淺談自建數據庫的建設和管理

楊伶俐

摘要：自建數據庫（self-built database ）是2019年公布的圖書館·情報與文獻學名詞。機構通過信息采集、加工、組織，以及服務平臺開放等方式自己建立的數據庫。不管是公共圖書館還是專業圖書館都有自己獨特的館藏特色，發展方向，因此可以利用單位或者圖書館所收集到的特色文獻資料來建立本市、本省乃至全國，全世界唯一的、專有的特色庫。本文針對建庫過程中遇到的一些問題，提出可行性的建議。

關鍵詞：圖書館;自建數據庫;管理平臺;問題分析

自建數據庫是當前大數據時代背景下數字圖書館資源發展的重要內容。隨著計算機技術的飛速發展，圖書館將越來越網絡化、數據化、智慧化、倉儲化等等。為了更好的服務大眾、圖書館著力打造互聯網+數字閱讀的云端平臺，互聯網時代，采用多渠道、多形式的文獻資源向大眾傳播優秀文化，是時代發展的必然，通過自建數據庫的建設，可以為大眾提供更便捷的文化傳播方式，使大家充分利用碎片化的時間，享受閱讀，從而突破傳統紙質閱讀所帶來的使用人群有限、使用地點有限、使用環境有限、閱讀時間有限、閱讀手續繁瑣等缺點，突破了實體圖書館的諸多限制。

本文以圖書館自建數據庫項目為例，結合實際，論述了項目溝通管理的過程，主要從項目溝通計劃編制，信息分發，績效報告，項目干系人管理這幾個方面進行了論述，提出了溝通管理中的常見問題和一些方法，針對溝通管理存在的不足，提出了今后的改進思想。

某單位經過九年的努力，在信息資源建設方面積累了大量的成果，整個項目總預算投資400萬元，建設工期為長期，因為會根據收集的數據不斷地增加。某館通過自建數據庫的建設，實現對文本、圖像、音頻、視頻等各種類型資源的管理，具有檢索功能強大、操作簡單、管理功能規范、發布靈活多樣、穩定性強等特點。實現了傳統紙質資源與數字資源管理得當結合，實現資源共建共享，實現了資源的廣泛傳播。目前項目平臺已搭建好了，該專業資源建設管理平臺是某公司自主研制的基于非結構化文檔管理的大型智能化內容管理系統，它是一套基于網絡平臺上用于知識倉庫創建、生產、管理、維護和內容發布的全面解決方案。該管理系統項目包括以下幾個部分：電子圖書制作工具、通用文檔轉換工具、分類標引工具、內容管理與發布系統、光盤出版工具、文檔提交系統。該管理系統是基于當代圖書館發展方向而開發的大型圖書館文獻數據庫管理系統。是專業的文檔管理系統，基于非結構化文檔管理的大型智能化內容管理系統，它是一套基于網絡平臺上用于知識倉庫創建、生產、管理、維護和發布的全面解決方案。該系統以KBase全文數據庫管理系統為核心，采用流行的B/S瀏覽器檢索方式和先進的三層C/S架構，能夠同時管理文字、圖片、多媒體等信息，并提供全文檢索服務，支持網頁的動態發布，是一個面向內容管理、發布、增值利用的工具，是各類機構建設數字圖書館、文獻信息系統、開展信息服務的理想平臺。提供全文檢索、電子書制作、文檔統一轉換、元數據標引、文檔分類管理、內容動態發布等功能，支持幾乎所有格式的轉換，如WORD、PDF、HTML、PS、S2、S72、PS2、PSD、TXT、PPT，轉換成統一的CAJ或PDF格式。該系統是基于Internet網絡，城域網、教育網、校園網、體系開發、適應云計算環境下的圖書館的服務。多層結構（數據庫核心層，數據庫后臺處理層，應用服務層和Web用戶界面），使系統的伸縮性和安全性得到極大提高。該系統是圍繞圖書館自建數據庫的總體建設內容設計的，實現了標準化、智能化的服務。該系統設計建立在以用戶為中心，以人為本的基礎上，采用簡單、高效、可視化的工作方式，檢索界面用戶體驗差，解決了讀者大眾不能進行混合檢索，無法對數據庫的訪問情況進行統計分析，不能進行智能提示，不能對知識點進行相似推薦等問題;與業務緊密結合，操作流程便捷實用，充分考慮到了工作人員的工作習慣及特點，解決了大部分圖書館計算機專業人員少，系統操作使用復雜等問題。

對于這樣一個專業性強，涉及面廣，同期性較以及客戶密合度高的項目，要使項目能夠順利實施，執行嚴格的溝通管理至關重要，同時也為提高項目干系人的滿意度打下良好基礎。

在項目溝通管理中，主要通過建立溝通管理計劃，以工作績效信息績效報告等形式強化內部溝通，建立項目干系人管理機制來開展項目工作。下面分別對項目溝通管理計劃，工作績效信息，績效報告，干系人管理等幾個方面加以簡要論述。

一、項目溝通計劃編制

本次項目過程中，通過頭腦風暴法和溝通分析法確定的主要項目干系人為圖書館領導、技術服務部、采編部、讀者服務部、文獻服務部、網絡數字服務中心，數據庫管理系統提供商、計算機網絡設備供應商、云服務器提供商以及監理方。同時把各個干系人需要得到信息進行了羅列，繪制成表格寫入計劃中。例如對圖書館館長發送的信息包括項目進度，項目質量狀況等，以及與數據庫管理系統提供商、網絡數字服務中心等隨時交流軟件使用方法和對自建數據庫建設工作的建議等。同時我們還確定了如何將這些信息分發給項目干系人，如備忘錄，電子郵件，項目列會等。

通過廣泛的調查和會議，制定了項目溝通管理計劃，假話中不但包括了溝通的目的，頻率、還給團隊的每個成員制定了溝通的職責，該計劃成了后期實施項目溝通的關鍵。

二、信息分發

有了切實可行的溝通管理計劃和干系人分析作為基礎，可以針對已識別的項目干系人的不同特點，制定相應的信息分發渠道和溝通方式。例如：書面的方式主要面向工作分派或者項目信息匯報時;與項目組成員進行工作方式的指導或者一些非正式的溝通，則用口頭方式進行，當然對于項目組內部以及與外部客戶的溝通也采用不同的溝通方式，因人而異。項目中，要求組員嚴格按照變更控制流程及時將變更信息提交至配置管理庫，以保證項目所有信息及時更新，使得其他項目成員能及時獲得最新項目信息。

三、績效報告

建立有效信息分布渠道才能將項目績效信息及時有效地傳遞到各項目干系人手中。傳遞內容績效報告就是積極收集項目進度，成本和質量狀況等項目干系人關心的信息，并以分析總結和預測，形成項目績效報告，分發給項目干系人。項目實施中，通常采用掙值分析方法，收集項目目前成本是否超支，進度是否落后，并和質量保證員一同檢測項目質量情況，然后形成詳細信息報告，并據此對項目完工概算和完工時間進行預測，評估造成的影響，并給出相應的應急措施，最后將這些績效信息和分級結果反饋至項目開發人員，并分發給其他項目干系人。期間，還注重對項目績效信息，發現的問題及改進措施進行詳細的記錄，形成項目的組織過程資產，為以后的項目開展提供更好的支持。

四、項目干系人管理

項目實施中最怕溝通不及時，問題暴露得遲。通常會由于在最后時刻才得知壞消息而感到憤怒和沮喪，但此時已經來不及對項目做進一步的調整，而這種情況的出現會給項目的開展帶來很大的問題。

在項目溝通中，堅持把握“早溝通、主動溝通”的溝通原則，遇到問題盡早溝通，積極主動溝通。如果不能把握溝通原則，則很容易導致問題失控，風險擴大。比如在團隊內部，團隊成員既有新人，也有多年豐富經驗的骨干，人員的績效結果也參差不齊;項目進行了兩個月后，有組員出現了情緒不高的情況，項目負責人和子項目負責人進行了溝通，了解和分析，發現由于熟悉業務和技術的人員都關心自己的績效完成情況，對于新人的請教和學習沒有耐心解答和幫助。針對這樣的情況，各負責人商議，定期組織項目成員進行培訓或者經驗交流會議，為期一天，由項目技術骨干進行主持，加強團隊的整體能力提升。

由于在項目過程中做了有效的溝通管理和質量管理。系統目前運行正常，得到館領導及有關部門的好評。由于項目的獨特性，還是存在一些不足，如前期需求分析時沒有充分考慮到規劃業務審批流程存在差異性，導致需求開發里程碑進度成本偏差較大問題。在今后的工作中，必須要重視在項目干系人之間建立有效的溝通和信息共享機制，從而最大限度地滿足用戶的需求，帶領團隊開發出優秀的信息系統項目。

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