對數字化檔案管理工作的思考

曹爽

摘要：隨著我國改革創新的逐步推進，每個人都更加重視企業的檔案管理，并認為它屬于關鍵內容。此外，各種優秀的關鍵技術合理地加速了我國醫療行業的發展趨勢，并提高了企業在當前相關工作中的相關標準。隨后是對相關檔案和相關材料的改進。文章從新時代企業檔案管理的必要性入手， 然后分析了新時代企業檔案管理中存在的問題，最后總結了新時代企業檔案管理中的新思路。

關鍵詞：新形勢下;企業;檔案管理

1數字化檔案管理創新中的一些問題

1.1數字化檔案影響長期保存的不安全因素

數字化檔案具有操作簡便、快速查找、節省空間等優點。但在利用安全等方面.可以對數字檔案的原始信息進行更改.使數字檔案的原始文件有可能不夠真實。數字化檔案管理系統應該是由大量的檔案管理人才和數字化檔案管理人才構成的.而當前在數字化檔案管理工作中.檔案專業人才缺乏，數字化檔案管理工作不夠完善.培養人才的能力不足.因此產生了數字化檔案發展緩慢、專業知識能力不足、數字化意識比較薄弱等一些問題。

1.2數字檔案管理體系的問題

一方面檔案數字化建設需要經費支持，需要引進更加專業的檔案管理 設施設備，受資金與技術方面限制，檔案數字化建設進程緩慢，檔案數字化建設面臨種種困難。另一方面，檔案數字化建設還要設定合理的目標， 解決檔案數字化建設方案滯后的問題。有些單位雖然認識到檔案數字化建設工作的重要性，但是數字化檔案建設往往沒能與業務工作保持緊密聯系， 不能基于業務工作的需要優化檔案數字化進程，導致檔案數字化建設盲目 投資，相關工作后勁不足，沒能實現數字化檔案建設合理化。從總體上看， 我國檔案數字化建設還處在起步階段，檔案數字化的管理體系還有待于完 善，還需要明確相關的責任分工，保證檔案管理數字化的兼容性，提升數字化檔案建設靈活性。

1.3數字檔案技術人才問題

專業技術人才是保證檔案數字化建設的必要條件。在檔案信息高度共享、智能化檔案管理快速發展、大數據技術普及應用的背景下，檔案技術人才水平直接決定數字檔案的開發水平。多數從事檔案管理工作人員的數字化意識不強，信息技術能力薄弱，檔案管理工作的創新意識低。受傳統 管理體制的影響，當前檔案管理人員的編制較少，上級部門沒能重視組織 開展檔案管理人員培訓工作，這在很大程度上影響了檔案數字化建設的水平。新時代還要完善檔案數字化建設體系，著力優化配置專業技術人才， 這樣才能滿足新時代檔案管理數字化進程的需要。由于檔案數字化建設領軍人才不足，專業技術人才短缺，檔案管理工作發展不均衡，不能形成專業技術人才聚集效應，檔案人才隊伍的配置水平較低，這不利于推動檔案 數字化建設的發展，影響了檔案數字化建設的科學性和整體有效性。保證檔案管理人才與技術設備的適應性，促進檔案管理人才創新發展，才能滿 足數字檔案管理需要。

2新時代企業檔案管理的新思路

2.1引人智能檔案管理技術

對于當前相關工作的發展趨勢，在廣泛使用優秀技術的基礎上，加強計算機設備的使用，可以進行智能檔案管理，可以節省人力資源和資金。因此，提高了檔案管理的效率。通過詳細分析，可以發現信息管理技術在檔案管理中的應用可以更好地滿足該時期發展趨勢的要求，并能順應當前 的發展趨勢。智能檔案管理技術的引人可以完成檔案數據的合理管理，并 顯示出有目的的管理方法。對于傳統檔案管理的缺點，應立即糾正，并且檔案數據的管理越來越多樣化。選擇檔案和可視檔案除了增加管理時間外， 管理方法還以數據的形式執行，以確保歸檔檔案的合理管理。完善檔案智 能管理系統，實施網絡管理，提高檔案管理質量和管理效率，構建數據庫查詢檔案信息內容，大力開展相互合作，統一企業內部檔案管理，確保企業內部檔案的安全。檔案管理的有效性，防止難于管理的方法的發生。檔 案管理的信息化規劃必須首先從硬件設施進行改革和創新。硬件設施是可以在檔案管理中執行的先決條件。如果不能保證硬件設施的質量，檔案管 理的質量也將受到威脅。檔案管理的硬件設施包括電子計算機，管理區域，數據庫查詢，局域網等，這些構成了檔案管理的支持點服務平臺。

2.2做好安全防護

信息資源是國民經濟和社會發展的三大戰略資源之一，建立安全可靠的檔案管理系統更有助于敏感信息的保護及信息資源的應用，應當明確數 據采集、傳輸、存儲、應用等各環節的網絡安全防護邊界、責任主體和防護要求。一是做好網絡邊界防護。企業中檔案管理系統與業務平臺往往存在不少數據接口，數據的交互與網絡跨區服務通常使得檔案管理平臺成為 安全防護的薄弱點，在檔案系統建設規劃中采用可信可靠的網絡安全產品 及服務，提升檔案系統關鍵設備的防護水平。二是深化態勢感知能力及防 護體系建設。持續完善對檔案系統的網絡安全風險監測及預警，定期對檔 案系統開展漏洞修復與安全滲透測試，全面降低安全風險。三是做好系統 防護。完善檔案災備體系、建立災備系統;對系統使用人員進行分級，對 權限進行最小化管理;增加面部識別、指紋或聲紋識別等多因子認證途徑， 避免身份盜用風險。

2.3改進檔案管理方面的培訓工作

合理的檔案管理可以提高企業內部監督的質量，進一步滿足社會經濟 發展的要求，并為企業的發展趨勢提供了動力。由于這項工作具有很強的 敬業精神，因此實施專業合理的管理方法和對策，制定規范的企業檔案管理工作非常重要。注意塑造技術專業水平和檔案工作人員的素養以完成檔案工作。倉儲經濟效率的提高突出了其經濟價值。因此，為了完成對企業 檔案管理概念的改進，有必要重視對檔案管理人員的學習和培訓，并繼續強化員工的管理方法概念。例如：企業應制定有針對性地人才培訓計劃， 將案例經理納人人才培養計劃，重視人事管理，制定有針對性地人才培訓計劃，并繼續增強員工的專業技能，不斷提高他們的專業水平。素養，突出員工管理職能。將工作與績效考核聯系起來，以喚起負責人員的特征。 增強員工對工作的認知能力，完善相關程序和規程，執行制度和規章制度， 以確保工作的順利進行。

2.4修訂檔案數字化管理標準

首先，完善檔案管理標準體系，全面加強檔案管理的業務標準、技術 標準、管理標準、評估標準的建設工作。其次，完善檔案數字化建設標準的評估機制，對現行的檔案管理標準進行綜合評估，找出檔案數字化建設 中的問題，從根本上對檔案數字化建設進行規范，重點修訂硬件環境、網 絡基礎、運營管理標準。第三，簡化數字檔案管理標準制訂的流程，建立 標準的動態修訂維護機制，積極征求各方面意見，采用檔案管理標準定期 修訂制度，解決檔案管理標準修訂時間較長的問題。第四，加大檔案管理 國際標準的關注力度，合理借鑒和引進國際標準，減少現行檔案管理標準 與國際檔案管理標準存在的差異。

結束語

一般而言，整合當前的方法，順應發展趨勢，探索企業的檔案管理， 創新企業的檔案管理工作，加強對優秀信息技術的利用，完成檔案管理 的高效率和高水平。企業應聯系實際情況，分析自身發展趨勢，完善相 關規章制度，做好部門人員合作，注重檔案保管，引進優秀技術。為此， 應該提高檔案信息和信息內容的利用率，并且企業的發展趨勢促進了企業的發展。

參考文獻

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