論醫院財務人員在基建項目內部控制中發揮的作用

黃東瑜 福建省立金山醫院

引言

隨著醫改的推進和人民群眾對醫療水平的更高要求，全國各地新建及改擴建醫院數量呈現上升趨勢。在醫院會計層面，會計信息化發展、內部控制強化、會計制度改革，醫院發展的外部環境已經產生了明顯的變化。新形勢下醫院會計的管理職能越發突出，在基建項目執行的過程中，財務人員需要從原先單一的事后會計核算變為全流程、多方位的參與。這對醫院財務工作而言是一個全新的挑戰。

一、公立醫院的外部環境及對基建項目的影響

（一）全面預算管理控制

近年來醫院全面預算管理的要求日趨嚴格，從預算總額的控制到預算執行情況的分析和考核都有所加強。2020年以來醫院及上級部門紛紛出臺政策強調“過緊日子”“加強支出管理”，在類似政策背景下醫院的支出預算勢必產生調整，對基建工程款的支付流程也會產生影響。

（二）深入落實內部控制制度

2014年《行政事業單位內部控制規范（施行）》頒布實施，近幾年來上級部門對公立醫院內部控制工作的重視程度明顯提升，各類檢查也都將醫院內部控制的執行情況作為重點。建設項目管理作為內部控制中的業務類型之一，也在部門協同、制度完善、信息化管理等方面提出了更高的要求。

（三）專項資金的使用監督

上級財政部門有時會針對公立醫院的基建工程發放財政補助資金，該類資金對資金的用途和使用進度有嚴格的要求，隨著近幾年來上級部門對財政資金的管理越來越嚴格，不僅對資金的使用進度要時刻跟蹤監督，在規定時間內沒有使用的財政補助資金還可能被收回，造成醫院的損失。

（四）政府會計制度改革

2019年《政府會計制度》實施后醫院的基建賬完全納入醫院的會計大賬中統一核算。會計核算的改變導致：① 醫院大賬反映了國有資產的真實情況，對醫院的資產負債結構產生明顯的影響。② 基建項目執行情況反映在部門預算中，在編制決算報表時對醫院的整體預算執行情況產生影響。

二、財務人員在基建管理工作中遇到的挑戰

（一）財務人員缺乏專業知識

財務人員想要更全面地參與到基建項目的管理工作中首先面臨的問題就是專業知識的積累不足。基建項目一般具有很強的專業性，財務人員不具備相應的專業知識，導致在過去的工作中會計人員對基建工程的了解僅停留在會計核算層面，看不到報表數據后面的信息。這就導致在基建并賬之后遇到與基建相關的會計業務時無法對對方提供的材料進行有效的審核。想要更深入地參與到預算控制、合同管理等環節就更有難度。

（二）資本化與費用化界定不明確

根據會計制度規定，在項目建設過程中滿足固定資產確認條件的建設費用應計入在建工程。但是對于固定資產確認條件沒有明確的規定。如醫院在原有基礎上進行的大型修繕工程，臨時搭蓋的簡易活動板房等工程是進行資本化還是費用化，如果確認為費用，是在支出時一次性確認費用，還是通過長期待攤費用在一定時間內攤銷。

（三）基建項目基本信息不確定

基建項目有以下三個特點：

（1）構成復雜。一個大型的基建項目通常由多個小工程項目組成。

（2）執行周期、付款周期長。這些小工程項目一般要跨越多個會計年度，且都需要分期付款，最后的尾款多數在項目結束一段時間后才會支付。

（3）主要信息不固定。由于工程類合同往往在竣工驗收階段會對合同總價進行調整，導致最終實際支付的工程款與最初合同約定的工程款總額有差異。

以上的特點會導致財務人員對基建項目執行情況的跟蹤造成很大難度，在實際操作時有可能出現因竣工驗收導致總價調整后的項目合同誤認為另一個項目，導致重復確認在建工程，或將同一個工程項目一部分資本化一部分費用化等問題。

（四）資金監管難度大

醫院基建資金監管業務往往存在以下三個難點：

（1）醫院需到銀行開立專戶，但醫院開戶審批流程長，開戶困難。

（2）基建資金撥付后醫院和監理方無法掌控資金實際用途及資金使用進度。

（3）資金審批流程長、時效慢，資金支出不及時，導致施工方項目計劃無法保證。

三、基建項目執行過程中財務人員的工作重點

（一）積極參與預算控制

由于基建工程的專業性強，導致在基建項目預算的編制過程中財務人員的參與度不高，因此在預算申報和執行過程中一直處于邊緣化的地位，無法起到有效監督。針對這一情況，財務人員在預算分析過程中應了解基建項目實施過程中的各類支出的具體標準，做好預算執行情況的分析和監督。對預算外的支出及違反基建項目流程的支出要及時阻止并糾正，對資金用途不明或資金用途預算項目內容不符的支出要及時與基建辦溝通調整預算項目，確保支出流程不受影響。

（二）資金支付管理

付款流程中財務人員要對基建辦提供的相應材料進行嚴格審查，主要包括是否提供合同、簽章是否合規、是否標注合同簽訂日期、發票的真實性、發票上開具單位信息的準確性等。材料審核無誤后要按計劃及時安排支付，尤其是對于財政補助資金要根據資金的用途、補助資金的時限等具體情況要優先使用時限較短、用途限制較多的資金，以防影響財政補助資金的使用進度。

四、運用信息化工具構建基建資金監管平臺

針對基建工程項目中資金監管的問題，財務人員可以使用信息化手段通過與銀行或第三方機構合作構建銀行、醫院、施工方三方聯通的資金管理平臺。

（一）設計理念

（1）免開專戶：醫院無須開設財政專戶；用款方開設監督賬戶。

（2）監管方式靈活：提供全流程監管、查詢監管等多種模式，醫院或監理方可實時把控資金的用途及使用進度。

（3）業務審批線上化，無須筆筆審批，按日、周、月形成監管報告，解決資金審批流程煩瑣、資金支出不及時、項目計劃無法保證的問題。

（4）現成云平臺服務，醫院無須再次開發，可通過網銀等實時線上查詢、審批，電腦端、手機端都可以登錄操作。同時還有實時交易觸發短信提醒，提高資金審批效率。

（二）操作流程

監管平臺的總體業務執行流程應為：

（1）施工方在醫院指定的銀行開戶后根據項目施工的具體情況新增基建子項目。這一過程中要支持施工方在平臺上傳與該項目有關的合同等文件材料供醫院方或監理方審核，醫院方可以對子項目的信息進行修改。審核通過之后的項目才能接收資金額度。

（2）醫院財務人員將工程款劃撥至對方賬戶后施工方將資金清分至各個小項目中，之后提交醫院方或監理方審核。施工方只有在對方審核通過之后才能使用該部分資金。

（3）施工方根據施工情況發起用款申請，由醫院方或監理方審核通過之后施工方才可以支出。

審核流程中基建辦、財務處、審計處等職能科室以及分管院領導等都要納入監管體系中，將專項資金監測系統的審核流程和醫院的內部控制流程銜接起來（見圖1）。

圖1 資金監管平臺操作流程圖

（三）其他功能

（1）鎖定出款渠道

為保證資金專款專用，監管賬戶出款渠道受限，施工方從監管賬戶中流出的資金只能先經過資金監管平臺，其他出款渠道全都被關閉，從源頭保證資金安全。從資金監管平臺支付的資金在系統的權限控制下確保每一筆資金從醫院劃撥到施工方使用只有一條路徑可以最大限度規避財務風險。

（2）設立資金使用白名單

只有在白名單上的單位才能成為最終付款方。白名單由施工方維護、醫院方或監理方審核，白名單的賬戶信息要一一對應，如果賬戶信息出現變更，則需要向基建辦、財務處提供變更信息的說明文件。

（3）完善查詢分析功能

平臺上所有的付款記錄都可以查詢，同時可以查詢付款記錄中的附件。歷史數據可以形成項目賬、往來賬、序時賬，從工程、對方單位和時間角度查詢工程進展情況。基建項目的執行情況細化到每一個小項目，小項目可以參照固定資產卡片賬的管理模式生成工程項目卡片查詢界面，查詢內容應包括預算金額、到賬金額和支出金額等，可以形成圖表并下載（見表1）。

表1 工程項目資金支付情況表界面草稿

（四）院內工作安排

1.經辦人員

為確保該套系統能正常運行醫院方面也要在工作流程方面做出一定調整，會計人員和審計處、基建辦的經辦人員需要在監管平臺上設立賬戶，會計人員擁有劃撥資金至施工方賬戶的權限，審計處、基建辦擁有項目維護和資金清分的審核權限。

2.醫院管理層

醫院可以建立基建項目管理小組，院領導及各職能科室主任都要加入該小組中。基建項目流程中的審核事項均要通過基建項目管理小組集體討論通過并形成決議。小組的主要成員都要在資金監管平臺設立賬戶，賬戶要具備審核與查詢的功能。施工方的用款申請根據申請金額大小由各級院領導進行審核。

（五）構建專項資金監管平臺的意義

（1）該平臺可實現專款專用，資金使用進度和項目同步，在確保資金安全的同時也提升了資金使用效率。

（2）優化基建檔案管理。通過資金監管平臺的流程控制，新增基建項目時必須要導入相關合同及其他文字材料作為附件，因此極大地優化了基建檔案原始資料的收集而且實現了檔案數字化并建立了檔案與基建項目賬之間的對應關系。

（3）整合資源、理順內部控制工作流程。該資金監管平臺的操作流程涵蓋了內部控制的多個業務類型，可以對多個制度關鍵點進行有效管控，同時加深了內部控制工作各個業務之間的聯系，也有效促進財務處、基建辦及其他內部控制職能部門間的合作與數據共享，在避免信息孤島的同時提升了信息質量。

結語

管理一體化是未來公立醫院發展的必然趨勢，也是財務人員未來的工作重點。在內部控制的重要性日趨突顯的環境下各部門之間的職責劃分不斷細化，部門間的協同也越來越多。基建工程的順利推進需要財務處、基建辦及其他各職能部門相互協同、相互監督。因此，財務人員參與到基建項目的管理工作中可以提高基建會計核算質量，更好地從財務角度反映項目的進展情況，從而有效規避潛在財務風險，確保醫院整體利益。