現場審計實施系統臨時文件數據采集

◆何紅兵/安徽省懷寧縣審計局

現場審計實施系統（AO2011）是針對審計人員現場審計管理的需要，通過對被審單位業務、財務數據進行采集和分析，發現疑點供審計人員核查落實。現場審計實施系統內置了大量的采集模板，但是由于財務軟件種類繁多以及軟件升級更新頻繁，內置模板無法滿足所有財務軟件的采集需求。本文主要介紹一種通過現場審計實施系統采集數據時產生的臨時文件實現財務數據采集的方法。

一、項目背景介紹

筆者在某鄉鎮的村（居）主要負責人經濟責任審計時發現，該鎮村集體經濟三資代理中心使用的財務軟件為新中大農村三資管理系統，通過新中大農村三資管理系統的“數據備份”可以得到財務數據備份文件（后綴名為.TX_格式，用記事本軟件打開為亂碼）。

在現場審計實施系統的“采集轉換”中使用“財務軟件備份數據”，數據源選擇上述財務數據備份文件，筆者嘗試了所有“新中大財務軟件”對應的采集轉換模板，均提示出錯，未能實現數據采集，錯誤提示如圖1所示。

圖1 采集轉換數據錯誤提示

二、查找錯誤原因

通常情況下，財務數據采集失敗后現場審計實施系統會提示錯誤信息，并寫入日志文件，通過分析日志可以查找錯誤產生的原因。通過查看現場審計實施系統安裝目錄下的“Logs”文件夾下的日志文件和“XXBCJLog”文件夾下的日志文件，最終在“XXBCJLog”文件夾下的日志文件中找到一些有效信息，如圖2所示。

圖2 數據采集日志文件

分析該日志文件發現，財務數據采集失敗后，現場審計實施系統刪除“XXBCJTemplateTemp”文件夾中的臨時文件。刪除的臨時文件是什么？有沒有辦法重新獲取刪除的臨時文件呢？

三、分析臨時文件

通過多次嘗試發現，在圖1中的“確定”按鈕點擊之后，“XXBCJTemplateTemp”文件夾中的臨時文件將會被刪除。采用“偷梁換柱”的做法，在未點擊“確定”按鈕之前將臨時文件拷貝出來，如圖3所示。

圖3 TemplateTemp臨時文件

對重新獲取的臨時文件（后綴名為.txT，使用記事本軟件可以查看內容）按照“文件大小”進行排序，逐個分析和推測臨時文件記錄的內容并與新中大農村三資管理系統比對，最終確定km.txT為會計科目文件，z_pz00.txT為科目余額文件（包含輔助科目余額），dwtx.txT為輔助信息文件，z_pz01.txT，z_pz02.txT，……，z_pz12.txT為1至12月份的會計憑證文件（包含輔助會計憑證）。

四、清洗整理數據

由于上述臨時文件中包含較多無效信息并且缺少列名，在數據采集前必須進行清洗和整理工作。主要的做法是先將.txT文件導入Excel中，設置數據格式，判斷列數據的性質并標注列名，再根據數據采集的需求，刪除不必要的數據。

（一）整理會計科目表

會計科目表采集科目編碼、科目名稱和借貸方向三個關鍵信息。會計科目臨時文件（km.txT）如圖4所示，km.txT文件內容以“Tab鍵”為分隔符，初步判斷第一列“101”“102”等為科目編碼字段，第二列“現金”“銀行存款”等為科目名稱字段，借貸方向字段暫時無法判斷。

圖4 會計科目臨時文件（km.txT）

使用Excel的獲取外部數據功能，通過“文本導入向導”將km.txT文件導入Excel中，“列數據格式”設置為“文本”格式，工作表命名為“會計科目_××村”，如圖5所示。

圖5 導入Excel中的會計科目表

圖5中A列為科目編碼，B列為科目名稱，E列為借貸方向，將E列中的“1”替換為“借”，“2”替換為“貸”，刪除A、B、E列之外的其他數據列，在第1行上面插入1行，依次標注“科目編碼”“科目名稱”和“借貸方向”作為列名。

（二）整理科目余額表和輔助余額表

通過“文本導入向導”將z_pz00.txT文件導入Excel中，“列數據格式”除帶小數點的列設置為“常規”之外，其余均設置為“文本”格式，工作表命名為“科目余額_××村”，如圖6所示。

圖6 導入Excel中的科目余額表

科目余額表采集科目編碼、借方余額和貸方余額三個關鍵信息，輔助科目余額表采集科目編碼、借方余額、貸方余額和輔助編碼四個關鍵信息。

通過分析導入Excel的科目余額表，圖6中H列為科目編碼，I列為借方期初余額，J列為貸方期初余額，科目編碼“112”和“202”具有輔助核算功能，用于核算往來款項，V列為輔助編碼。

通過“建立副本”的方式復制科目余額表，并將工作表命名為“輔助余額_××村”。

在“科目余額_××村”工作表中刪除H、I和J列之外的其余列數據，匯總計算“112”和“202”合計數，在第1行前插入1行，分別標注“科目編碼”“借方期初余額”和“貸方期初余額”，作為列名，“借方期初余額”和“貸方期初余額”為空的填充為“0”。

在“輔助余額_××村”工作表中刪除H、I、J和V列之外的其余列數據，刪除科目編碼為“112”和“202”之外的其他行數據，在第1行前插入1行，分別標注“科目編碼”“輔助借方期初余額”“輔助貸方期初余額和輔助編碼”作為列名，“輔助借方期初余額”和“輔助貸方期初余額”為空的填充為“0”。

（三）整理輔助信息表

輔助信息采集輔助編碼、輔助類型名稱和輔助名稱三個關鍵信息。通過分析輔助信息文件（dwtx.txT），采用類似會計科目表的數據采集方法整理輔助信息表，“列數據格式”均設置為“文本”格式，輔助類型名稱可以在導入Excel后添加一列并填充為“往來單位”。

（四）整理會計憑證表和輔助憑證表

會計憑證采集憑證日期、憑證號、附件數、摘要、科目編碼、借方發生額、貸方發生額和分錄序號八個關鍵信息，輔助憑證在會計憑證的基礎上額外采集輔助編碼信息。

z_pz01.txT，z_pz02.txT，……，z_pz12.txT為1至12月份的會計憑證文件，先將上述文件內容復制到一個文件中并命名為z_pz.txT。

通過“文本導入向導”導入z_pz.txT到Excel中，文件原始格式選擇“Unicode（UTF-8）”，“列數據格式”除帶小數點的列設置為“常規”之外，其余均設置為“文本”格式，并將工作表命名為“會計憑證_××村”，如圖7所示。

圖7中C列為憑證日期，E列為憑證號，F列為附件數，G列為摘要，H列為科目編碼，I列為借方發生額，J列為貸方發生額，V列為輔助編碼，BA列為分錄序號，保留上述列數據，其余列數據全部刪除。

圖7 導入Excel中的會計憑證表

通過Excel的“分列”和“替換”功能將C列的憑證日期整理為“日期”類型。在第1行前插入1行，分別標注“憑證日 期 ”“ 憑 證 號”“ 附 件數”“ 摘要”“ 科目編碼 ”“借 方 發 生 額”“貸方發生額”“輔助編碼”“分錄序號”作為列名。“借方發生額”和“貸方發生額”為空的填充為“0”。

通過“建立副本”的方式復制會計憑證表，并將工作表命名為“輔助憑證_××村”，刪除輔助編碼為空的行數據。

至此，完成了××村農村三資代理中心賬套的會計科目、科目余額、輔助信息、輔助余額、會計憑證和輔助憑證的收集、清洗和整理工作。

五、財務數據庫數據采集

利用現場審計實施系統的“采集轉換”功能，完成“財務軟件數據庫數據采集”工作，數據源選擇“Microsoft Office Excel”，指定Excel文件路徑和版本，勾選“第一行包含列名”。

按照“財務數據庫數據采集”向導提示完成數據采集，直接生成“財務數據臨時表”，新建會計數據，確定“會計數據名稱”“單位名稱”“會計年度”和“行業”，“導入方式”選擇“源數據憑證表為一個表”。

生成財務數據臨時表，通過“輔助導入”功能，按照提示逐步完成會計期間定義、科目余額表、會計科目表、科目設置、憑證庫、輔助信息表、輔助余額表和憑證輔助明細表的導入。

憑證庫中源憑證號字段和源憑證庫分錄序號都選擇“分錄序號”，源輔助信息表輔助類型存儲方式選擇“數據以單表橫排方式存儲”，數據表選擇“輔助信息_××村”，源輔助余額表和源憑證輔助明細表的輔助類型存儲方式選擇“數據以多表方式存儲”，源憑證輔助明細表分錄序號字段選擇“分錄序號”。

成功導入“財務數據臨時表”后需要對科目余額進行調整，因為在“科目余額_××村”中未對二級及以下科目進行向上一級匯總，從而導致對應的上級科目余額為“0”，此時會出現異常數據提示，如圖8所示，修改相應的上級科目的期初余額后進行“賬表重建”，完成財務數據采集。

圖8 科目余額調整

在“審計分析”的“賬表分析”中對科目明細賬、輔助賬、會計科目和憑證進行檢查，核實采集的財務數據是否正確。

通過上述步驟，最終成功實現了財務數據和相關輔助賬的采集，為下一步的審計工作打下堅實的基礎。

六、幾點體會

（一）善于發現和解決問題。數據采集過程中出現錯誤的情況較多，要充分利用獲取的錯誤信息，分析產生錯誤的原因，通過不斷測試，找到解決問題的辦法。

（二）培養數據素養和敏感性。審計人員要具備一定的數據敏感性，通過不斷地工作實踐，培養數據素養，能夠從無序的數據中快速找到審計工作所需的有效信息。

（三）靈活掌握和運用工具。審計過程中要靈活掌握和運用多種形式的數據分析和處理工具，特別是面對大數據分析時，要敢于接受挑戰，掌握新的工具和方法。