基于信息化背景的企業檔案管理改革思考

宋冬

摘要：隨著科學技術的不斷發展，信息化時代已悄然到來。信息技術的應用使得信息數據管理更加方便和快捷，而海量的數據存儲也極大地滿足了信息管理的實際需求。反映在企業檔案管理中，通過加強信息化技術的應用，將在很大程度上提升企業的檔案管理水平及時效，使檔案資源更好地服務于企業發展。鑒于此，本文總結企業檔案信息化建設過程中所存在的問題和不足，并提出切實可行的優化建議和策略，以期促進企業檔案管理水平的提高。

關鍵詞：企業發展;信息化;檔案管理

引言：檔案管理是重要的企業管理內容，并且檔案信息準確與否會直接影響企業發展?，F代企業發展離不開檔案管理的支持，為了保證企業各項活動的有序開展，有必要注重信息化背景下企業檔案管理的創新改革。針對傳統檔案管理存在的管理人員素質低下、管理制度不完善等缺陷，需要明確檔案管理改革要點，進一步發揮檔案管理在企業健康發展上的推動作用。

一、企業檔案管理信息化概述

企業檔案管理信息化，是指應用現代信息技術開展檔案管理活動。檔 案管理信息化是檔案信息資源組織、管理的全新模式，也是提高企業檔案 管理水平的關鍵。在傳統的企業檔案管理過程中，低效率的人工管理和紙 質檔案存儲方式，限制了檔案管理的效率和質量，也非常容易導致檔案數據的丟失。與此同時，隨著企業規模的擴大，企業經營管理流程日漸復雜， 在資金流、物流和供應鏈等海量信息下，要求企業必須用信息化技術開展 檔案管理工作，從而保證企業的管理效率及水平，發揮檔案的信息資源作用，為企業核心競爭力的提升奠定可靠基礎。

二、企業檔案信息化建設中存在的問題

1.欠缺標準規范

標準規范的缺乏，是企業檔案信息化建設所面臨的突出問題。目前， 國內越來越多的企業開始實施檔案信息化建設和改革，并且投人了大量的資金和精力，但是效果卻并不明顯，甚至連一個像樣的檔案管理體系都沒 有形成。究其原因，主要是由于標準規范缺乏所造成的。企業實現檔案信息化建設，必須明確信息化標準和規范，這其中包括了信息數據的規格、 文本檔案形式以及檔案分類標準等，但顯然多數企業都沒有很好地完成這一工作。特別是在一些規模較大的企業，檔案信息化建設過程中經常出現朝令夕改的問題，不僅造成了大量資源的無端消耗和浪費，也導致了檔案 信息的零散和雜亂。許多原有的信息數據還沒有理順清楚，新的數據已經錄人進來，最終導致整個檔案信息化建設陷人混亂狀態。

2.檔案管理的整理服務水平不高

目前，部分企業在高科技的沖擊下，開始將先進的計算機系統引人， 借助它完成相關的工作，進行檔案的管理和收藏工作。但因為受制于企業的資金，開始逐漸暴露出企業資源設備落后的問題。工作資源僅僅能簡單地加工和處理檔案信息，使檔案管理的整體服務水平不高，無法跟上時代 發展的步伐。

3.有待于進一步提升檔案工作人員的綜合素質

堅持以人為本的理念，是開展信息化工作的前提，企業檔案管理人員 的綜合素質水平密切關聯到信息化服務質量。但目前很多企業還缺少一支強有力的檔案管理隊伍，同時具備計算機網絡技術和檔案開發的專業知識。正是由于人員隊伍的參差不齊，對順利開展相關的服務項目，包括市場調 研、分析信息、網絡檢索和信息咨詢等形成了阻礙，對信息開發的服務質 量也帶來了影響。

三、基于信息化背景的企業檔案管理改革思考

1.重新構建檔案業務流程

檔案管理工作主要包括收集、整理以及利用等環節，企業進行檔案管理信息化建設，就必須對這些工作內容進行改革優化，重新構建檔案業務 流程，使檔案業務能夠朝著信息化的方向發展。第一，改革優化檔案信息 的收集環節。檔案管理人員在收集檔案信息時，要合理利用企業內部信息系統，將任務下達到各部門，并做好分工，部門人員要通過信息管理系統來上傳檔案信息，以便信息的及時接收和收集。第二，改革優化檔案信息 的整理環節。檔案管理人員要對檔案信息進行集中管理，根據檔案信息的具體情況，做好歸類和劃分，然后建立不同的文件夾進行保存，為了防止丟失，還要做好備份。檔案信息梳理完后，檔案管理人員需要根據檔案的所屬部門、檔案的具體類型以及檔案的形成時間等特征逐一進行錄人，并 設立對應的安全管理權限，以提升檔案信息的安全性。第三，做好檔案信息的檢查工作。檔案管理人員要定期進行檔案信息的檢查工作，如果發現 有信息殘缺等問題的檔案文件，要及時聯系所屬部門進行檔案信息的確認， 并做好相應的處理工作，確保檔案信息的完整性和有效性，為企業的決策者提供全面、詳細的數據信息支持。最后，改革優化檔案信息的利用環節。在調取檔案信息時，必須與檔案管理人員進行對接，填寫好調取檔案信息的內容、目的以及責任人等。此外，在調取檔案信息時，需要在避免檔案信息外泄和流失的條件下，給予對方相應的權限。

2.整合檔案信息資源

企業檔案信息管理需要規避資源的重復收集和丟失，這樣才能夠保持 信息收集的高效性和全面性，充分發揮檔案信息作用。特別是隨著企業規 模的擴大，企業部門數量也在不斷增加，各部門每天都會產生大量信息， 包括生產信息、財務信息、人力資源管理信息等，這些信息都對企業具有 極高價值。企業在檔案信息資源管理上，一定要形成一套全面的管理體制， 以實現資源的有效收集和整合。比如，對于財務檔案信息，應由財務人員每天對檔案信息進行匯總，按照時間進行排序，并以周或月為單位上傳檔案信息。財務人員錄人會計信息后，需要設置相應的控制權限，并定期進行數據的整理、增加和修改。對于人力資源信息，應由人力資源管理部門 為每位員工制定個人檔案文件夾，將職工文案信息完整地錄人。隨著企業 內部人員的流動和崗位的調整，人力資源部門一定要及時地對職工檔案信 息進行修改和調整，保證內容的完整性和及時性，便于查看和調取。為了防止部門錄人檔案信息的交叉和沖突，企業必須形成一套嚴格的檔案信息 管理劃分標準，為各部門劃定清晰的檔案信息管理職責，最大化地避免和杜絕信息重復錄人以及交叉現象，使檔案信息歸類更加明晰。

3.提高檔案利用率

企業應充分利用檔案信息，在提高信息利用率的條件下，充分發揮檔 案管理在企業穩定發展上的價值。企業以往的檔案管理上，只能完成信息收集工作，在檔案信息資源開發利用上存在不足，由此造成檔案利用率低 下。因此，要求企業能按照以下要求完成檔案管理工作：首先，應建立新的檔案數據庫。企業內部應建立起獨立的檔案數據庫，方便員工在數據庫中查找需要的資料信息，為檔案管理工作高效開展提供基礎條件。其次， 要優化服務模式。檔案管理信息資源應用價值的實現在于為企業各項活動的展開提供參考，管理人員在管理信息資源時，要在后臺設置登記界面， 明確記錄檔案查閱情況。最后，要深人挖掘檔案信息。為企業提供參考， 推動企業改革發展。

結束語：

一個時代的象征，是能夠快速地獲取、利用和傳遞信息，而企業的信 息化管理需要緊跟時代發展的步伐。檔案管理工作者應與時俱進，利用信息化的進程，緊緊抓住機遇，以更好地推動企業檔案信息化的發展。

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