高校檔案標準化與信息化管理工作現狀及對策探析

王紅娜

摘 要：高校檔案數據不斷增加，傳統檔案管理模式已經無法適應現代信息化社會發展的要求，需要以統一化的綜合性管理理念和方式，提升管理人員的工作能力和素養。本文圍繞高校檔案標準化、信息化管理工作現狀及制約其發展的因素進行分析，并結合高校標準化、信息化建設的價值，探討高校信息化改革以及檔案管理優化的實踐策略。

關鍵詞：高校檔案管理、信息化管理;工作現狀;實踐策略

引言：信息時代的迅速發展和電子化設備的出現，推進了學校辦公自動化發展，高校存有學生大量的學籍檔案和工作文件，為了提升工作人員的工作效率和質量，實現有效整合數據信息，需要借助信息化水平，制定標準化的管理體系，實現網絡實時歸檔、處理與運用，科學進行信息采集、傳輸、管理、資源共享。因此，只有加快高校檔案標準化和信息化建設腳步，以信息化管理理念整合資源，方能解決好高校檔案信息化管理問題。

一、實施高校檔案標準化、信息化建設的價值體現

（一）建設高質量管理和維護國家信息安全的必然要求

高校是我國培育高質量、高水平人才、為國家、社會輸送數據資源、強化國家戰略科技力量的重要陣地。近年來，我國重視人才培養和科研項目展開，涉及的保密性信息內容不斷增多，高校正面臨著愈加嚴峻和復雜的保密形勢。高校檔案在進行檔案信息化建設的同時，需要處理好涉密檔案開發利用和安全保密的關系，需要始終將維護國家信息安全和提升檔案有效管理水平作為踐行標準化、信息化建設的重要前提，事關國家信息安全與發展，關乎學生學籍檔案和人民群眾工作與生活的私密性，需要高校加強對檔案信息的重視，貫徹落實十九屆五中全會所強調的“統籌發展和安全，建設更高水平的平安中國”的必然要求。

（二）實現檔案管理信息化是現代化發展的重要環節

檔案信息化是現代檔案管理的重要特征，是結合網絡化、信息化背景下對檔案管理模式的變革。高校檔案信息化管理不僅符合現代社會發展趨勢，也有利于推進高校為廣大師生以及相關后勤保障人員提供的檔案服務。但是高校檔案包含許多教育工作以及國家信息安全相關的內容，隨著信息技術的更新迭代，現代竊密技術如果被黑客、不法分子等使用于檔案管理系統中，會造成信息泄露的風險。所以，高校需要做好檔案保密管理工作，以檔案信息化管理規范工作原則和標準，一方面，可以滿足高校工作質量與效率提升的需求，以檔案數字化管理模式接收和傳遞電子文件，并完成數字化檔案存儲、使用等相關工作，確保工作流程有序化、標準化、便捷化[1]。同時，信息化、網絡化對檔案管理也存在潛在威脅，無法避免信息泄露的風險。為了保障信息安全，就需要加強對網絡安全技術研發，投入一定的人力、物力、財力，切實維護好檔案信息的安全。

（三）維護高校師生權益的有力保障

建立高校檔案管理信息化系統，從綜合性層面來說，其一，便于高校對檔案信息化統一管理，提升處理檔案信息的效率，節省數據核查、信息錄入、采集等工作的時間，信息化技術的應用可以實現檔案信息的接收、傳遞、存儲和提供的一體化和快捷化處理，從而將有價值的信息進行共享，為廣大師生獲取和使用各種資源，提供便利條件;其二，有助于優化檔案管理流程，提升教育工作者對檔案信息的管控和流程處理速度。一是需要建立有效的文件檔案管理計算機信息系統;二是改進和優化在應用計算機條件下文件檔案管理工作流程;三是按照文件處理流程，設計檔案信息系統所對應的功能，完善系統操作路徑，保障學校和師生權益，為“智慧校園”的建設提供安全保障[2]。

二、高校標準化與信息化管理工作現存問題分析

（一）缺少足夠的重視，檔案信息化水平低

很多高校依然沿用傳統檔案管理模式，造成教師處理工作信息效率不高，教育資源也無法與學生共享，數字化的優勢發揮不出來，僅僅依靠檔案管理者人工操作、核對數據，會讓高校檔案信息管理的工作量不斷加大，降低工作質量和檔案信息的使用效率。所以，從高校檔案管理人員對檔案信息化建設的認知不足，忽略了檔案信息化管理工作的重要作用，以刻板的工作理念，認為只要將檔案保管好，定期檢查即可，因這種信息化管理意識欠缺，長此以往，會逐漸懈怠和放松對檔案的管理，出現核查不到位，細節查閱與實際情況存在偏差等問題，無法為高校檔案提供科學有效的管理質量[3]。基于此，高校需要加快改革，轉變檔案管理思想，加強重視，對設備老化、信息化管理理念落后等問題，針對性解決。

（二）檔案管理人員能力有待提高

高校檔案工作者自身也暴露出一些問題。第一，部分工作者思想觀念陳舊，未能認識到網絡環境下檔案信息安全保密工作的重要性，且對待檔案管理工作缺乏職業道德和責任心，保密意識淡薄，對檔案安全造成了較為嚴重的威脅。第二，很多高校只是找一些其他崗位的工作人員代理或者是兼職，這些人員對檔案管理工作缺少專業知識、專業能力和職業素養。第三，管理人員業務能力較差。部分學校對檔案管理工作和信息化建設具有一定的認識，會安排專業的檔案管理人員負責管理，但是工作人員對檔案管理知識不成系統，還有待強化，一方面體現出工作人員對知識熟練度不夠，缺少與時俱進的工作意識，另一方面也體現出高校對檔案管理人員缺少相應的培訓與考核，造成很多人員在檔案信息收集、采集、歸檔等業務處理中會受主觀因素的影響，出現操作不規范、處理效率低等問題[4]。

（三）缺乏與時俱進的規章制度

缺乏檔案管理規章制度建設，可以從兩個層面來理解：一是檔案管理者對檔案信息化建設和制度化管理意識薄弱;二是檔案管理制度落實不到位，制度內容不完善，無法真實地反映教職工的教學水平和學校整體的教育狀況，缺少建立信息化與檔案管理工作的聯系，無法讓檔案管理工作規劃化、有序化進行，為廣大師生提供更加有條理、更加清晰、更加完整和方便查閱的優勢。所以，檔案管理人員對材料收集、歸檔不完整，加上對資料整理、工作模式缺少正確的態度，長期從事重復性工作內容，會滋生檔案管理人員懶散、懈怠的情緒。