業財融合下出版ERP信息管理系統建設策略

姚云 云南教育出版社

引言

隨著出版行業體制改革的深入推進和市場經濟多元化的不斷發展，我國的出版行業正經歷著逐漸從以編輯加工為主體向全面進行圖書策劃、生產、營銷以及數字化出版的現代化企業轉變，而這種轉變迫使出版企業通過業財融合來提高管理效率，促進企業價值最大化。但是出版行業是一個信息量大、智力勞動密集、工作流程復雜的行業，而且研發出版ERP管理信息系統較其他行業，如制造、金融等起步較晚，用于出版行業的ERP信息管理系統軟件相對較少。但近幾年，全國大量的出版企業正在建立健全ERP信息管理系統，推動業務和財務之間真正的融合。

一、出版企業業財融合現存的問題

什么是業財融合？業財融合就是企業通過業、財一體化的平臺采集數據信息，共享數據信息，整合業務流程和財務管理流程，融合業務和會計處理，實現對企業生產經營狀況全面管理的過程。那么目前出版企業實現業財融合現存的問題是：

第一，財務與業務之間數據相對獨立。現實中，不少出版企業管理業務部門大多隨著業務需要分散采購各種應用軟件，編輯、印制、發行、財務都是各自使用自己的系統，造成彼此都無法溝通和共享數據信息。同時編輯、印制、發行數據無法傳遞到財務，大量基礎信息要靠財務人員依靠紙質單據重復錄入到財務軟件系統中，各部門的信息報告很難連貫和銜接，報出的數據很難有一致性，而且出現差錯時都是各執一詞，無法查清緣由。建立一個全面的動態財務信息系統，將財務管理信息的脈絡延伸到各個管理領域中去，實現出版企業內部財務和業務數據統一和數據共享的業財融合，對出版企業來說已是迫在眉睫的重要問題。

第二，業務流程與財務管理流程存在相悖。當今的出版企業面臨越來越激烈的市場競爭，開始采用多品種、小印量的經營策略。目前我國圖書品種數量的增長速度要高于圖書總印數的增長速度。而企業管理層以及業務部門由于缺乏相關財務知識，熟悉財務規定，在流程上圖省事，缺少報批、比選、合同簽訂等程序，沒有嚴格按照財務管理流程進行。而財務人員也沒能有機會到各個業務部門學習業務流程，不能對業務流程做到及時改進。

第三，出版行業財務與業務一體化平臺信息軟件研發起步較晚，成熟的較少。與其他行業相比，出版行業有其獨特的地方，生產經營整套流程要經過編、印、發三個環節，而編、印環節所帶來的成本金額在出版物完工之前具有難以可靠計量的特點，再加上出版物要分版次、印次和期次等特定屬性，這些行業特點導致我國出版行業ERP信息管理系統軟件開發起步較晚，從2003年開始才陸續有專門從事出版行業軟件開發的公司。調查數據表明，在前期，部分出版企業購買通用軟件產品，這些產品兼容性普遍較差，有部分單位購買了專用軟件但由于沒有后續的專業服務跟進，這些企業已停止使用，導致這些出版企業遭受損失。同時多品種的成本核算復雜性也造成通用的ERP管理信息系統不適合出版行業。從目前現狀來看，出版信息管理系統軟件有平章科技、用友軟件、云因信息、和佳軟件等技術提供商，這些技術提供商已與我國多家出版社進行了合作，但在實施過程中也是邊開發邊建設。近幾年，出版行業ERP信息管理系統軟件應用速度迅速提升，但可用的成熟的ERP信息化軟件也只有一兩個。

第四，缺乏既懂信息技術又懂出版和財務專業知識的復合型人才。目前，出版企業職工的信息化素質相比以前已經有了相當程度的提升，出版企業的信息化人才需求量正在增強。但是既熟悉出版業務，又掌握財務知識以及具有信息技術的復合型人才非常匱乏。而ERP信息管理系統在不斷應用中，也因設計上的缺陷不能滿足財務核算的要求，需要內部的復合型人才不斷地與開發商溝通、維護，才能真正解決出版行業所存在的問題，達到良好的運行效果。

二、出版ERP管理信息系統建設策略

ERP出版管理信息化建設不僅是對一項新的技術手段的應用，實際上它是用一種全新的、先進的業財融合管理理念，一種全新的機制，一種全新的企業文化來改變以前的管理模式，是一種管理模式的變革。那么如何取得ERP出版管理信息系統建設成效呢？本文結合自己的工作經驗，將個人見解闡述如下。

（一）業務流程和財務信息實現高度融合是ERP出版管理信息化建設的核心，要注重有效銜接

出版企業作為從事圖書生產的企業，ERP系統實施圍繞著編務、出版、發行、財務四個重要的環節，對出版社的信息流、物流、資金流進行控制，提高以編、印、發業務為核心的編輯選題管理、生產過程管理、發行管理、庫存管理和財務管理的集約性和可控性，實現編輯、出版、發行、財務的信息流、物流和資金流的統一管理，可見財務管理信息系統處于ERP系統的核心地位。

然而，由于財務管理系統是ERP系統的最后“一站”，有的出版企業認為ERP系統建設是財務部門的事情，對上面“幾站”的工作就疏于管理，等到財務管理系統結束，發現好多數據出錯時，再來調整，相當麻煩，造成延遲報出相關的財務信息。對此，財務部門也感到很為難，不停地與業務部門反饋和協調。在ERP系統中，財務數據直接產生于業務部門，事實上更多的信息來源于非財務的職能部門，業務活動的數據應由相應的業務部門直接采集輸入完成。如：選題的建立是由總編室根據審批過的選題進行立項，然后錄入到系統中；每本圖書稿費支出金額和對象由相關的編輯部門采集后，對應圖書編號錄入到系統中；每本圖書印工費用支出也是由出版部門計算確認后，對應圖書編號錄入到系統中。各個部門通過系統采編的數據傳遞到財務管理系統中，真正形成了信息流。每個部門是信息流上的一個環節，如果某環節未按照既定流程規則操作，那么信息流一路流到財務信息輸出就是錯誤的，所以每個業務部門要注重與財務部門信息的有效銜接，必須依靠統一的系統數據，按既定流程規定去運作。否則，財務人員無法對出版社內部進行有效的管理，不能準確、及時地獲知各部門、各項目的收入費用收支情況。

還有大部分出版企業正在數字化轉型，要用數字化思維重新梳理財務管理和業務流程，財務管理中業務流程的梳理和設計要放在企業生產經營綜合管理的大流程中去考慮，重點要考慮財務與編、印、發流程的銜接，形成業務流程與財務管理流程、會計處理相互嵌入的一體化（如合同簽訂與合同款項支付、款項審批與報銷付款、圖書發行與收入成本結算等），從業務流程和財務信息實現高度融合。

（二）改變思想觀念，統一認識，從上至下強力推進

ERP出版管理信息系統建設是一項十分復雜、難度很大的系統工程。其實施難度不僅在于技術繁瑣、操作復雜，更在于ERP系統建設對于傳統企業管理來說，是一場深刻的變革，要求人們的管理理念、管理方式、管理程序都要隨之發生較大的改變，由此給建設ERP所帶來的阻力和難度是相當大的。出版社雖然正在向現代化企業轉變成為真正意義上的市場主體，但管理思想還沒有擺脫“人治”管理、經驗式管理、粗放化管理和隨意性管理的窠臼，出版企業內部對ERP建設就有不同的認識，有的支持，有的反對，有的懷疑，主動參與配合意識不強。因此，如果思想觀念不改變，認識不統一，建設ERP必然會遇到較多的阻力。要保證這項建設順利推進，出版企業各個部門、所有員工就必須改變思想觀念，統一認識，通過反復深入的宣傳和引導，從最高領導層至下強力推進ERP系統的建設。

（三）提高出版行業人員素質和操作能力，把ERP建設到位提升業財融合的效果

由于ERP系統是全流程設計，比較復雜，不容易理解，其實施對人員素質的要求也很高，主要體現在三個方面：專業強、肯學習、強烈的責任心。ERP建設必須通過靈活多樣的形式和手段，提高人員素質。

（1）要對各個層面的人員進行信息技術和軟硬件操作的培訓。可以在項目論證和立項以前，請軟件公司專家為系統內各級領導干部進行信息及網絡知識講座，目的是使他們了解信息技術的基本知識和最新發展狀況，搞清信息技術到底能為出版工作做什么，便于他們決策；然后在系統投入試運行之前，對各類系統使用人員進行ERP流程以及具體崗位的演示操作的培訓，使他們能夠熟練掌握與自己業務相關的操作。

（2）對財務人員單獨培訓。財務人員是財務管理系統的核心人物，財務人員的素質直接影響ERP建設和業財融合的最終效果。

（3）建立部門ERP信息聯系員。由系統開發商專門對信息員進行培訓，使其率先掌握ERP系統設計思路和操作技能。信息員作為本部門實施ERP的“老師”，要認真貫徹ERP建設的意圖和要求，對優化完善系統建設提出具體意見和措施，及時處理實施中遇到的技術和出版專業相結合的流程難題，對本部門的所有員工進行理念教育和操作指導，通過實際操作示范，手把手教學，使每個員工都達到懂原理，會操作，最大限度地減少由于員工不會操作而影響工作的問題。

三、財務與業務人員做到深入互動和交流

在出版企業發行、出版、財務是業務量最大、數據積累最多的部門，因此一般會確定以發行軟件、出版軟件和財務軟件的基礎數據為新ERP系統的基礎數據，但因ERP系統對基礎數據的完整性、準確性要求較高，因此數據準備階段需要安排專人對原有數據進行對比、核實、落實，在轉移財務運行數據之前還需要消除相互間的數據不符，完成發行與財務基礎數據以及實物的匹配。這一步非常關鍵，也非常繁瑣。這就要求財務人員敢于離開財務“位置”，深入交流到發行和出版業務工作中，了解企業生產經營業務，從業務角度思考財務工作的開展，而發行和出版人員也應主動找到財務人員，提出問題，通過制度的統一和流程的標準共同解決問題，實現業務和財務的整合。這一工作方式要貫穿ERP系統整個建設當中，否則ERP系統的運行必定會帶來很大的負面影響，而業財融合也失去了實際意義。

結語

出版行業ERP信息管理系統建設大大提升了出版企業的管理水平，使業財融合達到財務管理的高效化。但ERP建設和后續維護是一項任重而道遠的工程，它給出版企業的管理帶來高效、便捷的同時，對整個出版企業也提出組織架構、業務流程、人員素質和發展戰略更高的要求。為此，出版企業要與時俱進，轉化思維，有力推進信息系統的建設，使出版行業在科技新時代實現可持續發展。但也要充分意識到信息系統本身也有不足，比如投入資金比較高，與財務還未實現完全對接，處理突發的和新的經濟業務還存在一定難度，本身系統操作的可調整性和便捷性還存在一些問題。在ERP出版管理信息系統實施中，也充分感受到財務人員的繁忙和責任重大，當“各路”業務數據匯流到財務部門時，財務部門不斷檢查、核對、協調，就發現有的數據不合理和不正確，只好將錯誤的“各路”業務數據返回到源頭，反反復復、上上下下地“流動”。同時根據事實反饋不斷完善、修改業務流程，研究和制定出出版行業財務管理策略，從而大力推動ERP建設，保證業財融合的真正實現，進一步增強出版企業的決策支持能力和持續發展能力。