外貿企業內部控制的現狀和完善建議

袁修娟 亦虹環球輪胎（青島）有限公司

引言

對外貿企業而言，內部控制是能夠幫助企業實現經營目標的一個不可或缺的基礎條件，也是一個非常重要的有力保障。因此，外貿企業需要根據實際情況來專門為自身的發展建立一套比較合適的內部控制系統和制度，在其進行創建和落實的時候，需要內部的每一位領導人員和員工都參與到這個過程當中。因為這個系統和制度對外貿企業有著直接性的決定作用，它可以確保外貿企業在經營管理的時候保持一種合法合規的狀態，全方位地保護外貿企業資產安全，保證內部財務報告以及一些相關的信息存在完整性和真實性。

一、外貿企業內部控制存在的問題

（一）內部控制環境存在缺陷

在當前形勢下，有一大部分外貿企業對于內部控制管理的組織架構沒有賦予其應有的合理性，從而導致企業在管理層定位方面不夠明確，對于員工的職責分配也比較模糊，出現工作推諉、扯皮現象，從而影響工作效率。并且管理層的領導人員，對于內部控制方面的主觀意識比較淺薄，內部員工的綜合素質也有待提升，因為這些綜合性的因素，導致企業在落實內部控制這項工作時缺乏一定的基礎環境作為前提條件。此外，外貿企業的管理層往往對自身所獲得的利益過于重視，從而在一定程度上忽略了對外貿企業在長期發展方面的關注，顯然這樣的做法是不利于外貿企業日后可持續性發展的。

（二）缺少風險管理意識，沒有做好風險管理的控制工作

外貿企業在擴大自身工作領域，擴寬整體發展規模的時候，有一部分企業在思想當中并沒有真正地認識到做好風險防范控制管理這項工作的重要性，沒有辦法在第一時間內準確無誤地獲取到一些對于企業在經營發展過程當中的有利信息以及重要數據。相關的領導人員在對風險進行評估以及整理評估工作具體流程的時候缺少了一定的完善性，沒有把一些主要的內容考慮進去，從而導致所制定的相關風險防控管理措施也相對缺乏了應有的完善性。此外，外貿企業所生產出的產品在進出口業務工作當中也是存在一些安全隱患以及風險問題的。比如在產品進行出口活動時，對于原材料的采購可能會存在一定的質量風險，在運輸產品的時候也可能會存在丟失或損失的風險，產生一定的貨損。所以，外貿企業對于這方面的問題需要重點做好風險防控管理工作。

（三）內部審計工作執行力度較弱

就目前階段來說，絕大部分的外貿企業針對內部審計的態度有所偏向，對于內部審計的整個流程非常重視，但是對于內部審計體系的關注度較低，無法展現出內部審計自身所發揮的主要作用，如果是以這樣的態度來進行工作的話，那么即便外貿企業建立了內部審計系統，也會在實際工作中導致一部分內容流于形式化，沒有展現真實效用，從而進一步導致外貿企業在日常經營過程當中，對于一部分比較重要的環節沒有真正有效地將監督管理作用落實下去。與此同時，外貿企業內部的領導人員針對內部審計主要的工作內容以及它所存在的主要作用也沒有真正的融會貫通，對于審計工作所了解的知識范圍也比較狹小，只有出現問題后，才開始對其進行解決，不具備提前預判的能力，導致內部審計工作無法發揮自身作用。因此，針對以上這種問題，外貿企業有必要加強對于內部審計這項工作的執行力度，才可以充分地保障內部審計發揮自身所具有的主要職能作用。

（四）內部控制主要信息交流不暢，部門之間銜接力度低

讓內部控制主要內容與信息在進行交流溝通時保持合理的穩定性與流暢性是促進內部控制這項工作進行的一個不可或缺的前提條件。但從多方面考慮，因為外貿企業的內部控制整個工作流程比較繁多并且復雜，導致其在開展交易的程序以及時間方面都比較長，所涉及的部門也比較多等一系列的明顯特征。不管是簽訂合同還是審批合同或者是對貨物進行檢驗，這些工作都是由每一個企業內部部門來開展詳細工作的。由此可見，不同部門在進行信息交流這方面的工作對于外貿企業而言就表現得非常重要，除此之外，一旦有某一個環節因為外界不利因素導致出現一些問題時，那么在一定程度上就會對外貿企業內部控制在實施效果方面產生比較嚴重的影響。在目前看來，大部分的外貿企業在內部普遍存在著每個部門之間銜接力度較低、主要內容與信息交流存在阻礙的現象，這種問題會對開展工作產生直接性的影響。舉例來說，在外貿企業開展進出口操作的整個流程里面，需要有關部門在前期做好準備工作，組織相關人員然后開展工作，而這些工作對于部門來說都是緊密連接的，所以他們之間的交流溝通程度對于出口業務的結果會產生直接性的影響。

（五）工作人員整體素質水平不高，導致內部控制執行力度不強

人力資源政策是組成外貿企業內部環境的一個重要因素。內部員工的執行力度以及實施程度可以體現企業內部控制是否已經真正地落實到了實際工作當中，如果人力資源的系統相對來說不夠健全或者是企業內部的一些工作人員素質比較低，這些一定會成為內部控制的不利因素之一。經常會有一部分單位在選取人才的時候，對于素質這方面沒有引起足夠的重視，比較偏向于員工薪資成本這方面，為了給企業節省人力方面所花費的成本，從而忽略了人才在綜合素養以及工作能力當中所能夠給企業帶來的一些重要價值。而且對于員工在后期的教育以及專業知識培養方面也不夠重視，長此以往只會產生人才不濟、整體工作進程慢、工作效率不高以及整體工作質量低下等情況。

二、完善外貿企業內部控制的有效建議

（一）創建良好的內控環境

1.建立合理化的內部治理結構

外貿企業需要在保證內部治理結構具備科學性的前提下，對于內部治理結構進行不斷地優化，首先要創建一套科學高效的組織結構及權責系統，要進行過程管理，避免工作任務安排下去無法開展，導致工作延誤，必要時要有內部審計來督辦工作完成進度。其次企業管理層需要持續性的加強最新管理知識理論的認知以及學習，從思想上完全樹立起科學合理化的全新企業管理理念，真正落實內部控制工作。由此可見，外貿企業有必要采取合理的手段來對內部治理結構框架來進行調整和設置，這樣能夠有效地讓內部不同部門對于崗位職責與權利進行充分了解并且掌握，做到從根本上防止責任以及權力過于集中的情況發生，從而更好地發揮出其所具備的職能作用。

2.建立規范化的內部控制整體結構

外貿企業在進行內部控制的過程當中，考慮到其所涵蓋的部門種類比較多，而且整個工作流程比較復雜，因此，如果單純地依靠一個獨立部門是沒有辦法完成內部控制規范化目標的。除此之外，處于如此激烈競爭環境當中的外貿企業，只有對自身內部結構持續進行優化和改良，才可以更好地提升內部控制開展工作的整體效率。除此之外，在充分保證內部控制開展工作的前提條件之下，將崗位職責和權力進行清晰明確的分配，保障信息在流動方面保持一種順暢的狀態。在內部控制工作當中，還需專門成立負責外貿流程與整體工作的外貿部門、負責產品銷售的銷售部門、負責原材料方面的采購部門和專門做審計工作的內審部門。這幾個部門的存在能夠保證企業在日常運行中井然有序地開展基本工作，加強每個部門在工作當中的協調性以及合作性，進一步完成內部控制管理的整體目標。并且在外貿企業進行內部控制工作的時候，有必要充分明確指示出每個部門的主要工作職責，來掌握成本和估算企業的經濟效益，這樣有助于進一步完成對外貿成本的合理化控制。

（二）強化風險防控意識，完善風險管理制度

考慮到外貿企業存在著環境特殊性以及風險性比較大的一些特點，加上外貿企業的整體宏觀環境也會經常發生一些改變，這些不利因素在一定程度上會增加外貿企業產生風險隱患的概率。因此，外貿企業有必要根據目前現存的部分風險情況來專門制定相對應的風險管理制度。首先外貿企業需要從認知上樹立起一個準確無誤的風險防控管理意識，全面提升企業外貿內部所有工作人員的自身綜合素養能力，建立健全一套較為完整的內部控制規章制度。其次外貿企業有必要依據業務的交易類型來為其專門建立一套相關的檔案，然后進行整理保存。再次外貿企業需要創建一個規范化的風險預警系統，并且需要保證這個系統具有一定的成效性，才可以真正地落實到對信息進行調研的工作當中去，從而發揮自身最大的作用，第一時間發現外貿企業存在的一些風險隱患。最后還需要注意的就是外貿企業需要加強對于企業信用管理方面的風險意識，要學會根據實際情況來及時地對企業信用政策進行調節與優化，對客戶信用等級進行全面評價，強化開展工作前的防范風險重視程度，對于風險問題做到防患于未然。

（三）建立健全外貿企業內部審計監督管理規章制度

外貿企業如果想要建立健全一項完整的規章制度，那么有必要從專業機構聘請一些具有這方面工作能力的專業審計人員，進而加強對外貿企業工作當中每一個環節的監督檢查管理力度。除此之外，外貿企業有必要強化對于相關部門的監督管理工作，能夠進一步起到促進企業整體內部控制的工作效率以及工作質量這兩個方面的重要作用。而建立一項完整的內部審計監督管理規章制度，可以增強內部控制工作的實效性，為其提供有效的保障。與此同時，要想充分發揮內部控制的工作職能，就需要從思想中樹立精準有效的主觀責任意識，對于外貿企業內部部門當中的每項職位和其所相對應的職責開展分級管理的工作模式。外貿企業需要嚴格地遵守不相容職位必須相互分離的標準和原則，舉例來說，在簽署合同以及審批合同的時候；對于需要的原材料進行采購和檢查的時候；以及確定收回賬款等一些業務活動的時候。

（四）在外貿企業中應用信息化管理方式

一般情況下，在外貿企業正式簽署合同之前，有必要對客戶的信用以及資產方面根據實際情況來開展全方位的調查，必須從多個方面對客戶經營狀況以及信用程度充分了解并且掌握。在進行簽署合同的過程中，對于合同當中一些細節以及條款需要重點的進行檢查和評估工作，確保里面沒有一些不合理的條款，保證結算方式是正規并且存在實效性的，能夠起到避免日后在進行交易的每一個環節當中發生漏洞以及疏忽的概率。另外，在雙方正式簽署完相關合作合同以后，進行內部控制的過程當中就應該交給以上我們所組成的相關部門，讓它們可以充分地發揮出自身所存在的職能作用。像一些需要出口的產品在進行生產和準備貨源的時候，就應該將交貨的正常期限當作一個基本條件以及依據，接著質量檢測部門需要對產品的總體質量進行重點監督以及管理工作，嚴格按照相關合同上的明確規定，對產品的每個方面進行嚴格的檢查，保證所產出的產品是能夠達到合格標準的。除此之外還需要關注的一點是，外貿企業除了加強內部當中不同部門的協調工作，還應重點強化海關監督、質檢部門、外匯管理部門這三個部門之間進行互相協調的合作性，這樣可以保證產品能夠順利地通關，完美落實收款結匯工作。

（五）加強對工作人員綜合素質的培養以及管理控制的力度

外貿企業如果想要更好地實現內部控制這個最終目標，就需要做好內部控制制度建立以及工作人員的綜合素養培訓這兩方面的工作，因為它們二者之間是相輔相成的，缺少了哪一個方面都沒有辦法單獨運行。所以，外貿企業首先應該從入門這個關口就做好把關工作，在選擇工作人員的時候就應該制定一個錄取標準，提前考慮那些德才兼備的優秀人才，然后在后期的工作當中定時組織工作人員來參加專業技術方面的培訓，提高工作人員綜合素養。其次需要加入競爭機制，構建優良的人力資源管理政策，然后選擇一些專業能力以及職業道德比較強的工作人員去執行這個領域的主要任務，從而確保能夠有一支高素質的人才隊伍來貫徹落實這項內部控制制度。再次促進部門之間的銜接工作，建立暢通、高效、有序、連貫的信息傳遞渠道，強化每一個部門在協作配合以及信息反饋這兩個方面的工作和能力。部門之間的配合協作和信息反饋工作，保證橫向和縱向的信息暢通。最后外貿企業需要不斷完善工作人員的晉升制度，為外貿企業當中的競爭人員一個平等的機會，給予他們一個晉升的空間，這樣的話在一定程度上可以調動工作人員們的主動性以及積極性，讓其發揮出潛在能力，促進外貿企業更好地增長整體經濟效益。

結語

由此可見，我國現存外貿企業在日常經營以及發展的過程當中都存在著一些環境比較復雜的情況，同時也肩負著巨大的經營、經濟壓力。根據以上分析可知，外貿企業有必要對自身在內部控制方面的工作進行不斷地強化和改變，才可以推進企業提升內部管理的整體工作效率，從根本上強化管理的工作質量。