從新手到總監，你差在哪里？

胡艷杰

初入職場，我們總會面臨各種困惑，有時候我們會思考：這個行業真的適合我嗎？為什么其他同事沒有我這樣的煩惱？我有這樣的困惑是正常的嗎？我該怎么讓自己盡快進入角色？我該怎么從職場小白進階到中層或者更高層？

《從新手到總監——行政管理者的職場進階日志》這本書不僅是初入職場行政小白的入門書，也是已經步入行政管理層者的進階書。本書作者胡郴龍、許燁為資深行政管理專家，他們將多年從事管理和培訓的經驗加入本書中，并且針對每一個知識點，給出了相應的案例，更加直觀地告訴讀者，應該如何處理問題。

這本書告訴我們，行政工作雖然門檻不高、事務雜，但初入職場的新人也不必為此感到失落或者迷茫，更不能以此為借口自暴自棄，我們要認識到，小事情做到極致，就是成功，做事情絕對不能好高騖遠，遇到問題，不焦慮，懂得調整心態，像羅伯特·凱根發明的四欄表一樣改變目標，想想正在做的與改變相反的行為、這些相反的行為背后的好處、這些好處成立的重大假設。只有做到這些，你才會慢慢從一個職場小白漸漸找到自身價值。書中有一句話說得很正確，即“行政進階的唯一途徑就是讓自己不斷地進化和成長”。是的，不僅是行政進階的唯一途徑是讓自己不斷進步和成長，各行各業都是不進步則退。當然，優秀的行政管理者還需要一種不怕苦、不怕累的“圣斗士”精神，而不僅僅是準時上下班，做完手里的工作就行。一個好的企業需要優秀的行政管理者，比如一個核心戰略崗位的高管，如果還要做各種瑣碎的具體業務，很可能兩頭都做不好，畢竟人的精力是有限的，像一些裙帶關系也需要行政管理者。就像書中說的：行政管理在企業運營過程中不可或缺;基于服務利潤鏈模型，員工滿意度是企業利潤的重要決定因素;行政工作可有效地助力企業文化與品牌傳播。客戶的滿意度最終在很大程度上是由員工的滿意度決定的，企業內部員工的滿意度和忠誠度決定了服務價值，而內部員工的滿意度大部分是由行政管理工作提供的，這些也足以說明了行政管理者的價值。

作為一個行政管理者我們要時刻清楚自己的責任與使命，也需要在知識、技能和能力上不斷提升，建立一個有業務伙伴、業務專家、共享服務中心的體系，更好地處理各個事情。書中提到需要構建合適的行政管理體系，我覺得這是必然的，一個合適的行政管理體系能促使團隊做成出最正確的決策，做到最好的管控，讓大家得到最好的服務，從而有工作滿足感，為公司創造更大的價值。

作為一名行政管理者，首先要學會建立合適的組織構架，做到與時俱進，提前解決各部門之間的矛盾與沖突。當前我國企業行政管理工作還是有一些缺陷的，許多中小型企業缺乏明確的分工及工作落實程序，行政管理工作也脫離實際，缺乏專業合適的管理人員與管理體系，也就導致了很多企業走向破產，因為這些企業并沒有從長遠的角度考慮問題，而許多大型企業，則都具有合適企業發展的行政體系，使得企業內的員工工作并不繁雜，各司其職，員工也能找到在企業中的滿足感。所以實行行政管理工作改革，不僅需要引進、培養專業的人才以提高工作效率，還需要根據公司情況建立一個有效且健全的企業管理體系，以進一步提高企業工作效率。比如2004年在香港創業板成功上市的交大銘泰（北京）信息技術公司，有人說這個企業總是在“變臉”，卻不知這是總裁何恩培廣泛聽取專業管理團隊的建議的結果。所以，有些情況下一個企業并不需要領導者絕頂聰明，而是需要他們做好一個交流者、溝通者。

一位管理學家曾說過：“知賢之近途，莫急于考功。”正如書中所說的羅馬不是一天建成的，行政信息化系統也不是突然之間變出來的。任何強大的系統背后都有相應的流程和邏輯在支撐，因此在實現信息化之前必須對行政業務的流程和標準進行全面梳理。不過在建立行政信息化系統時，我們需要做好規劃，聚焦重點，確保系統的實用性，而這一系列的規劃就是行政管理的工作產物。一個行政管理者不僅要時刻牢記自己的本分工作：流程制度化管理、會務外聯管理、文印資質管理、檔案資料管理、采購資產管理、后勤安保管理等。針對公司的各種費用開支，就要做好一個行政預算員，即可以先和財務確認今年的預算基準值，再和老板匯報下一年度的主要項目及支出，最后和關聯部門確認一下中間地帶的費用如何劃分承擔部門，了解公司人員數量情況、采購、內控預留機動費用，費用盡量結算清楚，做到賬目清晰，給出最合理的開支權限，為公司減少一些不必要的開支。書中這樣說道：“行政部門就像是一個成本中心，屬于花錢的部門。一旦外部經濟環境不好或是企業發展處于困境時，行政部門往往是最先感知的部門。”如何在行政管理者的措施中讓企業實現降本增效也是行政管理者的工作，我們要抓住矛盾，了解優秀經驗，從運營模式、資源配置、技術革新與引入、文化層面導入多方面一起優化改革，做到構筑行政采購與廉潔風險防控多道防線，實現資產的增值與保值，提高資產管理的效能和價值。

一個優秀的行政管理者或者團隊會帶領一個企業走向成功，他們不僅解決了企業的內憂，還會為企業提前控制好外患，從小事到大事，從微觀到宏觀，公司發展的每一步都缺少不了他們。如果你做到了這些，就意味著你已經從職場小白蛻變成了一個合格的行政管理者，因為你在脫變的過程中，你的思維已經升級，能力也得到了提升，也明白了行政管理工作的具體內容。就像一個班級里班主任就是那個行政管理者，既要安排好同學們的位置，又要設置班干部，同時也要慧眼識珠，讓優等生帶動落后生。從行政管理員變成更高層次的經理就是把這小事做到極致，擁有大局觀，擁有強大的組織協調能力。

從新手到總監，其實并沒有你想得那么難，就讓我們一起走進這本書，去感受和學習，不斷提升自己吧！