淺析檔案管理存在問題及解決對策

李元慶

【摘要】檔案管理是衛健系統事業單位運營發展過程中，非常關鍵的一項工作內容，甚至也是衛健系統事業單位開展管理服務等多項活動的重要依據。嚴格按照標準要求開展檔案管理工作，能夠真實有效的反映出衛健系統事業單位管理服務水平。為了能夠進一步提升檔案管理質量，需要全面結合檔案管理要求，制定完善的內部和外部檔案管理方案，在保證衛健系統事業單位各項管理服務事業活動順利開展的同時，創造更多效益。

【關鍵詞】檔案管理;檔案信息;經濟效益;服務性工作

【引言】“檔案管理”主要就是對檔案實體、檔案信息進行管理，并且還會提供利用服務的各項業務工作總稱。在實際開展檔案管理工作期間，會涉及諸多內容，同時也包括檔案收集、整理、價值鑒定、保管、編目、統計、利用等多個步驟。我國檔案事業發展過程中，需要嚴格按照科學規范的管理要求做好各項工作，從而提供具有較強服務性的檔案信息服務。本文從檔案 管理工作現狀入手，展開闡述，針對如何及時有效解決檔案管理問題進行全面探討。

1檔案管理工作現狀

1.1 缺乏重視

在市場經濟環境不斷變化的狀況下，為了能夠提高衛健系統事業單位整體管理水平，就要在實際開展檔案管理這項工作中投入更多的時間和精力。對于檔案管理工作而言，即便其管理狀況符合要求，也無法直接產生經濟效益，進而有一些實際開展管理工作期間，就會忽視檔案管理工作，導致這項工作逐步向邊緣化方向轉變。此外，還要一些城市的事業單位在實際開展檔案管理工作期間，缺乏充足的人力、物力、財力資源，這樣不僅無法保障管理質量符合標準要求，也會產生檔案丟失和泄密等問題。

1.2管理方式落后

在我國法律法律體系不斷完善的背景下，衛健系統事業單位為了能夠提升檔案管理規范性，充分利用現有的人力資源，指派專人負責檔案管理工作;或是嚴格按照要求成立專業能力強、人員充足的檔案管理部門。在實際操作時，不具備詳細的檔案管理制度和管控標準，難以提升檔案管理工作水平。加之，還有一些事業單位在開展檔案管理工作過程中，深受自身經濟條件的限制，導致很多的檔案資料無法集中統一的進行管理，進而就會使檔案保存在業務部。通過對業務部的管理職責進行分析，可知該部門的工作人員不具備保存檔案的條件，甚至也不符合檔案管理“八項注意”事項。總之，一旦檔案管理方式具有落后性，就會給檔案管理工作帶來諸多安全隱患。

1.3職責劃分缺乏明確性

對衛健系統事業單位的檔案管理工作狀況進行調查，經過細致分析，可知有一部分單位的檔案管理人員并不是專職人員，這種類型的小問題是現階段衛健系統事業單位開展檔案管理工作時，普遍存在的問題。此外，還有一些衛健系統事業單位為了能夠節約人力和物力資源，會聘用較少數量的檔案管理人員，甚至這些工作人員還身兼數職，不僅要完成日常的檔案管理工作，也要積極參與各項業務活動。在有限的時間內開展多項工作，既會增加檔案管理人員的工作壓力，也會對檔案管理工作質量造成影響。

2解決檔案管理問題的重要方式

2.1內部對策

衛健系統事業單位在制定檔案管理問題內部解決對策期間，主要就是從自身出發，全面結合現階段存在和潛在的檔案管理問題，制定具有針對性的解決方式，在提升檔案管理工作效果的同時，充分利用衛健系統事業單位內部現有的各項資源。

一是更新管理理念。在數字信息技術被廣泛應用之后，傳統形勢下的手工檔案管理方式、單機數據管理模式，逐步暴露出多項不足。這就要及時更新檔案管理理念，構建“互聯網+檔案管理”新模式，在將檔案信息從最初的文字、數據、圖表等形式，轉變為機器可以識別的電子檔案之后，充分利用計算機進行統計和錄入，有助于減少檔案信息錯誤問題。不僅如此，“互聯網+檔案管理”新模式，也具備檔案信息共享、高速傳輸、及時查閱等功能，在適當加大資金投入量的同時，更好的將檔案管理工作與衛健系統事業單位發展目標進行結合，從而進一步推動衛健系統事業單位全面發展。

二是強化檔案管理人員服務意識。考慮到檔案管理人員責任意識、業務能力，會對檔案管理質量和效率造成直接影響，就要不斷強化檔案管理人員服務意識，如要求管理人員學習信息化檔案管理知識，細致分析檔案管理要求，在提升工作積極性的基礎上，為后續提升檔案管理工作水平貢獻力量。

三是完善檔案管理體系。保證實際開展的檔案管理工作，符合法律法規提出的硬性要求，維護衛健系統事業單位利益和合法權益，在不斷完善檔案管理體系之后，保證檔案資料具有連續性和安全性。

2.2外部對策

外部檔案管理對策，主要就是利用外部約束條件，嚴格監管檔案管理工作開展狀況，進而為后續衛健系統事業單位高效開展檔案管理工作提供有利的外部條件。

一是完善檔案管理法律法規。在現有的法律法規體系下，即便《企業檔案管理辦法》、《歸檔文件整理規則》，已經對檔案管理工作提出了明確的要求，但是并沒有細化文件編制。基于此，就要通過完善法律法規的方式，為檔案管理人員開展工作提供依據，創造更多的檔案服務效益。

二是加大信息技術保障力度。信息化檔案管理模式，是現階段高效開展檔案管理工作的一種重要方式，在實現數字化管理目標的基礎上，能夠簡化檔案管理流程，節省更多資源。企業購置充足的信息化設施，同時也要積極構建檔案數據庫，在收錄數字化檔案資料的同時，充分利用計算機對檔案信息進行收集和處理。

結束語：

總之，檔案管理工作與其他工作進行對比，具有較強的特殊性，如果想要提升檔案管理水平，就要全面結合衛健系統事業單位自身業務活動開展狀況，為檔案信息使用人員提供相應參考資料，防止產生檔案損毀和丟失問題。在細致和總結檔案管理工作不足之后，從多個角度出發，制定具有針對性的內部和外部解決方案，為后續檔案管理工作向高效化方向發展提供依據。

參考文獻：

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