民辦獨立學院檔案工作高質量發展的思考

魏怡勤

揚州大學廣陵學院（以下簡稱廣陵學院）是1998年12月經江蘇省教委批準，由省重點綜合性大學——揚州大學按新機制、新模式設置的本科層次公有民辦二級學院，2005年經教育部批準變更為獨立學院。2018年初，學院以搬遷新校區為契機、改善硬件設施為突破口，收集、整理、編研、利用等檔案業務工作全面跟進。經過幾年努力，學院檔案工作步入良性發展軌道。

一、綜合分析情況，找出問題癥結，建立完善檔案工作管理機制

對于高校普遍具有的體量較大、人員較多、工作繁雜等特點來說，檔案的原始記錄性發揮出的作用是其他工作和載體無法替代的。就目前省內外民辦獨立學院整體情況而言，由于管理體制機制以及辦學方向、目標等相同或相近，檔案工作也有不少相同之處，主要表現在：一是學校辦學歷史普遍較短，檔案工作基礎不夠厚實，優秀檔案管理人才較少，特別是具有開拓創新能力的業務骨干不多。二是學院領導體制多為理事會領導下的院長負責制，院領導變動相對頻繁，不利于檔案工作穩定持續發展。三是多數院校尚未建立與學院行政工作相適應的院檔案管理機構（檔案館、綜合檔案室），難以形成強有力的檔案行政管理以及檔案業務指導工作機制。四是專兼職檔案員隊伍不夠穩定，特別是系、部基層兼職檔案員經常更換，加之相關制度執行不嚴，導致應歸檔文件材料收集不全，影響了學院年度文件的歸檔率和完整率。

就廣陵學院而言，隨著辦學規模擴大，工作項目內容不斷拓展，作為基礎管理服務工作的檔案工作也愈發重要。多年來，學院檔案工作存在著一些不足之處：學院缺乏科學有效的檔案工作管理體系，院及各系、部檔案員隊伍不健全，不能正常發揮作用；院內各系、部年度歸檔工作不規范，存在隨意性，檔案資料收集不齊全完整，不利于領導了解情況和決策；由于歷史原因，學院成立后的十多年里學籍檔案以及招生錄取名冊等原件一直保存在揚州大學檔案館，給學院檔案利用服務等帶來諸多不便。這些問題制約了檔案應有功能作用的發揮。

經歷了20多年的辦學實踐，廣陵學院建立了專門的檔案管理機構，統一管理全院檔案。2017年2月，學院成立檔案館。與此同時，明確了檔案工作分管院領導和主管部門，并陸續配強檔案館工作人員，至2018年初，檔案館專職人員增至4人，基本適應全院各項檔案業務工作開展的需要。

二、軟件硬件并舉，加大基礎投入，檔案資源開發利用初見成效

及時配備添置各項設施設備，提供硬件保障是檔案工作高效開展的重要基礎。為適應館藏檔案數字化和利用工作需要，2017年底，廣陵學院專門購置一體化彩色復印機、館藏檔案數字化專用電腦、檔案標簽專用打印機以及檔案裝訂機等設備。2018年初，廣陵學院新校區建成投入使用，在規劃辦公用房時，學院為檔案館安排東南向、通風采光條件較好的獨立檔案用房，其中辦公用房30多平方米，檔案業務用房20平方米，檔案專用庫房近百平方米。庫房內設施設備齊全，各類檔案得到妥善保管。從2019年開始，學院撥出資金，核定檔案館專項經費為20萬元。

建立健全學院專兼職檔案員隊伍，是確保學院檔案工作正常開展的重要環節。近年來，學院逐步建立覆蓋全院各系部的檔案工作網絡，并將兼職檔案員從事檔案工作的實績列入年度績效考核內容，與年終效益工資掛鉤。日常工作中，檔案館保持與兼職檔案員密切聯系，結合年度文件材料收集歸檔工作，適時開展業務培訓。

圍繞學院中心工作，完善基礎業務工作、提供利用服務是檔案工作價值作用的重要體現。近年來，廣陵學院因地因時制宜，利用館藏檔案資料進行史料編研，主動為各方提供利用服務，發揮檔案館愛國主義教育基地功能和作用。2018年，為了舉辦院史展，檔案部門在館庫檔案整體搬遷的同時高效完成院史展9個部分、108個板塊的布展工作。此后，院檔案館承接了展館日常開放管理工作，截至2020年底，已接待各級領導、學院歷任老領導、老同志、校友、在校師生等近萬名。同時，重啟學院年鑒編纂工作，在較短時間內集中精力先后完成了2014—2018年5個年度的年鑒編印工作。

三、發揮自身優勢，承擔檔案教學，培養基層檔案工作實用人才

學院一直高度重視提升學生的檔案保管利用能力，通過強化檔案教學，可有效提升學生珍檔用檔意識。院檔案館利用返聘市政府機關檔案部門退休檔案人員的有利條件，主動承擔了學院《檔案管理學》課程的教學工作。從教者充分利用自身曾從事多項檔案實際工作的專業優勢，將理論與實踐結合起來，形成了“拓思路”“接地氣”“多實踐”直觀易懂的新教學方式。

拓思路。將書本知識與實際檔案工作結合，重點講解書本中與實際結合緊密的知識，略講或不講專業程度過高、較少用于實踐的純理論；增加相關檔案實物（如不同時期案卷、編研成果等）展示；對教材中遺漏的教學內容，如檔案庫房的溫濕度控制標準等作增補講解。

接地氣。充分利用豐富的檔案信息資源，將江蘇省檔案館編印的《江蘇檔案信息》擇其要向學生講讀。如學到“檔案的保管”內容時，結合全省檔案館館藏管理研討會上江蘇省檔案館領導所作報告提到的各地經驗做法介紹，提高學生的學習興趣。

多實踐。民辦獨立學院以培養應用型人才為教學目標，院檔案館在教學中增加實踐內容，如編寫文書立卷、檔案編研中的大事記等實用資料，通過出實習題、集體訂正等，拓展書本知識，讓每個學生都有機會經歷數次模擬實習，為他們今后從事相關工作增加感性認識。

2020年春季學期防控新冠肺炎形勢嚴峻，學生無法到校上課。面對新情況，學院及時將檔案管理課堂教學改為在線教學，將原教材內容按章節摘編成“單元課時綱要”課件，列出“學習要點”，同時針對檔案專業特點插入“知識應用”“學習提示”“知識拓展”等內容，布置課后思考題，通過微信群不定期抽查學習情況。在學期末考試中，文秘專業240多名學生中選出30多篇檔案類“優秀作文”點評，起到了交流和鞏固檔案專業知識的效果。2012年，學院檔案館主動承擔了2017級文秘班6名學生畢業論文的寫作指導工作，首次在論文題庫中加入了民辦獨立學院檔案工作相關論題。

四、把握工作重點，推進信息化建設，實現檔案工作高質量發展

院檔案館成立后，廣陵學院檔案管理工作有了長足的發展。2019年末，揚州市檔案局首次對學院檔案工作進行了實地執法檢查，給予較高評價。廣陵學院作為一所民辦高校，檔案工作實踐形成了一些特點、亮點，摸索出適合獨立學院檔案工作開展的經驗，主要在以下四個方面：

1. 爭取領導的重視是做好檔案工作的重要條件。長期以來，檔案工作難以開展的單位，其共性問題是人、財、物缺乏，而這些問題多源于領導對檔案工作缺乏重視。與公辦普通高校相比，民辦高校領導的任職屆期相對較短，因此可能出現新任領導因集中精力忙于教學、科研等而忽略檔案工作，或因領導班子換屆、人員調整而影響檔案工作的連續性等。這就要求檔案部門充分發揮主觀能動性，以工作成效贏得領導的重視與支持，為檔案工作持續發展打好基礎。

2. 檔案工作高質量發展的基礎在基層。對于高校而言，教學科研、學生工作、學籍等門類檔案占據著較大比重，這些檔案分別形成于各系、部，抓好基層部門的檔案工作至關重要。這就要求學院檔案管理部門認真學習和貫徹新修訂《檔案法》以及高校、地方政府出臺的檔案工作規范性文件，制定各項檔案工作規范標準，進一步增強全院教職員工檔案法規意識和依法管檔用檔自覺性。重視做好基礎工作，健全網絡隊伍，加強與各部門兼職檔案員聯系，適時開展業務培訓交流，爭取良好的工作條件和待遇，協同做好檔案的收集、整理、利用等日常工作。基層檔案人員需要不斷提升專業素養和業務水平，針對學院兼職檔案員年輕人多、崗位變動頻繁等特點，定期組織業務學習，適時開展業務培訓、技術練兵和形式多樣的業務交流評比等活動，將檔案業務工作實績納入個人年終業務考核，并與績效工資掛鉤。

3. 必須主動作為，不斷拓展服務渠道。管好檔案的根本目的在于利用服務。做好檔案材料的收集、整理、歸檔等基礎工作，是開展利用服務的前提條件。在積極做好接待查檔等日常利用服務的同時，要大力加強資源建設，加大檔案資源與開發力度深度，擴大檔案工作的影響力，樹立起部門良好形象。只有不斷提升檔案資源開發利用的水平，才能得到領導更多關注重視，增加高校師生對檔案工作的滿意度和認同感。

4. 檔案館信息化管理水平是推動檔案工作高質量發展的關鍵。信息網絡技術的推廣運用是現代檔案管理的核心動力，進入大數據時代，提升檔案信息化管理水平已成為當務之急。高校檔案館在做好前期初步調研的基礎上，要積極創造條件，購置使用版本先進、性能穩定、方便實用的檔案管理軟件，力爭在檔案信息化工作上邁出新步伐，并為下階段建成數字化檔案館打好基礎。以問題為導向，不斷研究和解決檔案工作中出現的新問題，著力使檔案工作在信息化、制度化、規范化、標準化等方面實現高質量發展。