檔案管理的信息化發展趨勢探究

馬文萃

摘 要：檔案管理的信息化發展在社會信息化發展旅程中也是必然趨勢。不論是社會進步還是企業發展都離不開檔案建設，檔案管理的信息化建設有助于提升檔案管理效率。論文主要圍繞檔案管理信息化發展的趨勢展開討論。同時也提出了一些促進檔案信息化發展的有效策略。

關鍵詞：檔案管理;信息化;發展趨勢

檔案管理的信息化建設在現階段已有成效，但是對現實狀況的分析來看需要改進和注意的問題還很多。基于此，針對如何推進檔案管理的信息化發展進行探究十分有必要。

一、檔案管理信息化發展趨勢及意義概述

現如今已經是信息發達的時代，社會經濟和科學技術也在不斷革新和發展。在這中環境下，檔案信息化建設改革的步伐也加速推進，檔案管理的難度也凸顯出來。檔案管理的信息化不但能夠提升工作人員的工作效率，而且對檔案信息資源統一整合和共享也有很大的幫助。信息化的便捷和實效性能夠更好的滿足檔案管理的有效建設，讓工作更清晰和有效，從這寫特點上來看，檔案管理的信息化建設和運行對促進檔案管理信息化發展來說是有很積極的影響的。

檔案信息化管理逐步推進的過程中，各個環節的管理有效性也隨之提升，并且能夠更好的保護傳統的紙質檔案。除此之外，檔案管理的信息化建設能夠從很大程度上節省檔案管理部門的存儲空間，并且更清晰直觀和便捷，對于檔案管理工作人員來講，工作也會輕松很多。

傳統的檔案管理模式以手工編纂為主，將逐步退出歷史，如果說檔案分類檢索的工作還要靠手工明顯的效率不會很高。更不能滿足現代化發展的需要。所以要借助網絡技術。比如大容量硬盤等等的設備。更合理高效的管理檔案數據。同時如今檔案信息量大，傳統的紙質檔案經過歲月的沉淀容易損壞丟失。也不符合如今提倡的綠色低碳經濟發展要求。所以首先要轉變傳統的管理模式。跟上時代發展的步伐。在計算機的普及和網絡技術的飛速發展條件下，檔案管理的方式也要隨之發生變化。如今檔案管理有網絡化、電子信息化、數字化等動態發展趨勢。

二、檔案管理信息化的原則

（一）文件集成

檔案管理信息化的基礎就是檔案一體化。要實現辦公自動化。并且與自動化同步不需要納入自動化的總格局，同時檔案管理人員具備較高的文化素養，將檔案管理與電子相結合。對于檔案管理的內容檔案工作者要能夠積極準確的介紹，非常清晰地進行檔案管理工作。真正的實現檔案管理和文件規定的實際需要。

（二）備案雙軌制。

檔案管理信息化。將紙質文件過渡到電子文件檔案的雙重管理，必須堅持轉變的原則。電子檔案更加便于管理和使用但是沒有法律效力，但不能成為憑證，針對我國的國情背景，傳統檔案與電子檔案需要并存，并且這種模式會長期存在，傳統檔案的保存和管理，跟電子檔案的保存與管理使用同時進行，紙質文件和電子文件共存下去，國家檔案管理局的要求是電子文件紙質文件的版本要完全一致，這樣信息化建設在跟上網絡時代步伐的同時，能夠達到深化檔案社會化服務的要求。

（三）前瞻性原則。

檔案信息化建設的最終目的是要建立數字檔案館。實現檔案信息的合理配置利用。能夠最大限度的實現信息資源的社會共享。通過信息系統和計算機網絡傳輸檔案資源和檔案管理來時達到這一目的。需要分階段層次并且有序的進行。可想而知這是一項較為復雜的系統工程。在建設過程中所需要的各種。配套設施比如硬件網絡軟件開發等的投資，成本都是較高的。所以在檔案管理信息化建設過程中。在財力允許的情況下，要審時度勢深入調查，科學合理的進行推進。要保證軟硬件配置達到一致。軟件開發的標準和網絡結構能夠在有限的資金支持下。最大程度的在信息化建設的環節中發揮最大的效用。以保證軟硬件資源的持續性，這樣才能夠真正的適應當前信息產業的與要求。

（四）合作原則。

檔案信息化的建設包括的方方面面比如基礎設施建設管理規范建設數據庫建設等等，這些對于資金技術、人才等方面的要求都很嚴格。如果企業內人力財力有限，是很難獨立完成這些項目的。這樣也不利于建立檔案和信息資源系統，所以合作原則也是很關鍵的，要加強與各部門的溝通協調。得到部門和領導的支持配合，才能夠確保工作的順利開展。

（五）實用原則。

檔案信息化建設不光只是在數量，上有所。更要在質量上有所保證，檔案信息化建設，要堅持實用性的原則。選擇性的對館藏檔案，全文進行數字化。還要對信息服務的特色內容和獨特形式進行清楚的表述，利用自己的特色來滿足信息服務的需求。

三、檔案管理的信息化發展的條件及局限性

（一）檔案管理信息化發展的條件

現如今已進入信息技術時代。給人們帶來了諸多便利，軟硬件的設施齊全。科技進步時代發展也要求檔案管理工作需要更加的全面高效。檔案管理信息化發展的條件需要更加的完善，我們數據壓縮技術網絡技術等先進的計算機技術。都為檔案管理的信息化發展帶來了幫助。各單位的檔案管理部門對硬件設施的匹配也更加的注重。對不同種類的打印機相機等等逐步完善。這都給信息化檔案管理信息化的發展提供了有利的條件。

檔案信息的安全性對于社會發展和管理工作都十分的重要，要引起高度的重視，信息的保密工作要到位，信息如果泄露對工作社會都會帶來很嚴重的后果。隨著科技的進步檔案管理的信息化管理技術也在推進。雖然提高了檔案管理的工作效率，但是也有弊端。由于網絡信息技術的風險性。對于檔案信息竊取私密的問題也還有待完善。傳統的檔案管理大多數是人為損害問題。這種問題在檔案信息化管理之后會得到改善。數字化管理可以拉長檔案的保管期限。能夠避免檔案信息的破壞破損和丟失。其特有的數字拷貝功能也起到補償檔案信息原件的作用;計算機的光盤存儲系統較好的解決了大量信息存儲困難的問題，這使得管理人員的工作量減少、工作效率提高。

（二）檔案官理信息化發展的局限性