醫院人事檔案信息標準化管理策略解讀

李莉

◆摘? 要：人事檔案是個人學歷、經歷、社會關系、思想品德、業務能力、工作狀況和獎罰等方面的原始記錄，醫院人事檔案管理是將人事檔案進行收集、整理、保管、鑒定和提供利用的活動。如今在新的社會形勢下，為保證醫院隊伍建設，醫院人事檔案管理應該進行更加標準化管理，便于提高人力資源管理工作效率。

◆關鍵詞：醫院;人事檔案;標準化;管理

隨著醫療改革逐漸深入，從事醫護工作的人員逐漸增多，人事檔案大量增加，對檔案管理工作要求更高，但現在醫院檔案管理人員的工作還存在很多問題，不能對檔案信息進行標準化管理，對醫院的人才管理和人才開發產生很大影響，只有解決這些問題，才能更好建設醫院的醫療隊伍。

一、醫院人事檔案特點

（一）補充性

為選拔出醫院專業醫護人員，醫院人力資源管理處需要根據個人檔案進行初步挑選，但個人檔案的資料是隨著人的年齡和經歷逐漸增多的，所以個人檔案需要隨時進行補充。

（二）緊密性

檔案包含個人所有信息，根據我國隱私保護法規定，個人信息屬于個人隱私，應該進行保密，管理人員不可以隨意泄露他人隱私。

（三）獨立性

檔案管理記錄個人能力等信息，不應該和其他人的檔案放在一起混亂管理，需要獨立存放，為尋找某人檔案時提供便利，方便人力資源管理部門快速了解某人的個人信息。

（四）真實性

真實反映個人信息是建立人事檔案的目的，正常情況下，檔案上禁止出現虛假信息和損壞情況。

（五）流動性

當醫護人員變換工作單位時，人事檔案需要跟隨主人到達新的工作單位，方便人力資源及時掌握醫護人員的詳細資料，安排合適崗位。

二、醫院人事檔案管理現狀

我國醫院更加重視醫療質量和服務質量，缺乏人事檔案管理意識，沒有制定完善的管理制度，且管理人員專業素質不足，使檔案管理人員工作不積極，檔案不能進行標準化管理，導致檔案受損等問題。而且醫院各部門分開管理，缺少溝通，導致數據分散，出現同人不同信息的狀況，加大人力資源管理難題。

三、加強醫院人事檔案信息標準化管理措施

（一）重視檔案管理

醫院管理層應該明白檔案管理是醫院建設的重要組成部分，正確認識檔案管理工作的重要性，定期宣傳檔案管理標準化管理的優勢，并對檔案管理人員進行培訓，讓管理人員的技能得到提升，同時提高檔案管理的工作效率。

（二）完善制度

完善檔案管理制度的目的是保守檔案的機密性，維護人事檔案的完整性，便于使用檔案資料。

完善檔案管理制度是對人事檔案進行標準化管理的關鍵，完善檔案管理制度可以從材料歸檔制度、專遞制度、檢查核對制度、保衛保密制度、統計制度五個方面開始進行。

（三）提高管理人員素質

醫院應該建立高素質、高能力的檔案管理部門，才能促進檔案標準化管理。

醫院應對管理檔案的人員提供學習機會，令工作人員的基礎知識隨社會發展持續提高，在人員任用方面，首先要求檔案管理人員需要有正確的三觀、高尚的品格、強大的責任感，做到不泄露、安全保存的工作目標;其次要求檔案管理人員可以在工作中可以調節自身狀態，熱情、高效地完成管理工作;

（四）加強保管工作

在檔案管理工作過程中，應對檔案進行標準化保管，主要表現在：

1.檔案有序存放，可以為使用人員提供便利，減少發生與他人檔案混淆等問題，確保工作效率。

2.加強檢查工作，要求保存環境保持干燥通風，防止檔案受潮發霉;在發生被盜、火災水災等突發事件后，要及時對檔案進行檢查;檔案被外借和歸還時，否要對檔案進行檢查，確定檔案完整性;在部分檔案發生蟲蛀和發霉時，要對其他檔案進行全面檢查，減少檔案受損情況。

（五）加強部門溝通

人事檔案包括的個人資料雜亂繁多，管理員需要和科研部門、考勤管理部門等各個部門加強溝通，才能及時更新個人情況，為部門負責人可以及時了解下屬科員信息，建議建立網絡信息庫，設置好各部門管理者權限，可以標準化管理工作人員信息，提高各部門的工作效率。

四、加強醫院人事檔案信息標準化的意義

可以使醫院可以全面掌握所有員工信息，根據員工特點和擅長領域合理分配工作部門，可以提高醫院的工作效率，發揮員工的最大價值。

在人才挑選、人才任用和職位晉升方面，為醫院提供可靠依據，醫院可以通過了解員工檔案制定合理薪資，并為員工制定培養方向。

五、結束語

對醫院檔案進行標準化管理可以促進人力資源有效利用，本文首先闡述了醫院人事檔案的特點，其次提出加強醫院人事檔案信息標準化管理措施，希望可以通過重視檔案管理、加強保管工作等措施提高醫院的工作效率，更好服務于民。

參考文獻

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