高校人事檔案的價值及風險管理策略

謝慧婷

摘? 要：本文簡要闡述了高校人事檔案價值：憑證法律價值、學術能力參考價值、社會價值、反映高校教職工成長過程、評價教職工工作能力、保存科研資料等;提出了高校人事檔案風險管理措施：風險識別、風險防范等，以此構建安全化高校人事檔案管理體系，展現高校人事檔案應用價值，提升高校人事檔案風險防護能力，為高校人事管理助力。

關鍵詞：檔案收集;科研資料;人事檔案;風險管理;風險識別

Abstract： This article briefly describes the value of university personnel files： the legal value of vouchers， academic ability reference value， social value， reflecting the growth process of faculty and staff in universities， evaluating faculty and staff work ability， preservation of scientific research data， etc.; puts forward the risk management measures of university personnel files： Risk identification， risk prevention， etc.， in order to build a secure university personnel file management system， show the application value of university personnel files， enhance the risk protection capability of university personnel files， and assist in university personnel management.

Keywords： Archive collection; Scientific research materials; Personnel archives; Risk management; Risk identification

1 高校人事檔案的內涵及其價值

人事檔案資料，生成于人事活動中，在高校組織審查后給予認可，檔案中所記錄的內容，能夠反映所記錄人員的才能，分別從文檔、音頻、影像、圖片等形式，形成檔案資料。

高校人事檔案具有較高的憑證價值，此種價值具有一定法律效用，在社會組織中能夠形成現實效用。高校人事檔案在形成期間，含有較為豐富的內容，比如高校管理人員對基層職工實施工作考核、績效評價時，所獲得的多項內容檔案資料。在組織多方管理人士給予認可的過程中，對記錄人員的成長經歷、工作能力、思想品質予以客觀記錄。[1]以高校人事檔案內容組成方面觀之，高校人事檔案包括被記錄人員的檔案資料。

現階段，高校人事檔案資料，應開展有效的管理工作，加強風險問題防護，提升檔案管理有效性，挖掘檔案資料的內在價值，展現檔案管理工作的重要意義。

第一，真實反映高校教職工成長過程。高校教師職工的個人檔案中，從教師任職完成檔案建設，記錄了教師任職后的工作情況，是各類原始數據的生成資料。在教職工教學期間，針對教師教學業績、教師個人技能成長等信息，均以檔案形式記載在教職工個人檔案中，作為教師教學能力的合法憑證。人才作為高校人事管理的關鍵條件，在人才選用期間，可結合人事檔案信息，完成對應人才的選擇，為高校合作單位增加原動力。以社會視角觀之，在人事檔案查閱期間，能夠從中獲取人才成長的過程，為人才資源開發建設提供參考依據，有助于提升社會生產力。

第二，有助于客觀評價教職工工作能力。高校教職工個人檔案信息，包括個人教學考核、階段性教學獎懲、崗位聘任、學生考核成績等資料，含有一定數量的教職工教學信息，為評價教師教學能力的關鍵因素。

第三，有助于作為干部選用憑據。人事檔案信息作為教職工開展教學科研活動的記載性內容。科研活動所記載的內容，包括科研活動的實施過程、科研研究參與人員、科研工作的進展程度、科研項目的研究數據等，為后續相關科研活動提供科研指引，作為極具典藏的科研檔案。[2]

高校教師含有多元化人事檔案信息，包括教師的教學履歷、基礎信息、教學經歷、教學考核、教學評價等，此類信息能夠從各個視角，展現教師工作能力，為高校人事選拔、干部聘用提供參考依據。在高校內部開展優秀職工、骨干隊伍建設時，或者是為合作企業推薦優秀畢業生，應保障人才選拔、學生推薦的合理性。

在人才管理期間，借助人事檔案信息，展現選拔人才的客觀性，便利企業把握學生的學習能力，具有公正性、檔案內容的全面性，能夠客觀反映每名人才的學術表現。在人事檔案信息中，能夠綜合反映被記錄人的學術成長過程，把握其學習能力，可結合人才的實際情況，為其調整適合人才發展的崗位。

2 高校人事檔案風險管理識別

風險預防工作，在一定程度上減少了風險因素對高校人事檔案產生的威脅，并不能有效消除風險問題。因此，高校檔案管理人員，應結合檔案管理的安全性需求，借助信息技術開展風險因素監控管理工作。

2.1 檔案收集期間的風險識別。在檔案收集期間，應有序規劃檔案收集項目，制定檔案管理標準，創建檔案管理小組，有序落實高校人事檔案管理工作。檔案收集工作，應作為檔案管理集中解決的事項。檔案管理如若工作執行不順利，將會產生檔案收集風險問題。

高校人事檔案信息，在收集期間，應保障檔案信息的真實性、完整性、實效性等。然而，在實際檔案管理期間，受限于檔案管理的客觀因素，工作人員應在遵守檔案標準化管理制度時，以更為主動的管理心態，提升檔案收集的完善性。

2.2 檔案整理期間的風險識別。高校人事檔案信息的真實性，應作為檔案風險管理實施的關鍵。因此，在開展檔案信息真實性鑒別工作時，應建設較為完善的檔案鑒別流程，詳細闡述檔案鑒別方法，提升鑒別結果的規范性，保持鑒別人員的工作嚴謹性，保障高校人事檔案管理的有效性。[3]

2.3 檔案保存期間的風險識別。檔案保存工作在保障資料信息實效性的同時，應加強信息技術的使用，盡可能地減少人為因素干擾問題，保障檔案信息處于同步更新狀態。

高校在實施人事檔案工作時，可在高校管理系統中完成檔案信息程序的添加。配置檔案借閱制度，以信息技術為管理平臺，完整保存借閱時間、借閱方式、借閱人、借閱影像、歸還日期等。針對所歸還的檔案，應完成檔案信息資料的完整性檢查，如若是電子檔案借閱，則無需開展檔案資料檢查。電子檔案資料在借閱期間，在借閱界面不宜設計編輯權限，以此保障檔案信息保存的有效性，減少用戶閱覽產生的信息篡改問題。

2.4 檔案流動期間的風險識別。檔案流動存在的風險因素為：資料丟失、資料部分內容丟失等。此類風險問題將會直接降低高校人事檔案管理工作的有序性，甚至會引起檔案數據庫發生篡改，產生無法預估的檔案信息損失。因此，在檔案資源流動期間，應加強風險識別，以期提升檔案資料的安全性，減少高校人事檔案信息損失。

3 高校人事檔案風險管理措施

風險預防措施具體表現為：風險回避、風險轉移、風險控制、風險應對。在高校人事檔案管理工作中，管理人員應結合風險級別，完成管理工作。針對中等風險問題，應分別從風險回避、轉移、控制三個視角，開展風險管理工作，以此降低檔案資料的風險級別。針對高等風險因素，則應綜合使用四種風險防范措施，以此提升檔案風險管理工作的有效性，防止風險問題發展，保障檔案資料安全性。

3.1 注重高校人事檔案的風險預防。制定學生個人檔案風險管理計劃，在學生入學時，為學生構建基本信息檔案，基本信息包括學生高考各科學生、學生報考專業、學生家庭情況等，此階段的風險管理問題在于學生成績真實性、虛假身份問題。

在學生學習階段，分別從技能實踐、理論掌握、課外活動、日常生活，逐一完成學生信息采集。校園內開展智能技術管理形式，讓學生在機房、餐飲、自習室、上課、寢室等區域進出時，完成校園卡驗證。理論掌握與技能實踐以專業教師評分為依據，此階段的管理風險問題在于學生校園卡盜取、學生替考等問題，應加強學生身份驗證，校園卡驗證可采取指紋、刷臉等形式，以此提升驗證的智能性，減少檔案信息不真實的可能性。

在學生實習階段，應完成學生成績檔案資料推薦，獲取學生實習單位信息，學生實習檔案以學生實習總結報告為最終參考。此階段存在的風險問題為學生虛假實習、實際總結報告不符合實際，降低了學生實習活動實施價值。

3.2 注重高校人事檔案的風險控制。在開展學生個人檔案管理工作時嚴格依據檔案風險管理計劃開展檔案管理工作，應對學生身份信息真實性，加以信息查驗，通過學生基礎信息與學生高考準考證信息進行比對，同時完成學生高中以前檔案信息的調取，以此減少替名報到問題發生，維護檔案信息的真實性，減少高校管理風險問題。應對學生替考、考試作弊等問題，應加強考場紀律管理，維護高校教學的威嚴性，保持學生學習考核成績的客觀性，為學生就業提供有價值的學生檔案信息。

此階段風險管理執行時，應加強企業合作，定期讓學生開展階段性工作總結，促使學生融合實習崗位，保障學生實習檔案真實性。

4 結語

綜上所述，高校人事檔案信息具有多重價值，能夠反映高校教職工的教學能力，記錄教職工教學期間的研究成果等。

針對高校人事檔案信息，應開展有序的風險管理工作，以此減少人事檔案信息丟失、人事檔案信息不完整等問題，最大程度地完成檔案資料整合工作，發揮人事檔案工作的積極作用。高校檔案管理人員可制訂檔案管理計劃，以此加強風險問題處理。以檔案管理計劃為基礎，加強風險管理工作執行，保障風險因素在萌發時被高效消除，以此提升風險管理工作的實效性。針對風險管理結果，開展有序的質檢工作，以此保障檔案資料安全性。同時結合風險因素的發生概率，有效化解風險問題。結合反饋內容開展理論、實踐等活動的驗證，以此有效規避不利因素，完善風險管理體系。[4]

參考文獻：

[1]胡春玲.高校干部人事檔案專項審核中的問題及解決途徑分析[J].今日財富，2021（02）：192-193.

[2]農冬梅，林佳音，隆金橋.新時代下地方高校人事檔案優化管理探析[J].傳媒論壇，2020，3（24）：115-116.

[3]楊立.試論高校人事檔案的精細化管理策略[J].蘭臺內外，2020（35）：36-38.

[4]邵彬.加強高校人事檔案管理的價值和改進策略[J].中華少年，2017（09）：311.

（作者單位：南京工業職業技術大學 來稿日期：2021-06-20）