試論事業(yè)單位如何全面實(shí)現(xiàn)綜合檔案數(shù)字化管理

孫向楠

摘要：隨著信息技術(shù)的不斷完善和創(chuàng)新，事業(yè)單位的檔案管理工作逐漸向數(shù)字化方向發(fā)展，雖然事業(yè)單位利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)提高了檔案管理的效率，但由于受諸多因素的影響，數(shù)字化信息管理工作仍然存在許多問(wèn)題。分析了事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理過(guò)程中存在的問(wèn)題，提出了加強(qiáng)檔案數(shù)字化管理的對(duì)策。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案數(shù)字化管理;存在的問(wèn)題;措施

1數(shù)字化檔案的基本概述

傳統(tǒng)檔案館可以通過(guò)掃描、攝影、多媒體等方式進(jìn)行高效存儲(chǔ)，并通過(guò)網(wǎng)絡(luò)信息交換和管理轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案。數(shù)字檔案館通常采用專業(yè)的軟件設(shè)備進(jìn)行管理，這些軟件設(shè)備適合于咨詢、召喚員工，通常需要存儲(chǔ)在相應(yīng)的有序的信息庫(kù)中，以便有效地提高檔案管理的效率。

2對(duì)于事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理現(xiàn)狀的分析

2.1受信息載體因素的影響

由于數(shù)字化檔案信息是依靠載體而出現(xiàn)和運(yùn)行的，因此借助于磁帶、磁盤等載體的檔案信息對(duì)于保管工作提出了極高的要求。從具體操作環(huán)節(jié)來(lái)看，受磁帶、磁盤和光盤劃傷而使得檔案信息受損非常多，產(chǎn)生這一現(xiàn)象的實(shí)質(zhì)性因素是因?yàn)闆](méi)有合理保存數(shù)字化信息載體，灰塵積累比較多，細(xì)菌形成使得數(shù)字化檔案信息難以呈現(xiàn)出來(lái)，從中看出，受到的破壞程度是非常嚴(yán)重的。具備酸性性質(zhì)的有毒氣體對(duì)磁帶和磁盤產(chǎn)生的腐蝕性是極高的，如此一來(lái)，磁粉就會(huì)脫離，光盤介質(zhì)過(guò)于老化，當(dāng)載體受損以后，是無(wú)法確保信息安全程度的。

2.2檔案數(shù)字化管理人員工作能力較低

當(dāng)前階段，促使事業(yè)單位檔案管理工作良好開展的關(guān)鍵在于高技能并且高素質(zhì)的數(shù)字化檔案管理人員，因?yàn)閷I(yè)人員是數(shù)字化檔案管理工作的關(guān)鍵，這就需要事業(yè)單位依照數(shù)字化檔案管理要求重點(diǎn)培養(yǎng)管理人員知識(shí)點(diǎn)掌握能力，創(chuàng)建專業(yè)性強(qiáng)并且經(jīng)驗(yàn)豐富的數(shù)字化檔案管理團(tuán)隊(duì)，以此和數(shù)字化檔案管理要求相符合。

2.3采取的檔案管理技術(shù)和設(shè)備較為滯后，檢索效率有待提升

當(dāng)前階段，應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)是實(shí)施數(shù)字化檔案管理工作的關(guān)鍵。其中，數(shù)字化技術(shù)對(duì)于檔案數(shù)字化管理質(zhì)量以及效果體現(xiàn)有著直接性的影響。從目前工作現(xiàn)狀來(lái)看，數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用單位不具備廣泛性，大多數(shù)事業(yè)單位實(shí)施檔案管理工作期間，采取的技術(shù)較為滯后，存在著技術(shù)和檔案管理工作之間不相符情況。而且應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)期間所需的費(fèi)用較高，事業(yè)單位資金較少，無(wú)法及時(shí)對(duì)設(shè)備進(jìn)行更新以及改進(jìn)，采取的基礎(chǔ)設(shè)施過(guò)于老化，不符合當(dāng)代應(yīng)用條件，從而影響了數(shù)字化檔案管理工作效率的提高。

3事業(yè)單位實(shí)現(xiàn)綜合檔案數(shù)字化管理的完善策略

3.1轉(zhuǎn)變事業(yè)單位檔案內(nèi)容管理方式

因?yàn)槟壳暗氖聵I(yè)單位檔案管理方式中檔案內(nèi)容無(wú)法進(jìn)行聯(lián)網(wǎng)更新，基于此，有的違法人員經(jīng)常利用該項(xiàng)漏洞實(shí)施違規(guī)行為，使得人事檔案的可靠性降低。比如，有的管檔人員為了工資更高一些，隨意更改參加工作的時(shí)間或者是提升自身受教育程度，此種違規(guī)行為難以得到有效的證實(shí)。所以，要想對(duì)事業(yè)單位檔案管理內(nèi)容進(jìn)行全面管理，就需要增強(qiáng)人員的識(shí)別能力。

3.2投入足夠的資金，對(duì)設(shè)備以及技術(shù)進(jìn)行改進(jìn)和優(yōu)化

事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理工作有著一定的系統(tǒng)性特征，包含的內(nèi)容諸多，這就需要充足的人力和物力、財(cái)力給予支持。從中看出，要想促使數(shù)字化檔案管理工作的良好開展，少不了資金的幫助，在事業(yè)單位運(yùn)行期間，就需要加大對(duì)數(shù)字化檔案資金方面的投入力度。從事業(yè)單位實(shí)際運(yùn)行現(xiàn)狀入手，全面分析以及探究數(shù)字化檔案技術(shù)管理期間存在的各項(xiàng)問(wèn)題，在這一基礎(chǔ)上制定完善的計(jì)劃，引進(jìn)新型技術(shù)以及設(shè)備，為數(shù)字化檔案管理工作穩(wěn)定開展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

3.3制定健全完善的數(shù)字化檔案管理以及安全保密制度

其一，在事業(yè)單位運(yùn)行期間，檔案管理數(shù)字化是一項(xiàng)重要的環(huán)節(jié)，并且也是事業(yè)單位檔案管理工作開展的一項(xiàng)主要趨勢(shì)。其目的是加深紙質(zhì)檔案和數(shù)字化檔案之間的融合力度，在相互融合基礎(chǔ)上明確事業(yè)單位發(fā)展情況。要想提高檔案數(shù)字化管理水平和工作效率，還需要制定健全的數(shù)字化管理體系，為推動(dòng)數(shù)字化檔案管理朝著良好趨勢(shì)發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。在管檔人員工作期間，需要將提高數(shù)字化管理水平當(dāng)成一項(xiàng)基本目標(biāo)，付諸于實(shí)踐方面。依照事業(yè)單位基本要求探究檔案形式，引進(jìn)與之相符的方式實(shí)施監(jiān)督管理工作，增強(qiáng)檔案管理的嚴(yán)謹(jǐn)性和規(guī)范性，將工作系統(tǒng)的價(jià)值體現(xiàn)出來(lái)。當(dāng)數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)發(fā)生安全問(wèn)題以后，必須制定出完善對(duì)策加以解決。

其二，檔案管理工作屬于一項(xiàng)嚴(yán)密性的工作，其對(duì)于保密性提出了非常高的要求，在工作期間，不管是組織文件還是個(gè)人文件，都有著保密性要求，事業(yè)單位檔案管理工作也是這樣，這是因?yàn)闄n案中包含的重要信息非常多，當(dāng)泄漏以后可能會(huì)被不法分子利用，進(jìn)而產(chǎn)生無(wú)法挽回的后果，同時(shí)個(gè)人信息泄漏的話也會(huì)危害到檔案持有者，不利于事業(yè)單位良好運(yùn)行。制定完善的檔案管理保密制度是極為重要的，工作人員應(yīng)樹立正確的責(zé)任理念，定期對(duì)辦公設(shè)施加以檢驗(yàn)，將安全隱患徹底排除，從而維護(hù)檔案信息的完善性和安全性。

3.4提供優(yōu)質(zhì)且方便的信息化服務(wù)

企事業(yè)單位和社會(huì)大眾是事業(yè)單位綜合檔案服務(wù)的目標(biāo)，基于此，在大數(shù)據(jù)發(fā)展背景下，合理使用綜合檔案信息化提升信息服務(wù)質(zhì)量，為用戶提供不同需求的服務(wù)，探索價(jià)值性高的檔案資源，將大數(shù)據(jù)背景下信息服務(wù)特征體現(xiàn)出來(lái)。可以應(yīng)用電子郵件、視頻以及網(wǎng)絡(luò)短信等信息傳輸方式為社會(huì)大眾查詢以及使用檔案信息提供方便，借助網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)制定信息資源共享平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案開放式服務(wù)，而且借助檔案資源為事業(yè)單位以及大眾提供服務(wù)以及政策有關(guān)的信息，在滿足基本要求的基礎(chǔ)上增強(qiáng)信息服務(wù)質(zhì)量。

結(jié)語(yǔ)

加強(qiáng)事業(yè)單位檔案數(shù)字化建設(shè)是實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案信息化管理目標(biāo)的關(guān)鍵，也是適應(yīng)新時(shí)期和社會(huì)發(fā)展的需要，推動(dòng)事業(yè)單位發(fā)展的良好趨勢(shì)。在此基礎(chǔ)上，事業(yè)單位要建立健全檔案管理體系，引進(jìn)各種技術(shù)和設(shè)備，重點(diǎn)培養(yǎng)檔案管理人員，在全面實(shí)施和完善對(duì)策的基礎(chǔ)上，加快事業(yè)單位數(shù)字化運(yùn)作進(jìn)程，更好地體現(xiàn)檔案的價(jià)值，為廣大群眾提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

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