息表、并由學生親自核實、確認，從制度上使學生檔案工作更加規范，責任到人。

2.加強檔案宣傳教育、增強師生檔案意識。學校可通過講座由檔案工作人員宣講檔案知識、通過展板展示檔案常識問題、通過宣傳手冊宣傳檔案知識、通過將檔案相關知識上傳至相應工作群和網頁等多種方式，使廣大師生學習、了解學生檔案知識，增強廣大師生對學生檔案的認識、區分畢業生檔案在學校保存與在人才服務管理中心保管的不同、正確認識學生檔案應歸檔的材料、了解畢業生檔案的重要性、熟悉畢業生檔案轉遞的程序等。

3.通過對畢業生檔案征收、轉遞工作進行評比，激發負責學生檔案工作老師整理檔案的積極性。畢業生檔案的征收、核查、整理、統計、轉遞是一項比較繁瑣、任務比較重的工作，為了激發教師征收、整理、轉遞畢業生檔案的積極性，分別從檔案整理的數量、畢業生檔案集中轉遞的數量、畢業生檔案袋的規范填寫、轉遞信息表的規范填寫、畢業生檔案錯裝、漏裝數量及相應的比例、退檔數量及退檔比例等方面進行評比，對整理較好的學院和教師頒發榮譽證書并進行物質獎勵，激發教師的積極性，也使負責學生檔案的老師以后工作起來更加認真、仔細。

4. 嚴格按照調檔函要求，規范填寫檔案轉遞信息并粘貼相應材料，確保畢業生檔案不退檔。考上研和考上事業編的畢業生，檔案去向已很明確，考研學校及考編單位會給畢業生開具一份調檔函，負責畢業生檔案的老師要嚴格按照調檔函要求，規范填寫檔案轉遞信息、檔案編號并剪切粘貼調檔函上相應的信息材料等，確保檔案接收單位不拒收該類型的畢業生檔案，使該部分畢業生檔案能順利轉遞。而回省內生源地、省外生源地的畢業生檔案，畢業生原則上是根據招生與就業指導處開具的《全國普通高等學校本專科畢業生就業報到證》上的報到單位信息，填寫檔案接收單位;為了確定該類型的畢業生檔案能順利轉遞，學生最好要與檔案接收單位聯系，咨詢該單位接收畢業生檔案的具體要求，并確定好檔案接收單位的詳細地址、聯系電話等，嚴格按照檔案接收單位的要求做，規范填寫檔案集中轉遞信息表，并由畢業生本人親自確定核實檔案轉遞信息等。

5.及時反饋畢業生檔案轉遞情況，尤其是退檔學生檔案，由各學院負責畢業生檔案的老師及時告知學生來校辦理提檔手續，促進畢業生檔案及時轉變成人事檔案。畢業生檔案集中轉遞后，負責畢業生檔案轉遞的工作人員要及時在畢業生檔案去向查詢系統將畢業生檔案轉遞情況上傳，畢業生通過該系統及時了解本人檔案的轉遞情況，但也要及時到檔案接收單位落實檔案接收情況。因各種原因被退回學校的畢業生檔案，負責畢業生檔案轉遞的工作人員要及時整理、統計、查找退檔原因，并及時告知各學院負責畢業生檔案工作的老師，再由教師通知退檔學生個人來校及時辦理提檔手續，及早轉變畢業生檔案的屬性，發揮畢業生檔案的作用。

蘇霍姆林斯基曾說“對畢業生負責到底”1，畢業生檔案是高校畢業生離校的最后一項工作，我們要為畢業生做好最后一項服務。本文研究畢業生檔案退檔情況，分別從制度上規范學生檔案的管理、通過講座宣傳檔案知識增強師生檔案意識、通過對畢業生檔案征收工作進行評比激發教師工作的積極性、嚴格按照調檔函要求規范填寫畢業生檔案集中轉遞信息表、及時將畢業生檔案轉遞情況反饋給學生等方面，來減少和緩解畢業生檔案退檔情況，不僅有利于學校學生檔案的管理，更促進了學生檔案屬性的轉變，更能充分發揮學生檔案的作用。

參考文獻

[1]蘇霍姆林斯基.要相信孩子[M]. 北京：教育科學出版社，2009.