企業(yè)檔案開發(fā)利用的問題與對策

叢茜

摘要：本文主要對企業(yè)檔案有效開拓的舉措進(jìn)行研究闡述，提供服務(wù)于企業(yè)的建設(shè)與生產(chǎn)。企業(yè)檔案在建設(shè)與生產(chǎn)中有著至關(guān)重要的意義，就目前而言，企業(yè)檔案的開發(fā)以及利用方面是存在局限性的，這樣也就會(huì)對企業(yè)檔案管理和企業(yè)發(fā)展方面有一定的阻礙，所以說需要大力開發(fā)企業(yè)檔案這一部分。

關(guān)鍵詞：企業(yè);檔案開發(fā);利用;問題;對策

引言：

我國加入世界貿(mào)易組織后，為了能夠與國際接軌，企業(yè)方面不論是在文化上還是生產(chǎn)管理上都在向國際性企業(yè)靠攏。其中開發(fā)企業(yè)檔案也成為很重要的一部分，一方面為了我國在企業(yè)檔案部分不落后，另一方面希望企業(yè)檔案的資源能最大化的使用，從而有效展現(xiàn)出企業(yè)形象及文化，以便創(chuàng)造出更多的財(cái)富。在企業(yè)檔案工作中，檔案的開發(fā)及使用一定是重點(diǎn)。所以說把企業(yè)檔案開發(fā)和使用做到極致，能夠讓企業(yè)檔案更加精確，這樣才能夠更好的服務(wù)于社會(huì)。

1.企業(yè)檔案開發(fā)利用的問題

1.1觀念認(rèn)識上的偏見

一直以來，傳統(tǒng)的觀念都會(huì)影響到我們，我們就會(huì)不由自主的認(rèn)為檔案只是黨和國家獨(dú)有的產(chǎn)物和財(cái)富，同時(shí)也認(rèn)為檔案是機(jī)關(guān)內(nèi)部的事務(wù)，這樣仿佛讓檔案變得非常神秘，過于的突出了檔案的保密性以及其作用的政治性質(zhì)，這樣導(dǎo)致檔案工作都是處于閉塞的狀態(tài)。接著，就會(huì)使得檔案脫離了現(xiàn)在社會(huì)，最終不利于人們對檔案的使用。

1.2管理手段上的障礙

現(xiàn)在，企業(yè)檔案管理方面還不夠成熟，無法達(dá)到一定的科學(xué)化與現(xiàn)代化，所以這對企業(yè)檔案的開發(fā)利用在一定程度上存在阻礙。雖說目前計(jì)算機(jī)的技術(shù)應(yīng)用已經(jīng)普及，但由于案卷目錄的不統(tǒng)一造成聯(lián)機(jī)檢索困難跟進(jìn)，以及技術(shù)設(shè)備和信息傳遞的方法比較落后陳舊，這類基礎(chǔ)性的工作并沒有落實(shí)得很好，這樣就不能保證更多的去開發(fā)使用檔案的信息資源。

1.3 利用形式上的單一

如今，在企業(yè)里基本上都是通過大家自發(fā)的去檔案館進(jìn)行閱讀或是借閱，用戶們來到檔案館需要查什么，我們就提供相應(yīng)的文件，如果用戶需要調(diào)卷，我們也會(huì)給他拿，這樣單一的服務(wù)方式會(huì)與現(xiàn)代社會(huì)的發(fā)展形成矛盾關(guān)系。雖然我們已經(jīng)把部分的方案上傳到網(wǎng)絡(luò)上，但主體內(nèi)容沒有，再者絕大部分人還沒有意識到線上圖書館能夠?yàn)榇蠹規(guī)淼姆奖恪?/p>

1.4 信息反饋未得到重視

很多東西應(yīng)該是由數(shù)據(jù)說話的，數(shù)據(jù)的展現(xiàn)能夠很好反映出一個(gè)任務(wù)需要改變進(jìn)步的方向，而檔案開發(fā)這一塊雖然說每天都有重視前來人們的數(shù)量以及卷次，并且每年會(huì)進(jìn)行一次上報(bào)，但是檔案部門的有關(guān)工作人員并沒有對這些數(shù)據(jù)進(jìn)行分析利用，這樣是會(huì)忽視大家對檔案提出的建議或者是要求等反饋，這樣是非常不利于開發(fā)利用檔案這一塊的。大家的信息反饋是非常有利用價(jià)值的，所以應(yīng)該得以重視，不然這樣只會(huì)影響到其發(fā)展的前景。

2企業(yè)檔案開發(fā)利用的對策探討

為了能夠把檔案信息資源的開發(fā)利用落到實(shí)處，并且讓這一塊資源領(lǐng)域得到應(yīng)有的發(fā)展，只有選擇開展出新的路徑，讓企業(yè)檔案真正做到服務(wù)于經(jīng)濟(jì)條件下的企業(yè)發(fā)展，接下來我總結(jié)了檔案館應(yīng)采用以下的舉措。

2.1針對性的擴(kuò)大收集內(nèi)容

現(xiàn)階段據(jù)統(tǒng)計(jì)企業(yè)檔案以查閱政策性文件的特點(diǎn)開始向查詢科技類檔案方向進(jìn)行轉(zhuǎn)變，并且大家查閱的數(shù)量也開始增多，范圍也越來越廣，所以說作為企業(yè)檔案的工作人員要留心每個(gè)階段出現(xiàn)的新情況，然后總結(jié)出該階段的新特點(diǎn)，當(dāng)然其間需要工作人員能夠及時(shí)的去搜集并且整理出各類資源信息，這樣才能夠保證提供的信息是具有適用性、瞻性性以及富含知識儲備性質(zhì)全面的檔案信息。

一有條理性的對客戶反饋的建議或者想法進(jìn)行匯總，要突出這類檔案信息的重點(diǎn)內(nèi)容。比如說：在有的重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目當(dāng)中總是會(huì)被查閱用地證、施工許可證以及規(guī)劃證明，但是因?yàn)槟承┙ㄔO(shè)單位的耽誤，有可能存在不能及時(shí)辦理存檔的情況，這樣的話就無法查閱到，也就影響到了對其的使用，所以說為了避免這類情況的發(fā)生，作為檔案的工作人員需要和相關(guān)部門單位保持有效的聯(lián)系，這樣才能及時(shí)的掌握人們需求的次序，同時(shí)也就保障這些資料信息能夠被及時(shí)的使用到。

二現(xiàn)在社會(huì)不斷地進(jìn)步發(fā)展，需求也逐步提升，工作人員應(yīng)該持續(xù)豐富具體的信息內(nèi)容，做到與時(shí)俱進(jìn)，也就是說檔案的工作人員需要對其進(jìn)行深入的探索與鉆研，先從有方向性的分析著手，再慢慢去預(yù)測其接下來的發(fā)展方向，最終是因時(shí)而進(jìn)，總結(jié)出有價(jià)值含量的檔案，這樣才能跟上人們前進(jìn)的步伐！

三對于企業(yè)檔案而言，信息內(nèi)容能夠保證非常周全也是很重要的一點(diǎn)。這樣不僅能夠吸引到更多用戶來查閱，還能使得檔案部門的工作更加務(wù)實(shí)，力求在各個(gè)方面都讓用戶得以滿足。

四做到與時(shí)并進(jìn)的同時(shí)，檔案的管理人員還應(yīng)該做到“因地制宜”，檔案的工作人員們應(yīng)該根據(jù)本地區(qū)域或者是部門的實(shí)際情況更有針對性的去加工檔案信息。尤其是生產(chǎn)和科研方面：比如編輯檔案需要用專題的方式編輯、還需要有專業(yè)的年鑒、當(dāng)然大事也需要得以記錄等等，這樣的好處是讓檔案信息具備系統(tǒng)性、專業(yè)性乃至紀(jì)律性。經(jīng)過這樣的加工，再將檔案信息進(jìn)行提煉，那么這就是館內(nèi)最為精煉的部分，同時(shí)為用戶帶來了方便，大大提高了查檔的效率，幫助用戶節(jié)省了寶貴的時(shí)間。

2.2強(qiáng)化檔案意識

企業(yè)檔案的核心任務(wù)就是為人所用。其中為其宣傳就是很重要的一方面，這樣有利于促進(jìn)雙文明的建設(shè)，使得檔案的開發(fā)與利用成為大家自發(fā)的行為，從而讓企業(yè)檔案在各項(xiàng)任務(wù)當(dāng)中發(fā)揚(yáng)出更利于社會(huì)與經(jīng)濟(jì)發(fā)展的效益。

2.3為了企業(yè)檔案能夠符合先進(jìn)設(shè)備，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化建設(shè)，全球信息化一直在推動(dòng)我國企業(yè)檔案的進(jìn)步，目前現(xiàn)代的科學(xué)技術(shù)能夠達(dá)到一定水平，使用其卓越的設(shè)備以及手段來維護(hù)檔案，能夠?qū)崿F(xiàn)企業(yè)檔案的標(biāo)準(zhǔn)化工作，這樣也具有一定的規(guī)范性，在大中型企業(yè)里有了明顯的變化。比如拿石油企業(yè)舉例，他們的檔案部門現(xiàn)在都配備了計(jì)算機(jī)以及掃描儀，甚至絕大部分公司都設(shè)立了屬于自己的網(wǎng)頁界面，并且各個(gè)部分的檔案目錄都全部輸入進(jìn)機(jī)。不過雖說檔案里的具體內(nèi)容還沒有輸入進(jìn)去，但是大家都開始有運(yùn)用這個(gè)現(xiàn)代化設(shè)備的意識了。一方面，大家都開始使用實(shí)用性很強(qiáng)的檢索工具，保證從不同方向去指引使用者檔案里的內(nèi)容以及構(gòu)成部分，這樣也就能夠大大提高使用者查詢的精準(zhǔn)度;另外采用先進(jìn)的管理工具能夠積極采取電子計(jì)算機(jī)技術(shù)和縮微儲存功能，同時(shí)還會(huì)配備縮微的檔案閱讀器、光盤的技術(shù)以及檔案復(fù)制的設(shè)備、傳真機(jī)等等，這樣也為使用者創(chuàng)造出復(fù)制檔案的便利方式。相關(guān)工作人員憑借適應(yīng)現(xiàn)代化信息時(shí)代開展了全新的課題，想要開發(fā)出更多符合現(xiàn)代檔案信息資源，從而能夠?yàn)槭褂谜邆兲峁└鼉?yōu)異的服務(wù)。

2.4提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)

在具體的傳播方面我歸納總結(jié)出了四種方法，以供參考：其一，可以采用上網(wǎng)的方式，這樣能夠便于利用者高效的獲取信息資源。所以說企業(yè)檔案的管理部門應(yīng)提高效率，加快建設(shè)線上檔案館的步履;其二，電話咨詢方面，管理部門可以開通電話熱線的服務(wù)，使用者電話求助后可以提供上門服務(wù)，這樣能夠把被動(dòng)的方式變成主動(dòng)服務(wù);三，簡化手續(xù)，提高效率;四，提供復(fù)制品，這樣非常便于用戶使用。

2.5建立信息反饋機(jī)制

以前檔案統(tǒng)計(jì)只是對使用的人次以及卷次進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，為了保證及時(shí)發(fā)現(xiàn)這一項(xiàng)服務(wù)的主要問題，需要完成健全的企業(yè)管理的統(tǒng)計(jì)工作，在統(tǒng)計(jì)的調(diào)查，整理以及分析這三個(gè)部分都要更精進(jìn)。再者是對于探索以及開創(chuàng)方面的主動(dòng)收集，比如，使用者來到檔案館查詢后，我們可以問他具體是想查閱哪方面資料？其中什么內(nèi)容無法查到，記錄下來，這樣更有針對性的對服務(wù)做改進(jìn)，以提升相關(guān)管理的方案。當(dāng)然也可以主動(dòng)出擊，通過走訪調(diào)查、問卷的形式等等。這樣的優(yōu)點(diǎn)在于收獲到的建議都非常真實(shí)，從而更好的解決問題。從目前的狀況來看，最為迫切的是建立好利用者對信息問題的反饋機(jī)制，這樣便于更好的開展后續(xù)工作。

3結(jié)束語

言而總之，為了把檔案信息資源開發(fā)到最大化，企業(yè)的檔案部門需要根據(jù)使用者的需求來采取各種方式去突破傳統(tǒng)的方法。用拓展信息來源的方式去使得館內(nèi)利用率達(dá)到一定比例，期間還需要不斷建造檔案館的社會(huì)化氣氛，從而使得社會(huì)各個(gè)階層的人們都會(huì)去重視他，最終為企業(yè)帶來經(jīng)濟(jì)效益。

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