關于機關事業單位檔案管理數字化技術應用的分析

喬松

摘要：在信息技術快速發展的背景下，數字化技術開始被應用在機關事業單位的檔案管理中，取得了比較好的效果。機關事業單位中檔案信息是整個單位發展的歷史，其中包含著非常多的信息，信息量比較大，并且相對比較繁雜，管理工作成為了非常重要的一項內容。因此，為了能夠更好的對這些檔案信息實施管理，需要在準確分析數字化管理技術應用過程中存在的不足基礎上，制定出有效應用數字化技術，提升檔案管理工作質量和效率的對策。以此保證能夠通過全新的管理思路，實現對檔案信息的有效管理。

關鍵詞：機關事業單位;檔案管理;數字化技術

一、機關事業單位檔案管理數字化技術應用現狀

（一）認知存在不足

在全新的互聯網背景下，數字化已經成為社會發展重要趨勢。但是根據當前機關事業單位開展的檔案管理工作來說，大部分單位對于數字化技術的應用意識較差，沒有真正認識到數字化技術的實際作用，在引進技術、應用技術和完善技術等方面的工作落實情況不佳，造成無法真正發揮出數字化技術的實際作用[1]。同時，一些單位并沒有真正樹立正確的數字化管理理念，管理者以及領導人員都認為當前實施的管理方法能夠繼續采用，造成數字化技術沒有及時的進行更新和完善，無法起積極的作用。

（二）應用不夠熟練

由于數字化技術是新時代不斷發展的產物，其有著明顯的專業性特點，與信息技術等有著直接的聯系，因此，在應用過程中多多少少會遇到一些問題，需要面臨比較多的技術問題。根據當前各個單位應用數字化技術的實際情況分析，在技術應用安全方面還存在一定的不足，無法保證檔案管理工作的安全性，存在著檔案信息遺失、外泄等風險。同時，在數字化技術不斷發展的過程中，各種各樣全新的技術開始出現，如數字簽名、數字水印等技術。而部分單位在實際應用這些技術的過程中，體現出了非常明顯的不熟練問題，加上相關的配套機制不夠完善，影響了技術應用的效率和質量[2]。

（三）缺少配套設施

作為保證機關事業單位能夠跟隨時代發展腳步、完善管理體制的一種重要組成部分，只有在完善配套設施的支持下，才能夠保證數字化技術真正發揮出自身的作用，為檔案管理工作更加有序的開展提供支持。但是一些單位由于自身重視程度不足，沒有及時的補充和完善配套設施，造成技術應用沒有發揮的空間。同時，一些單位中的數字化檔案管理環境較為落后，系統、軟件等沒有及時更新，影響檔案管理工作的有序開展。

二、機關事業單位檔案管理數字化技術有效應用措施

（一）樹立正確認知

在實際的數字化技術應用過程中，想要確保其真正被應用在檔案管理中，并且發揮出應有的作用，就需要從思想意識上開始改變，樹立正確的認知，正確看待數字化技術的優勢，為更好的開展檔案管理工作提供支持。首先，機關事業單位在開展檔案管理工作的過程中，需要樹立正確的意識，明確數字化技術應用優勢的基礎上，制定正確的管理目標，有序的開展檔案管理工作，提升檔案管理工作質量的同時，注重檔案管理系統發揮出服務單位、服務社會的真正作用。其次，為了保證檔案管理工作能夠滿足社會發展需求，需要完善對應的機制，選擇適合的數字化技術應用模式，明確數字化技術的發展方向[3]。最后，管理者需要對數字化技術的應用給予充分重視，加大建設投入，做好軟件以及硬件的管理和開發工作，為更加有效的開展數字化檔案管理提供技術支持。

（二）完善管理系統

為了保證數字化技術能夠與機關事業單位現有的檔案管理工作實現高度配合，通過發揮出數字化技術的優勢，提升檔案管理工作的質量和效率，當前需要積極的建立和完善相關管理系統，實現系統之間的有效銜接，為更好的應用數字化技術提供支持。首先，需要對現有的安全系統進行完善，依據單位內部檔案管理工作的特點，建立對應的完善安全管理制度，引進全新的安全系統軟件，如殺毒軟件等。從技術和制度兩個方面為管理工作的安全開展提供支持。其次，對于一些全新引進的技術，需要制定針對性的應用管理原則，遵循前端控制原則和文檔一體化管理相關原則，將業務、文件管理、檔案保存系統之間的通路打通，實現對檔案的全生命期管理。以此保證能夠真正滿足檔案從采集到保存對于系統的需求，保證檔案完整性的同時，能夠有效避免檔案遺失、檔案泄露等問題出現。

（三）加強設施建設

數字化檔案管理工作的有序開展，離不開基礎設施和系統的支持，從硬件的角度分析，基礎設施是非常重要的一個環節，需要將其作為重點建設內容。首先，針對機關事業單位中現有的數字化技術水平，需要在專業機構的評估下進行確定，并且結合當前數字化技術的發展情況，結合機關事業單位的能力，在政府的支持下，及時的對設備等進行更新。保證設備能夠滿足全新技術的使用要求，為更好的開展數字化管理工作提供支持[4]。其次，在電子檔案系統上線后，針對以往留下的直至檔案，需要按照輕重緩急及時的進行處理，落實檔案信息的數字化轉變，為后續檔案管理工作更加有序的開展提供支持。

結語：

隨著數字化技術的快速發展和廣泛應用，其在機關事業單位檔案管理工作中的應用，受到了社會的高度重視，成為了機關事業單位管理工作中非常重要的一項任務。因此，為了能夠更好的將數字化技術應用在管理工作中，起到輔助和加強檔案管理的作用，需要通過樹立正確認識、完善管理系統、加強設施建設等多種途徑，為數字化技術的有效應用提供保障。以此保證能夠通過科學合理的應用數字化技術，提升檔案管理工作的質量和效率，為機關事業單位檔案管理工作獲得更好的成果提供一定支持。

參考文獻：

[1] 吳婷. 機關事業單位檔案管理數字化技術應用探究[J]. 現代企業文化，2021（7）：41-42.

[2] 李戎. 淺析機關事業單位干部人事檔案管理數字化轉型[J]. 辦公室業務，2021（10）：166-167.

[3] 李衛華. 機關事業單位檔案管理數字化技術應用探究[J]. 行政事業資產與財務，2020（11）：32-33.

[4] 沈帆. 從檔案管理走向檔案數據管理——機關事業單位數字化檔案管理工作策略探究[J]. 卷宗，2019，9（31）：116，118.