企業辦公室檔案管理工作效率的優化策略

李坤

辦公室檔案管理是對工作過程文件、材料、數據等進行統一的歸類、整理、保存，已便于記錄和反映事情的發生過程，這有利于未來對相關資料的查找和利用，從而對類似事件的發生具有一定的借鑒作用。由于檔案具有一定的保密性質，紙質版檔案的保存和查詢在檔案管理工作中存在較大的難度，其占用位置大，包含范圍廣，查詢過程復雜，因此如果隨意的堆積在辦公區域，不僅占用工作空間，查詢文件十分不便，甚至造成公司重要機密文件的泄露，造成企業利益的損失。所以，必須控制檔案管理工作質量，加強檔案管理工作效率，保證工作的順利開展。

一、提高企業辦公室檔案管理工作效率的意義

1.順應時代發展需求。隨著時代的發展，檔案管理工作越來越成為企業管理的重要部分。嚴格執行檔案管理工作，記錄工作過程文件，為日后工作的復盤及數據信息的查詢提供便利。辦公室檔案管理過程中，將工作與行業市場環境相結合，分析工作能否滿足社會發展的需要，有利于檔案管理工作真實價值的實現。

2.促進檔案的可持續發展。檔案管理工作需要持續進行，全面記錄工作過程內容，收集檔案資料，系統整理數據信息，保證資料完整性，避免遺失，有效促進檔案的可持續發展。

3.促進檔案管理與市場行業的協調發展。社會各行業的運轉和發展都離不開檔案管理，其對市場各行業的協調發展起到推動作用。將工作過程進行記錄，數據資料進行保存，對未來類似工作的開展起到借鑒作用。

二、企業辦公室檔案管理工作現狀

目前，許多企業仍不夠重視檔案管理，雜亂現象層出不窮，對檔案歸類不清晰等，導致檔案查閱或記錄工作難以順利進行，從而降低檔案的利用價值，不利于檔案管理工作的發展。

1.管理人員素質較低。檔案管理人員不夠專業，責任心不強，導致檔案到處堆放，雜亂無序，不僅占用辦公空間，對于檔案的完整保存及快速查詢也是十分不利的。企業檔案涉及內容多，范圍廣，部分檔案管理人員專業性弱，在公司檔案分類過程中無法遵循系統性、準確性原則，無法真正實現檔案管理的價值。

2.管理制度較落后。一是檔案管理制度不完善是目前許多企業存在的問題，沒有健全的檔案管理制度，檔案管理人員無法根據相應規則條款進行檔案的管理，因此檔案管理人員需要有更豐富的工作經驗及更強的專業技能。二是企業管理層不夠重視檔案管理工作，甚至忽視檔案管理工作的重要性，沒有嚴格篩選專業能力較強的檔案管理人員進行檔案管理，工作過程中沒有及時跟蹤，導致執行人員工作態度散漫，工作不夠負責，不能及時、認真完成檔案的整理，對公司機密文件沒有保密意識，造成公司資料的遺失，甚至造成機密文件的泄露，對企業的信譽和效益產生了十分不利的影響。

3.管理硬件落后。目前，越來越多的企業采用信息化進行檔案管理工作，對管理人員的專業素質及先進技術的接受能力提出了更高的要求。信息化檔案管理與傳統檔案管理存在很大的不同，需要借助計算機網絡、電子掃描機等先進技術工具。但是，當前擁有豐富檔案管理工作經驗的人員，通常都會習慣于傳統的紙質檔案管理工作，對先進的信息化檔案管理難以適應，不重視先進檔案管理硬件的投入、學習、使用和更新，導致該項工作受阻，效率低。隨著企業檔案的不斷增加，工作人員更難按時完成檔案管理，影響了企業工作的正常進行。

4.檔案利用率低。檔案種類多、內容涉及廣、占用空間大，且傳統的紙質檔案管理工作復雜，很難對其進行準確歸類。另外，檔案的借閱程序繁瑣，檔案查詢難度大，因部分檔案管理人員工作怠慢等原因，造成許多檔案借閱人放棄檔案的借閱，從而導致檔案無法發揮應有的價值，降低檔案使用效率，使之成為辦公室無用的紙質文件。

三、提高企業辦公室檔案管理工作的優化策略

1.加強檔案管理意識。檔案管理工作效率低的直接原因是企業的不夠重視。企業領導者對檔案管理工作的價值缺乏認識，甚至存在誤區，認為其不能為企業帶來有效的經濟效益，并且需要專業的人員對其進行管理，因此不愿支付管理成本。①加強檔案管理意識，正確認識檔案管理工作的重要性，特別是企業領導層必須具有長遠的目光，意識到檔案管理工作效率將影響到企業日常工作效率，甚至影響到企業的品牌和形象。②企業領導層、中層和基層必須共同努力，對檔案管理樹立正確理念，重視該項工作，科學合理的記錄、查詢和利用企業檔案，提高其工作效率，促進企業又快又好的發展。

2.提高檔案管理人員綜合素質。檔案管理人員的綜合素質直接決定了檔案管理工作的有效進行。也就是說，檔案管理人員必須有正確的工作態度，嚴肅對待檔案管理工作，對檔案進行科學、準確分類，不能馬虎，對于模棱兩可無法歸類的檔案進行備注，或創建新的檔案條目，以避免隨意堆放導致檔案的遺漏或難以查找，造成檔案無法發揮出應有的效果。①邀請專業人員對檔案管理人員進行培訓，傳授有效的檔案管理工作經驗，結合實際案例對檔案管理程序、步驟及查詢等進行詳細分析、解說、演示，對常見錯誤的預防及解決措施進行深入講解，提高檔案管理人員的專業技能。②企業管理層應重視檔案管理工作，可以不定期對檔案進行抽檢，保持工作緊張感，更加認真的對待該項工作。鼓勵檔案管理人員不斷追求創新，學習新思路，提高檔案管理能力，提高檔案管理工作效率。

3.完善、落實檔案管理制度。近年來，許多企業在檔案管理工作制度的建設上有了大大的加強，其結合自身情況制定了相應的檔案管理制度，并不斷地進行完善，促進效率的提高。但仍有許多企業的檔案管理制度只是擺設，并沒有真正的落實和執行。企業管理層不夠重視，認為檔案管理工作很難快速帶來效益，所以沒有及時跟蹤檔案管理進度，造成檔案管理工作人員工作態度不認真，導致制度無法真正的落實到位。①企業必須從根本上轉變對待檔案管理工作的態度，而企業管理層必須重視檔案管理工作，深刻認識到其對企業長遠發展帶來的重要影響，以保證企業檔案管理工作的規范化、合理化和科學化。②鼓勵檔案管理工作伴隨著企業的發展而不斷創新，檔案管理制度也應及時的更新和完善。③建立有效的激勵政策，促進檔案管理制度的推行，超過預期完成效率的給與一定的獎勵，違反制度的進行懲罰，對檔案管理人員的行為具有引導和規范作用;同時，對薄弱環節和重點工作加強控制，并落實責任，從而利用制度實現控制的目的。④加強企業人員對相關法律法規的培訓，提升員工的法律意識，促進檔案管理工作的有效進行。

4.加大先進技術投入，實現信息化管理。隨著企業的發展，企業資料檔案也將越來越多，傳統的檔案管理工作效率低，記錄和查詢都十分不便，辦公室檔案現代化管理已成為必然趨勢。因此，必須立足實際，將檔案管理工作與現代化社會接軌，并使用信息化檔案管理技術，借助計算機、光盤、復印機等先進技術媒介，以加大檔案管理人員對先進科技使用工具的培訓，從而在幫助管理人員摒棄傳統落后的管理思維、提高工作效率的同時，對先進技術進行人性化設計，多聽使用者的建議，不斷完善檔案管理先進技術工具，提高檔案管理效率。

除此之外，傳統紙質檔案制作成本、保存成本及查詢成本較高，不僅記錄過程消耗大量的自然資源，且查詢過程也耽誤有限的時間成本，借閱、整理過程更是復雜繁瑣，十分不利于檔案的有效利用。因此，必須加強檔案的信息化建設，建立并完善信息化管理系統，積極推進無紙化檔案的利用，快速、準確的收集和查詢檔案文件，不僅能避免自然資源的浪費，還能減少人力物力的投入，可以說很好地順應了現代社會的發展，并提高了檔案管理的工作效率和檔案的有效利用率。

綜上所述，檔案管理工作對企業其他工作的開展具有推動作用，樹立正確的檔案管理意識，加強檔案管理人員的綜合素質，完善和落實檔案管理制度，運用先進的技術，積極推進無紙化檔案，實現信息化檔案管理，提高企業檔案管理效率，真正發揮企業檔案的社會價值。