電子檔案在人事檔案管理中的應用

夏丹

摘要：人事檔案是對于在管理過程中所發生的各種資料和信息，提升了人事檔案經營和管理工作的質量，能夠促進了經營和管理工作效率的有效改善。本文主要對結合電子檔案管理在人事檔案管理中的應用進行了分析。

關鍵詞：電子;檔案管理

在對各種工作開展中，人事檔案資料具備很高的存儲價值，為對人員的調動和專門技術人員的選拔工作提供了可靠依據。能夠大幅度地提升信息資源的綜合利用效率，為其發展和生存提供可靠的保障。在對人事檔案管理的工作中運用電子化管理模式，能夠有效地改善和提高檔案管理的工作效率。

一、企業人事檔案的電子管理現存問題

1.基礎配套設施建設不全面

不同國家和地區的工作單位和部門對于辦理人事檔案電子化的要求也是不同的，因此工作人員在進行電子化管理辦公人事檔案的過程中，就需要自己研制出有關人事檔案電子化的管理軟件，這些電子化管理軟件一旦開發了出來大多都是獨立使用，很多這類軟件無法互通和使用，影響到了信息的互通性和資源共享性。人事檔案電子化管理工作中需要使用的是電腦、復印機、掃描儀、打印機等，若電子設備的準備齊全，會給人事檔案電子管理工作的開展帶來負面影響。

2.管理方式落后

在開展人事檔案的電子管理模式，需要提前制定出基礎工作的標準和工作規范。目前大部分都只看到了自身的利益和工作需求，制定出來的管理標準和規范不夠統一，檔案信息沒有統一共享。人事檔案管理中，對于電子信息技術的應用不夠重視，還在使用傳統的檔案管理模式，只是使用電子檔案進行簡單的基本信息記錄，缺少了具體的操作和管理系統，影響了人事檔案管理工作效率的提升。

3.檔案資源利用效率低

人事檔案管理工作的宗旨就是對檔案信息進行充分利用起來，能夠為各個人事部門提供全面、正確和真實的人事信息，方便為各個人事部門做出更加科學合理的決策。目前對人事檔案的管理工作把主要的工作都放在檔案的保管上，忽略了對檔案資源的利用，開發意識淡薄。人事檔案的信息可以提供公眾查閱者主要是由于其所有人員的基本履歷、崗位職稱及薪酬，工作一旦開展就比較被動，能夠充分利用的范圍很小，人事檔案的功能沒有得到充分地發揮。

4.管理工作人員素質水平不足

開展電子檔案管理工作，需要對于工作人員的工作能力和工作專業性提出更高的要求，要求工作人員能夠了解檔案管理工作知識，掌握計算機技術、網絡技術和電子化技術，還能夠學會操作各種先進的機械設備。目前高素質檔案管理人才還比較缺乏，尤其是懂技術和懂管理的人員數量不足，難以滿足工作的開展需求。

二、企業人事檔案電子管理措施

1.轉變企業管理思路

要自上而下地從思想上重視對檔案管理電子工作，強化對人事檔案管理電子化建設的監督。首先要做到的是人事檔案需要認真、詳細、及時地準確記錄一下所有員工及其個人的基礎資料、工作經驗、社會活動表達情況等，把所有員工及其個人綜合素質和業務技巧充分地反映在案件上，便于從考核和選擇自己所需要的專門技術人才。要進一步提升各級工作人員對于檔案管理電子工作重視的程度，在開展人事檔案電子管理的工作中有效地運用信息技術，幫助提高檔案管理的工作效率和服務質量，把檔案資料的利用價值發揮出來。

2.完善人事檔案管理制度

在人事檔案的電子管理過程中，工作中會涉及很多的工作內容，工作事項比較煩雜，因此為了能夠提升電子工作開展的實效性，需要建立起完善的規章制度，并把人事檔案管理制度落到實處。明確出電子建設工作要求，能夠確保各個工作環節的管理工作能夠有法可依。促進人事檔案電子化、信息化管理工作的順利開展。

3.提高職工隊伍的綜合素質

在主管部門要針對各類檔案管理人員進行了更多的培訓和技術教育，為我們在人事檔案管理中提供了一個更多的學習和交流機會，提升了人事檔案管理中工作的專業性，增加了管理者對于信息技術知識的積累和儲備，優化了信息框架，掌握了更多的信息技術，滿足了在人事檔案管理中的需要。人事檔案管理各個崗位的工作人員一定應該高度重視這些與培訓和學習有機結合的工作開展，在日常工作中也一定要加強自我學習，學習新的管理方法和新的管理技巧，提升個人管理業務的能力，才會更好地勝任檔案管理的本職工作。

4.改變工作模式

在實際的人事檔案管理工作中，對于容易受到損壞、容量比較大、使用頻率比較高的重要檔案信息需要進行妥善保管，積極轉變傳統工作模式，使用電子管理方式，結合掃描儀、移動硬盤的使用，便于人事檔案信息的保存和提取。由于檔案信息的內容跟職工自身的利益息息相關，具有很強的法律性，能夠在工作人員職稱評聘、干部考核和人事糾紛中具備法律證據價值，因此需要進行妥善保管。電子檔案管理工作模式實現了一體化的管理過程，從信息的收集、存儲和利用等，能夠為人事管理工作提供更加全面和快捷的服務方式，在這個過程中人事檔案信息高度共享是必不可少的。傳統檔案管理工作受到了時效性、使用范圍和地域等因素的制約，但是電子檔案的應用則擺脫了這些束縛，電子檔案信息的傳播范圍更廣泛，時效性非常強，通過電子檔案管理工作的開展，提升電子檔案管理安全管理工作的質量，減少不安全問題的出現，信息化檔案管理能夠有效地提升管理工作水平。

三、結語

綜上所述，需要加強對于電子檔案管理工作的高度重視，逐步加大對資金投入的力度，在各級內部建立健全完善的電子人事檔案和信息化管理體制，為其開展電子人事檔案管理工作創造有利條件，推動各級管理化的應用可持續性發展。

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