論新形勢下檔案管理工作的規范化及電子化

臧林怡　張俊嶺

摘要：為解決新形勢下檔案管理工作的規范化及電子化，本文對新形勢下檔案管理規范化及電子化應用的必要性和存在的問題進行分析研究，提出了做好檔案的收集和整理、建立網絡檔案系統、建立檔案制度，完善規范化建設、增強工作素養等優化策略，以期為相關人員提供參考。

關鍵詞：新形勢;檔案管理;規范化;電子化

1.新形勢下檔案管理規范化及電子化應用的必要性

1.1優化檔案管理工作的質量

任何工作過程都有特定的工作方法，這也離不開相關人員和部門的協調。電子信息檔案管理平臺的建設，為各部門之間的信息資源共享和交流提供了更加便捷的工作環境，縮短了工作時間，大大提高了工作效率。電子信息化檔案管理平臺建立完成之后，大大提高了企業對檔案的利用率，節省了工作時間和工作成本。

1.2提高檔案檢索的效率

傳統的檔案管理工作依靠人工輸入、收集、處理的方式進行，并且在實際的工作中面臨著龐大的工作量，還需要工作人員進行分類、整理和收集工作，但是檔案管理人員的數量和精力都是十分有限的，大量的檔案得不到及時有效的處理，也就降低了檔案管理工作的效率，在檢索中出現了問題。檔案管理的時間比較長，十分消耗工作人員的精力，而檔案管理工作的規范化與信息化能夠有效彌補傳統檔案管理的不足，從而減少管理工作人員的工作量，更容易查閱和分析后期的檔案，降低檔案管理工作出錯的概率，檔案管理工作的制度化和電子化為檔案的管理帶來了便利性。

1.3實現檔案資源共享，充分滿足現代信息需求

傳統的檔案管理工作面臨著較大的工作量和較長的工作時間，而且工作的內容也十分繁瑣，基本上以人工的工作方式為主。同時，在傳統的工作模式中非常容易出現工作上的紕漏和問題，導致多年后信息無法查找的問題，檔案管理工作的有效性大打折扣。而利用電子信息化管理模式，通過使用軟件對于檔案進行分類管理，保證了檔案管理工作的時效性和準確性，在全面提升檔案管理質量方面發揮了作用，可以第一時間將檔案歸納到數據系統中，為查閱提供了更為便利的條件，避免滯后性問題的發生。

2.新形勢下檔案管理工作的規范化及電子化存在的問題

2.1缺乏相應的標準和規范

電子檔案管理的規范和標準是實現檔案信息化的重要保證，主要是在電子檔案的定義、移交、處理、儲存、安全保證、檢索、利用等方面進行更為細致的工作的規定。在當前的電子信息化檔案管理中，由于相應工作標準的缺乏，就使得在具體的工作中出現了工作業務流程不熟練、業務范圍不清晰的問題，出現了各種違反規定的現象，不利于電子信息化檔案管理工作的有效開展。

2.2檔案管理工作的維護有待加強

檔案管理的維護工作仍然需要加強，主要包括以下三個方面的問題：一是，檔案管理系統的維護周期長，在實際的使用過程中容易導致檔案管理系統的故障不斷升級，不利于軟硬件設備的更新換代工作;二是，檔案管理系統的維護工作并不夠深入和細致，尤其是在復雜化的工作背景之下，維護工作需要更加專業化、細致化、全面化，一旦發現工作方面的問題就需要及時處理，一些難以發現的問題如果常常被忽略也會產生一系列的問題，為后續工作留下隱患;三是，維護技術依然不夠先進，尤其是檔案管理的時間不長，并沒有實現高度的自動化，費時費力，效果并不明顯。

3.新形勢下檔案管理工作的規范化及電子化的優化策略

3.1做好檔案的收集和整理

檔案的收集與整理工作十分重要，傳統的紙質檔案管理工作在時間和空間方面要求比較高，限制也比較大，為了做好信息化檔案管理工作，就需要在實際的工作中做好規范化的檔案管理和收集工作，提升工作的邏輯性和系統性，方便檔案查閱。檔案往往有多個文件，而有些較舊的檔案中缺乏一定的編號，在后期的部門變動和發展中，容易出現會出現混淆和混亂的情況，無法更好地進行檔案的管理。為了檔案管理工作的規范化與電子化，就需要建立檔案分類管理的工作，科學地開展檔案分類，增強檔案管理工作的連續性。同時，需要建立其規范化的管理指標與制度，不斷的優化和完善檔案資料。

3.2加強硬件和軟件建設，建立網絡檔案系統

當前，科學技術日新月異，網絡化和信息化已經成為人們生活和工作中密不可分的一部分，檔案以更新的載體形式出現，這也對檔案的工作提出了更高的工作要求。但由于資金等方面的限制，檔案部門無法更新設備，也也給現代化技術的使用帶來了一定的困難。因此，需要目前的檔案管理工作不斷提升技術能力，構建更加信息化的服務模式，利用互聯網和大數據進行檔案的采集工作，也將原本的線下工作轉移至線上進行，提供接受遠程數字查詢的服務工作，根據對自己下載的資料等進行分析，減少時間和精力的投入，保證檔案的高效管理。檔案管理工作的規范化及電子化需要建立在軟件和硬件設施的基礎上，還需要在實際的工作中滿足各方面建設工作的需求，進行統一化的管理工作，促進網絡平臺的深入應用，建立起完善的共享信息系統，促進檔案管理工作的規范化及電子化的發展。

3.3切實推進數字信息資源庫建設

為了加強檔案管理工作的規范化與電子化建設，需要在以下幾個方面提升工作的能力，更好地實現檔案管理工作的規范化及電子化。第一，需要在本單位的歸檔工作中，增大數字化的管理力度，做好數據庫的分類工作;第二，對于沒有及時歸檔的文件，需要集中做好統一化的管理工作，根據檔案的類型進行掃描工作，根據相關的工作經驗進行判別;第三，提升檔案管理人員的工作能力，在不斷發展的過程中，檔案管理事業具有更高的工作要求和技術方面的挑戰，這就需要檔案管理工作者無論是科班出身還是半路出家，都需要提升個人的業務素質與能力，在原有知識的基礎上不斷提升自身的能力與素養，將現代化的檔案管理相關知識落實到位，更好地服務于檔案管理的相關工作。專業知識方面，需要工作人員在檔案管理理論、檔案編纂理論、檔案保護技術等方面進行深入的學習，還需要在專業技能如計算機應用技術、縮微攝影技術、光盤技術、復印復制技術等方面不斷操練，提升工作能力，從而使自身的素質能力和綜合能力都得到提升。除了進行理論和技能的學習之外，檔案管理工作人員之間也需要不斷探討，加強學習與交流，從而取長補短完成相關的工作，不斷發現檔案管理工作中出現的問題和不足，對檔案管理工作進行優化與提升。

3.4建立檔案制度，完善規范化建設

通過建立統一的客戶檔案管理機制，實行統一的工作標準，歸檔責任到人，明確各類業務數據歸檔的范圍、標準和期限，建立審計機制，確保客戶檔案的完整性、準確性、系統性和標準性。建立檔案管理信息系統，完善檔案集中管理電子系統運行機制，實現檔案電子化和標準化管理。同時可以減少紙質檔案磨損甚至丟失的可能性，有效保護紙質檔案的安全。

3.5提高專業性，增強工作素養

組建專業管理團隊，整合檔案管理力量，實現資源集中、優勢互補，落實檔案管理統一要求、標準和執行力度，提高客戶檔案集約化、規范化、規范化管理水平。統一檔案管理標準，深入研究營銷檔案管理規定，制定符合相關規定、工作實際和工作需要的客戶檔案工作標準和崗位規范，有效提高客戶檔案管理規范水平。加大檔案業務培訓力度，定期開展檔案管理人員培訓，加強業務人員交流，實現優勢互補。充分發揮團隊優勢，實現資源共享，提升業務能力和工作效率。加強檔案保密管理，加強檔案工作者保密教育，嚴格檔案使用權限管理，杜絕秘密丟失、泄露事件。

4.結語

檔案管理信息化已成為發展的必然趨勢，這也是各行各業對檔案管理工作的要求，只有在實際工作中提高電子信息檔案管理的質量和水平，才能發揮檔案的應用價值。檔案管理的電子化和標準化是大勢所趨，在信息化進程中占有重要地位。為切實做好檔案管理工作，需要從實際信息化標準建設的角度出發，提升信息處理工作的效率，實現檔案管理工作的規范化及電子化。

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作者簡介：臧林怡（1991.10-），女，漢族，河南泌陽，中級電力工程師，研究生，國家電網，研究方向 ：電力營銷服務。