關于企業檔案管理工作的創新途徑研究

摘要：企業未來的發展需要專業系統化的進行管理，企業檔案在企業發展中也占據著重要的地位。每個環節都需要精細化的處理，然而企業檔案的管理卻存在著各種各樣的問題，這對于企業的發展是不利的，甚至在一定程度上限制了企業的發展。基于這樣的企業檔案管理現狀，本文針對企業檔案管理中的存在的問題，汲取了企業檔案管理的經驗，提出了相應的管理措施。

關鍵詞：企業;檔案管理;創新途徑

在當下的經濟發展浪潮中，我國在世界經濟中占據更重要的地位，加入WTO和民營經濟的發展都使我國企業面臨著更加嚴峻的挑戰，促使著產品升級以及品牌塑造。企業檔案管理在企業發展中的作用往往由于不直接屬于企業生產和營銷范疇而忽略，這常常限制著企業檔案管理水平的提升。改善企業檔案管理的問題，對于企業健康發展是有一定幫助的。

一、企業檔案管理工作的重要性

檔案管理在企業管理過程中作為員工重要的組成部分，其中涵蓋著多個方面的知識，但另一方面卻也是影響最基本的管理活動，企業檔案需要所有員工都參與，這也給管理產生了一些難度。在市場經濟條件下，企業優化轉型和信息化建設的關鍵發展機遇，創新檔案管理任務，充分發揮檔案價值，不斷發展各種檔案管理。這樣，就有可能以最低的運營成本實現經濟效益的最大化，在社會市場上立于不敗之地，不斷促進我國社會經濟的可持續發展。

檔案管理可以合理維護企業在運營中遇到的知識產權權益問題。企業的發展狀況在知識產權價值中充分體現，知識產權不含企業申請的專利 在商業發展中的秘密。企業檔案在企業知識產權的維護中能夠發揮出重要作用，它是能夠驗證企業是否擁有知識產權的證明，同時也具有法律意義，企業檔案是直觀的、細致的，記錄著企業的相關信息。企業在運營中難免會出現一些知識產權的相關問題，企業檔案就能在維護企業權益中發揮作用，將這樣一份直觀的并且細致的具有法律意義的檔案展現出來，企業能夠充分的保護自己的合法權益。某一程度而言，這是一種防患于未然的手法，企業檔案可以讓企業防范一些不必要的問題，減少不必要的資源浪費。企業檔案的重要性需要得到企業內部管理層的肯定，企業檔案的保存管理，甚至是遺漏都應當詳細記錄在冊，以確保企業能夠完善的保護自身權益。

在相關資料中顯示，檔案管理是否有效往往與企業經營狀況的好壞成正比。系統的檔案管理業務可以為企業管理者提供決策依據，保證決策的科學性和一致性。企業檔案可以詳細的記錄著企業的大小事宜，無論成功的事例還是失敗的教訓，企業檔案都能回顧企業的發展史，企業作為發展主體可以從中吸取經驗提出創新方案。

二、企業檔案管理工作中的不足之處

企業的發展受企業檔案管理工作的限制，企業檔案管理工作存在很多問題。通過對公司文件管理業務中存在的問題進行具體梳理，大致分為以下幾種問題形式：

（一）忽視檔案管理工作的重要性

企業管理層往往更重視公司的利益，而不太重視公司數據管理，忽視企業的檔案管理。造成企業檔案管理工作問題頻繁出現的原因。第一是削弱企業檔案管理意識，企業管理層不重視企業檔案管理，自然而已造成企業員工也忽視。其次，企業檔案管理員本身的性質影響了文件的工作是否完善。企業檔案管理員沒有系統化的對企業檔案管理工作進行學習，在企業不重視檔案管理的重要性大環境下，忽視自己工作的重要性，職業責任感不強，怕吃苦、怕吃苦，影響了企業檔案管理業務的發展秩序。

（二）不創新化企業檔案管理工作方法

古板單一的企業檔案管理方法不能適應企業的快速發展，而企業的規模不斷擴大，往往讓企業管理層將工作重心放在更加盈利的地方，這導致企業檔案管理的方法始終停在原地，得不到更新，難以適應企業內部的發展。現代電子化信息技術的發展，促使傳統的手動書寫模式，轉向單機電腦數據管理模式，由紙質化過渡到電子化，更為節省資源便捷管理。早期手寫文件的內容必須采用電子文件的形式，并形成文件的系統化流程。檔案管理的后期工作方法的古板，這種文件管理方法的局限主要是由多種原因造成的。一是企業檔案管理缺少相應的設備資源，企業在檔案管理方面投入較少，設備落后，不能滿足檔案管理工作在企業中的健康開展。二是檔案管理人員缺乏先進設備的使用經驗，檔案管理系統無法達到應有的效果，檔案管理系統的建設也比較滯后。

（三）檔案管理系統不適用

現行的企業管理制度不適當，嚴格限制了檔案管理服務的發展。企業檔案管理制度體現在以下三個方面：

1、不規范的檔案收集方式

檔案收集工作是強制性工作，公司規范性收集應向公司內部人員進行。在許多公司，檔案的收集不是規范的。

2、不規范的檔案管理

現在企業的發展速度非常快，公司人員大量增加。在這種情況下，檔案管理員的職業素養沒有系統化培養，工作能力低，沒有按照要求規范進行工作，不按照順序收集，對后期資料查找工作的開展造成更多問題，信息和檔案搜索變得困難。

三、企業檔案管理工作的創新與完善

（一）企業應建立電子檔案庫

社會數據依賴于現代便捷的文檔管理軟件。它可以創建可靠的電子檔案以及與紙質文檔同步相關的能源需求。同時，檔案室工作人員必須建立和改進文檔工作流程，支持檔案發布，并提供各種在線文檔檢索方法，以方便訪問各種文檔信息。同時，管理層需要對更這項辦公事務進行更輕松綜合評估和診斷，進行各種統計報告，以便于對各種電子文件信息檔案的文件進行整理、管理、評估。當然，電子記錄有優點也有缺點。與傳統的紙質文檔相比，大量的信息輸入方便，但存在網絡故障和數據丟失以及計算機病毒導致的秘密文檔信息泄漏問題等風險。公司應當要求檔案管理員工不斷更新其計算機知識，以靈活處理這些問題。

（二）改善企業檔案管理方法

1、企業檔案管理離不開人們的工作。因此，企業需要對企業檔案管理人員進行專業培訓，不斷優化企業檔案管理理念，不斷提高企業檔案管理人員的技能。促進高素質檔案人才和企業檔案管理的正常發展。

2、企業檔案使用系統化

企業檔案電子化，公司應積極改進計算機化的使用。具體來說，公司應完善電子文件處理系統，企業應建立電子文件管理模式，使得企業內部員工能夠更加便捷快速的查找到自己需要的企業相關檔案。

企業檔案電子化

企業應當適應現代電子化發展節奏，推進企業檔案電子化，企業文檔也應當有合理的規避，設定可查看人員，電子文檔紙質版等，將企業檔案歸檔并進行高效的信息傳輸和保存。企業電子檔案管理的改進不僅是時代進步的需要，也是企業有效管理的平臺。因此，這是企業電子檔案管理的必要手段。

（三）創新企業檔案管理思路

在新的時代，我們要改變傳統觀念，轉向新時代發展觀念，認識檔案管理，逐步提高企業檔案管理水平。在這個過程中，公司員工應當將需要做好檔案管理工作，提高檔案信息的可用性，以顯示其價值，發揮其在企業中的作用。如何有效的創新企業檔案管理的方法，大致有以下幾點：

1、規范與自發性

倡導企業檔案管理標準化，有利于促進企業檔案管理的發展。但是，在量化檔案管理指標的過程中，不應嚴格量化。嚴格的指標很容易引起歸檔管理員的歸檔。因此，公司檔案管理部門應規范檔案制度，同時應根據自發性原則尊重公司成員的意見。

2、找到工作重心

企業檔案管理必須突出重點，并將檔案管理與公司的中心業務聯系起來，實現公司的自我發展。例如，一家公司主要是銷售商品來進行發展公司。因此，檔案管理應側重于建立公司財務檔案和生產檔案，評估公司資產，建立有用的信息收集檔案。通過整合有效的信息，企業外部和企業運營商可以進一步了解和理解公司，同時企業管理者也能更好地管理公司。這也一定程度上促使公司高管滿足于建立任何公司管理檔案的動力。

3、監督機構的設立

公司檔案管理應該是開放的。企業員工和管理層可以有效地監督企業檔案工作的發展，指出檔案管理中存在的缺陷，并隨時制定和改進。在實際問題和隱患的檔案管理中，可以配置完善的監督機制。

雖然企業檔案管理與企業的生產經營活動沒有直接關系，但企業檔案工作的開展對企業的發展有著重大的影響。通過企業檔案集成，企業管理者可以總結企業過去發展的教訓以及成功經驗，規劃企業發展的道路，促進企業擴大發展。總體而言，中國企業檔案管理存在一個重大缺陷，嚴重影響制約了中國企業的發展。具體來說，主要是由于企業忽視檔案管理工作的重要性，不創新化企業檔案管理方法，檔案管理系統不適用等原因引起的造成。面對這些問題，企業管理者必須通過建立電子化企業檔案管理制度，建立標準化企業檔案管理制度等手段，改進檔案管理的方法，改革管理理念，通過檔案管理的手段，促進企業管理的細化發展，使企業管理上一個新臺階。

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作者簡介：姓名：王新民，1971.5，男，漢族，學歷：本科籍貫：山東省陽谷縣職稱：初級研究方向：檔案管理。