醫(yī)院人事檔案信息化管理路徑分析

李莉

◆摘? 要：醫(yī)院人事檔案管理對醫(yī)院人事管理以及醫(yī)院健康穩(wěn)定發(fā)展具有重要作用。醫(yī)院人事管理由于涉及人員眾多，并且相關(guān)工作檔案以及醫(yī)學(xué)職稱等信息繁雜，因此管理難度較大。但是隨著社會不斷發(fā)展進步，科技日新月異，為醫(yī)院人事檔案管理提供了信息化的方式。本文通過分析醫(yī)院人事檔案信息化管理的重要性以及路徑優(yōu)化對策，希望對提高醫(yī)院人事管理水平有所幫助。

◆關(guān)鍵詞：醫(yī)院;人事檔案;信息化管理

醫(yī)院人事檔案記錄醫(yī)院工作人員的工作表現(xiàn)、業(yè)務(wù)能力以及相關(guān)業(yè)績等，對于建設(shè)時間較長的醫(yī)院，其人事檔案信息量十分龐大，只有采取行之有效的管理方式，才能合理高效地配置醫(yī)院人力資源，使醫(yī)院發(fā)展更加長久、穩(wěn)定。

一、醫(yī)院人事檔案信息化管理的必要性

（一）提高信息管理的有效性

傳統(tǒng)信息管理中，需要對醫(yī)生與護士的從業(yè)執(zhí)照、學(xué)歷證書、獲獎證書等進行整理，檔案信息量較大，并且內(nèi)容眾多，致使檔案信息管理工作量增加，極易產(chǎn)生檔案丟失或信息損壞等問題。由于政府等相關(guān)部門還會對檔案信息進行定期審核，因此紙質(zhì)檔案與材料在移送時會產(chǎn)生諸多不便。但是通過使用計算機技術(shù)，進行人事檔案信息化管理，可極大程度上減少紙質(zhì)檔案與資料帶來的弊端，減輕相關(guān)人員工作量，并且提高其工作效率。不僅如此，對于需要及時查找的檔案信息或資料可直接通過計算機查看。

（二）為醫(yī)院選聘人才提供參考信息

對紙質(zhì)檔案進行收集與記錄，需要消耗大量人力與物力，若管理不仔細，極有可能導(dǎo)致檔案破損、丟失。但是借用互聯(lián)網(wǎng)與計算機技術(shù)，可實現(xiàn)檔案信息化管理，提高檔案管理效率。當(dāng)醫(yī)院聘用人才時，可以通過互聯(lián)網(wǎng)將所需人才資料快速調(diào)取出來，進而對求職人員基本信息進行了解，同時根據(jù)其工作經(jīng)歷、學(xué)歷以及獲獎情況等作出判斷與選擇。不僅如此，人員信息除可用于選聘外，還可用于分析內(nèi)部人員專業(yè)情況，有利于開展針對性的教育與培訓(xùn)活動。

（三）確保人員信息的真實性

隨著信息化時代到來，醫(yī)院工作效率也逐漸提高，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案不再適用現(xiàn)代化高效工作要求，因此，只有緊跟時代步伐，對其進行革新，才能從根本上提高工作效率。借助于計算機與互聯(lián)網(wǎng)，檔案儲存空間將不再受到限制，并且硬盤容量大，可儲存相當(dāng)多數(shù)量的數(shù)據(jù)信息，完美解決紙質(zhì)檔案與資料占用空間大的問題。不僅如此，紙質(zhì)檔案還會受到環(huán)境影響，如果空氣濕度與溫度等不符合其儲存標(biāo)準(zhǔn)，會使其老速度加快，并且易生蟲。由于醫(yī)院人員處于動態(tài)變化過程，因此需要及時進行資料的調(diào)整與補充，如果使用紙質(zhì)檔案，其更改步驟極為繁瑣，并且人工填寫也容易出現(xiàn)錯誤，甚至一些人員在利益驅(qū)使下篡改材料。但是采用信息化管理方式，可有效保障人員信息真實性。

二、醫(yī)院人事檔案信息化管理路徑

（一）健全檔案信息化管理體系

加強醫(yī)院人事檔案信息化管理的首要條件就是健全檔案信息化管理體系。醫(yī)院應(yīng)制定科學(xué)的信息管理工作規(guī)范，改變院內(nèi)主觀隨意的工作作風(fēng)。同時充分了解當(dāng)前人事檔案管理工作主要內(nèi)容，并在此基礎(chǔ)上建設(shè)行之有效的管理體系，明確工作步驟以及人員責(zé)任，對于失職人員需要追究其相關(guān)責(zé)任。不僅如此，還應(yīng)及時記錄檔案的調(diào)取與查看情況，確保檔案保密性與安全性。與此同時，還需要將查看檔案的時間與范圍進行詳細記錄，加強對檔案的管理與監(jiān)督工作，使醫(yī)院人員信息得到安全保障。

（二）完善檔案信息化管理的相關(guān)措施

相應(yīng)的硬件設(shè)備與基礎(chǔ)設(shè)施是促進醫(yī)院人事檔案信息化與現(xiàn)代化管理的前提條件。對于檔案信息化管理而言，需要配備完善的計算機管理系統(tǒng)以及相關(guān)軟件。不僅如此，當(dāng)設(shè)備投入使用之后，還應(yīng)對其進行定期檢查與維護，對于不合格機器應(yīng)及時進行更換，同時對軟件進行定期升級，進而使人事檔案信息化管理時效性得到保證。除此之外，還可指派管理人員去信息管理水平較高的醫(yī)院學(xué)習(xí)，借鑒其他優(yōu)秀管理制度與管理模式。

（三）完善檔案信息管理人員的教育與培訓(xùn)制度

由于諸多醫(yī)院檔案信息管理工作人員非專業(yè)人員，因此致使檔案管理工作效率較低。基于此，醫(yī)院在聘用管理人才時，需對其進行嚴(yán)格考核，優(yōu)先錄取經(jīng)驗豐富且熟練掌握計算機技術(shù)的人才。對于現(xiàn)有管理人員，應(yīng)開展定期考核，加強人員專業(yè)知識培訓(xùn)，提高其專業(yè)技能，同時加強思想政治教育，提高管理人員工作積極性與責(zé)任感，同時采取相應(yīng)考核制度，加強人員管理。

（四）提高檔案信息化管理的安全性

加強計算機系統(tǒng)的安全性是提升檔案信息化管理安全性的基礎(chǔ)，因此，只有加強計算機安全性，確保其不受黑客以及病毒等侵襲，才能保證數(shù)據(jù)存儲的安全性。提升計算機安全性還應(yīng)加強檔案管理人員的安全意識，使其充分認識到檔案信息的重要性以及檔案信息泄露會帶來的后果，進而促進其在工作中自覺加強對檔案信息的保護。不僅如此，檔案管理人員還應(yīng)對計算機安全性能進行定期檢查，尋找其中的風(fēng)險以及漏洞，并及時進行處理。

三、結(jié)束語

綜上所述，對醫(yī)院人事管理工作進行革新，需要相關(guān)人員充分認識到檔案管理的重要性，并根據(jù)當(dāng)前信息技術(shù)發(fā)展水平進行人事檔案信息化建設(shè)。信息化人事資料相較于紙質(zhì)檔案而言其信息管理有效性更高，可最大程度上確保人員信息真實性，并且還能夠為醫(yī)院人才選用提供參考。因此，針對目前管理過程中存在的問題，應(yīng)建立健全檔案信息化管理體系，完善配套設(shè)施建設(shè)，并制定管理人員的教育與培訓(xùn)制度，提高檔案信息化管理安全性與時效性。只有這樣才提高醫(yī)院檔案管理水平與人員管理水平，促使其發(fā)展健康、穩(wěn)定。

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