大數據背景下機關事業單位人事檔案管理面臨的危機與契機

唐克剛

◆摘? 要：近年來，科技的進步和時代的發展為我國機關事業單位的創新改革帶來重大機遇，機關事業單位的人事檔案管理改革升級勢在必行，鑒于此，本文將著重分析機關事業單位人事檔案管理在大數據背景下所面臨的危機和契機，并提出具體優化策略，旨在提高機關事業單位人事檔案管理水平。

◆關鍵詞：大數據;機關事業單位;人事檔案

人事檔案管理對于新時期機關事業單位發展有著重要影響，隨著大數據時代的到來，人事檔案管理務必要有所改革和創新才能夠突破傳統發展模式。但是，大數據時代下，對于機關事業單位人事檔案管理所帶來的機遇和挑戰并存，如何抓住機遇應對挑戰仍然是亟待解決的重要問題。

一、機關事業單位人事檔案管理創新價值分析

區別于其它單位，機關事業單位自身的特殊性，促使機關事業單位內部人事檔案管理務必要有所優化和改革，才能夠更好地提高機關事業單位的綜合管理效率，在大數據時代下，促使機關事業單位的改革不斷深入，人事檔案工作也務必要系統化和完善化。但目前我國機關事業單位人事檔案管理仍然會存在不夠成熟的地方，主要體現在工作效率相對較低，檔案提取速度相對緩慢，無法更好地滿足機關事業單位高效管理的需求，因此，在大數據時代下，加強機關事業單位人事檔案管理水平，有利于提高機關事業單位的處理效率，并提升單位內部的創新決策，基于這一方面的考慮，機關事業單位更是需要順應改革的潮流，加強對于人事檔案管理工作的創新和改革力度，基于管理制度和方式上都要做出適當的改變。

二、機關事業單位人事檔案管理機遇和挑戰分析

1.機遇分析

第一點是信息技術的高速發展，21世紀是信息技術高速發展的時代，也為人事檔案管理的創新和改革帶來了更大的機遇，機關事業單位網絡化建設和科學技術水平的不斷完善，促使人事檔案管理有著更多發展和拓展的空間，主要體現在儲存方式檔案提取和管理模式上優化和創新。目前，我國越來越多的機關事業單位開始著手建立網絡平臺，而網絡平臺也會為人事檔案管理提供更加專業和高效的服務。除此之外，網絡化建設也促使人事檔案管理自動化水平在數據收集儲存和調取方面變得更加便捷。第二點是機關事業單位的環境改革更加理想，事業單位改革的持續和深入，或進一步調動其人事制度方面的改革，傳統意義上的金飯碗最終會退出歷史的舞臺，在大數據時代下，員工都會有個人的檔案，而檔案也會隨著人員的變動和隨時產生變化。機關事業單位內部工作人員的崗位變動更加靈活，也更有利于自身的職業生涯規劃。

2.挑戰分析

第一點是對國內技術的挑戰，大數據背景下，對于機關事業單位人事檔案管理的技術要求有著一定的考驗，一些相對偏遠地區機關事業單位內部人事檔案管理仍然采用傳統手工的管理方式，也無法更好地適應機關事業單位高速發展的需求。另一方面，仍有許多機關事業單位內部的人事檔案管理的安全技術有待增強，為了避免檔案竊取丟失等情況，需要保證相關從業人員專業水平的提升，還要確保機關事業單位所引進的相關人事檔案管理技術能夠不斷改進。第二點是對于服務職能的挑戰，對于數字化管理而言，要求管理人員能夠配合使用數字化自動化等一些程度較高的管理基礎，在工作中的各個環節可以高效完成，也有利于充分發揮出機關事業單位人事檔案管理服務職能，更能夠提升及檔案管理的宣傳效果。而服務職能若是一直未能得到有效的改善，在大數據背景下，機關事業單位內部人事檔案管理的相關工作人員的業務能力則無法更好地滿足其他工序的要求，因此，這也是機關事業單位人事檔案管理所帶來的又一挑戰，需要有所改進和完善。

三、大數據時代下機關事業單位人事檔案管理優化策略

1.提高檔案管理安全水平

提高檔案管理安全水平是大數據時代下機關事業單位人事檔案管理的優化策略之一。通過上述分析得知一些偏遠地區機關事業單位內部人事檔案管理仍然采用人工手動管理方式為主。缺少信息化技術的應用，會造成部分檔案出現丟失竊取等情況。針對這一情況更是需要從提升檔案管理安全水平方面入手。由于計算機網絡的發展無形中也加大了檔案管理的高風險性。因此，確保檔案管理工作的安全性則十分重要，目前大數據時代下大量數據均可以在一個較小的內存卡中保存完成。其最大的優勢是方便快捷。但是，如果內存卡丟失會損壞以及電腦病毒入侵等等仍然會帶來一定的危險。因此，檔案管理相關工作人員更是需要加強對于數據的備份和保護的力度，還有時刻注意意數據保存。規避可能出現數據丟失等一系列問題，還有引進先進的信息技術，例如，加強防火墻技術水平或是開啟密鑰，使得人事檔案管理中的相關重要文件可以得到多層加密和備份保護，也能夠保證內部的機密文件得到很好的保密。

2.加大機關事業單位檔案管理信息化建設力度

加大機關事業單位檔案管理信息化建設力度是大數據背景下，機關事業單位人事檔案管理優化策略之一，為了更好地貫徹落實機關事業單位內部檔案信息化建設管理效果，則務必要轉變，以往檔案管理中存在錯誤的認知，還要提高對于檔案管理信息化建設的重視程度，引進先進的信息技術，加大資金的投入，并培養相關具有高水平高能力的現代化機關事業單位人事檔案管理技能型人才，促使更多工作人員能夠加強對于信息化建設的了解，并以更大的能力和責任去投入檔案管理工作中。還要在機關事業單位內部形成良好的檔案管理信息化建設范圍。引進先進的信息技術例如完善數據庫技術水平。讓檔案管理工作能夠處于更加安全先進高效的范圍中。而針對目前我國許多機關事業單位內部檔案管理人員結構面臨老齡化多、中間人少這一局面，也需要引入新鮮的血液優化檔案管理人員結構。引進更多具有專業素質和業務能力的高素質人才來到機關事業單位進行人事檔案管理工作。確保機關事業單位檔案管理信息化建設水平能夠得到不斷的提升。

四、結論

總而言之，在大數據背景下，機關事業單位人事檔案管理的優化和升級勢在必行，為了更好地抓住機遇，應對挑戰，則務必要加大機關事業單位檔案管理信息化建設力度，構建科學完善的人事檔案管理機制，并切實提高檔案管理的安全水平，促使人事檔案管理工作能夠更好地滿足機關事業單位規范化建設的需求。

參考文獻

[1]劉毅.數字時代檔案工作面臨的危機[C].天津市檔案學會;河北省檔案學會;北京市檔案學會.天津市檔案學會;河北省檔案學會;北京市檔案學會，2016.