淺析文書檔案管理中存在的問題及對策

張麗

摘要：文書檔案管理的成功與否，直接影響到該單位的管理工作水平，隨著社會的不斷發展，文書檔案管理工作中存在的諸多問題也暴露了出來，因此，只有及時發現其中存在的問題并不斷更新改革，并不斷適應時代的進步，才能滿足社會發展的需要，促進企業單位管理工作不斷進步。基于此，本文詳細闡述了文書檔案管理中存在的問題，并提出了一些可行性的整改建議。

關鍵詞：文書;檔案管理;問題;措施

引言：

文書檔案管理在各單位具有重要價值，是企業、政府機關、事業單位和社會組織管理的重點內容，客觀反映各單位的活動，直接體現管理水平的高低。企業管理水平的高低與文書檔案的質量和完整性有著密切的關系，文書歸檔文件的價值只有提高檔案文件管理水平才能實現。隨著科技的發展和社會的進步，文書檔案管理走向信息化，同時，檔案歸檔和文書檔案管理工作也存在不少問題，為了促進文書檔案管理工作的進步，文書檔案管理員必須制定相應的解決方案。

一、文書檔案管理中存在的問題

（一）缺乏足夠的重視

目前，在許多單位和企業，由于文書檔案管理人員對檔案管理意識不夠，導致文書檔案管理工作并未順利有序開展。此外，單位對文書管理工作也缺乏重視，造成在工作開展中會出現許多限制因素。如果單位領導和文書檔案管理人員繼續忽視其重要性，在這種情況下，將會造成文書檔案管理工作的效率和質量低下，管理工作中會出現各種錯誤。

（二）文書與檔案管理混淆

檔案管理工作和文書工作有不同的內容，要在檔案管理工作中取得成功，成功完成文書工作是先決條件。現在很多單位把這兩個工作混為一談了，檔案管理和文書工作已經分離，以至于文書檔案管理人員不重視與文秘工作的銜接和協調。為提高工作效率，確保工作順利完成，就需要在文書工作和檔案管理工作問題上相互配合、聯動，只有做好了這些，才能確保工作有條不紊、順利完成。

（三）缺乏綜合素質強的管理人員

人手不足是文書檔案管理工作中的普遍問題，主要是由于缺乏對工作的認識和重視造成的，然而隨意補充文書人員數量，以彌補用人單位人員短缺，是大多數單位采取的措施，這樣就造成管理人員能力較低，綜合素質不強。當今社會的信息科技的時代，有了現代科技的幫助，所以企業需要學習和掌握新的方法和技術，并在實際的工作中有效地實施，才能使管理工作更加高效。但是對于公司的一些年齡較大的員工，這種新知識和新技術對他們來說是比較困難的，無論是思維方式還是工作方式，都導致他們都無法快速跟上時代的需求，限制了文書檔案管理工作的發展和進步。

（四）文書檢索效率較低

現階段檔案文獻的檢索方式主要有計算機檢索和人工檢索兩種，在日常工作中很多情況下仍然沿用傳統的檢索方式，對文獻檢索效率影響很大，然而許多員工仍然不愿意學習并采用新的檢索方法，他們認為舊的方法已經足夠使用。總的來說，我認為造成影響的主要原因是他們對該工作的重視度不高，無法在工作中很好地使用現代信息技術。[1]

二、優化文書檔案管理相關問題的策略

（一）提高相關管理人員的工作意識和重視程度

為促進文件歸檔和文件管理工作的發展，應加強單位內的宣傳工作，可以通過多種靈活的方式宣傳有關法律法規的知識，積極調動和利用相關資源，使文書檔案管理人員和各部門的領導認識到文件存儲和文件管理業務的重要性并擴大支持文書檔案管理工作，同時將該工作納入年終評比，加大對其的投入力度，調動相關工作人員的積極性。

（二）提高管理人員的綜合素質和工作能力

提高文書檔案管理人員的素質尤為重要，包括檔案管理人員的專業技能水平、計算機應用技能等。根據文書檔案管理的需要，鼓勵管理人員參加培訓和學習，必要時可以建立定期培訓制度，讓管理人員根據需要有計劃、有目的地參加繼續教育，提高綜合素質和專業知識。此外，在文書檔案管理領域，要加強對管理人員素質和道德的持續培訓，管理人員要自覺遵守已建立業務習慣的工作態度，規范要求和制度自覺保護文書檔案，使歸檔文件的內容和存儲安全不受外界因素影響，不隨意更改文書檔案的內容，不惡意破壞文書檔案的完整性和安全性，避免損失情況的發生。

（三）建立完善的管理機制

由于文書檔案管理工作涉及多個部門，為了提高管理水平，需要重點加強各部門之間的溝通與合作，首先，管理人員必須了解文書檔案的處理情況，并定期到有關部門去收集資料，做到從各基層單位和有關部門收集到齊全的、完整的、真實的文件資料，定期與相關部門溝通，避免文件保管不及時，減少數據丟失問題，同時要注意文件管理各工作階段的有效性和完整性，確保文書檔案管理標準化、規范化。[2]

此外，要通過制定合理的管理質量標準，嚴格要求管理人員的工作活動，確保管理工作得到切實實施和有效開展，因此文書檔案管理部門必須按照相關法律法規，配合《管理規范》等規范性文件，確保符合自身發展方向和管理需求的文書檔案安全，提高管理效率，加快建立文書檔案管理機制。

（四）確保文書與檔案管理工作的高效銜接

由于文書工作與檔案管理工作密切相關，要提高檔案管理質量，首先要提高文書質量。文書的質量直接關系到檔案管理工作的質量，首先，文件的處理必須嚴格按照程序和規定進行，文件必須經過科學分類的創建和存儲。為此，需要對相關人員進行文件處理方面的培訓，提高工作技能;其次，要注意細化工作的分工，例如文件形式、紙張格式、清潔度等的統一，要做到這一點，工作人員應該具有較高的責任感和良好的工作習慣，如果將文書工作和歸檔案管理工作進行規范的聯系，可以大大提高文書檔案管理工作的效率。[1]

（五）提高電子檔案的安全性

所有電子文件安全管理問題普遍出現在網絡安全領域，尤其是電子文件泄露、數據丟失、計算機病毒入侵等，應建立完善的電子文件數據安全保障體系。首先，檔案管理部門應研究開發實現電子文檔數據的采集、存儲、備份和元數據采集等功能，建立監管機構，對電子文檔的安全管理進行統一監管。其次，電子文檔存儲管理部門應建立保密標準，利用防火墻技術、數字簽名和密碼人臉識別技術等，加強檔案安全管理，防止人員任意使用電子檔案，發生惡意篡改或誤操作，確保電子數據的安全性和數據完整性。最后，應加強對電子檔案元數據的有效存儲和組織，這應確保元數據的完整性和可用性。[3]

結束語：

綜上所述，提高檔案管理人員的意識和學習能力尤為重要，直接影響企業單位、政府機關等各項管理工作的質量和效率，需要完善檔案管理工作，以確保檔案管理工作的順利進行，使工作可以高質量、高效率地開展，為企業和單位的長遠發展做出貢獻。

參考文獻

[1]楊淑艷.淺析文書檔案管理中存在的問題及對策[J].工業C，2016：280.

[2]高蘭.淺析文書檔案管理中存在的問題及對策[J].赤子（上中旬）：147.

[3]潘美恩.基于文書檔案管理中存在的問題及對策研究[J].城建檔案，2016，06（08）：62-63.