大數據時代檔案管理模式變化探究

摘要：隨著經濟社會的不斷發展，信息化技術水平也在不斷地進步，現階段檔案種類和技術也越來越多，傳統的檔案整理模式比較落后，無法滿足社會發展的需求，因此在進行檔案管理時應該更加采取更加科學化和專業化的管理制度。本文基于此，對大數據時代背景的影響下，我國檔案管理模式的變化進行研究分析。

關鍵詞：大數據時代;檔案管理;模式變化

引言：信息技術水平的不斷發展，我國也步入了大數據時代，人們日常生活、工作和學習都會受到大數據的影響，同時大數據也影響著世界的發展，而且工作模式也進行了創新和優化。在大數據的影響下，檔案管理迎來了新的發展機會，但是也面臨著全新的挑戰，在進行檔案管理的過程中如何有效地利用大數據的優勢，是當前階段的研究方向，而且也推進了我國檔案管理的穩定發展。

一、大數據時代背景下檔案管理的特點

（一）適應性

在大數據時代背景的影響下，檔案管理的適應性較為突出，主要體現在以下幾個方面：大數據與檔案管理的特點相同，目前檔案的種類和數量逐漸增加，但是單個檔案館的PB等級較少，我國目前人口基數較大，因此檔案包含了個人的全部數據，比如說教育和就醫等，所以電子檔案數量逐漸增加;目前檔案種類較多，不同行業和領域會建立不同的檔案數據，除了傳統的紙質檔案，也出現了非結構化的檔案數據，如視頻、音頻或鏈接等;不同種類的檔案由于行業需求會出現檔案交叉的情況，但依然保持真實可靠的特點，而且現在檔案的利用率越來越高，其價制度也越來越高;為了跟隨時代發展的步伐，檔案管理設備更加先進，查詢時也更方便，而且在收集方面更全面化[1]。

（二）共享性

大數據時代最大的特點就是實現資源共享，檔案管理方面也同樣如此，在大數據的影響下，不同的檔案館通過網絡技術建立連接，實現了檔案的共享。實現檔案共享的前提是各檔案館之間共同建立檔案資源，打破傳統的檔案管理模式，對于信息庫進一步擴展，同時對于信息源的收集范圍和檔案之間緊密結合在一起，建立檔案管理的完整體系制度，實現全面的資源共享。在建立數據源共享的過程中需要考慮到紙質檔案的數據，同時也需要對不斷產生的網絡檔案進行統計整理，主要是依靠大數據的云計算功能和語義分析技術等，進一步提升檢索速度。

二、大數據時代檔案管理模式變化分析

（一）檔案管理環境的變化

隨著科學技術的不斷發展，迎來了大數據時代，由于檔案管理的工作模式發生一定的變化，導致檔案管理環境也發生了改變。其主要因素有兩點，一個是受到檔案管理全新政策的影響，我國現在的發展過程明確了大數據的發展優勢和作用，并且為了適應大數據的發展政府部門也出臺了相關的政策;另一個就是受到創新型檔案管理技術的影響，當前檔案管理更加的信息化和自動化，檔案管理的發展也更加科學化和智能化，而隨著大數據時代的到來，檔案管理工作模式也在不斷地創新和改善，特別是在信息技術方面，在不斷的進步發展，使得檔案管理更加精準化和全面化。當前階段，大部分的企事業單位都依托大數據建立更適合自身發展的檔案管理系統，并以此為工作基礎，全面推進大數據時代的檔案管理發展。

（二）檔案管理主客體的變化

目前大數據時代在不斷地進步優化，在檔案管理的主客體也發生了一定的改變。在傳統的檔案管理工作之中，更重視檔案文件的管理，而目前檔案信息資源的管理是工作的重點內容。造成這種變化有以下兩個原因：1.隨著信息技術的發展，對于檔案管理工作的方法提出了新的要求，傳統的檔案管理方式已經無法滿足社會需求，在進行檔案管理的過程中，檔案管理是檔案信息資源的主體;2.檔案文件的模式發生巨大改變，更加數字化和信息化，紙質檔案的數量逐漸減少，出現了大量的電子檔案，也逐漸成為了檔案管理的客體。

除此之外，企事業在進行檔案管理的工作過程中，更加重視信息化管理方式和數字化技術的應用，而且在管理模式之中開始普及應用大數據思維模式和大數據理論方法，建立符合自身發展的數據中心，并且在檔案管理方面普遍應用數據化管理方式[2]。數據化管理方式的主要特點是，檔案資源更全面，各數據之間建立緊密聯系，實現資源共享，管理空間逐漸擴大。

（三）檔案收集方式的變化

在傳統的檔案管理工作之中，信息技術發展比較落后，導致儲存方式和檔案收集方式受到限制，造成歷史檔案無法全部歸檔保存，只能按照范圍和保管期限進行歸檔，雖然這種方式將檔案進行了區分，也保證了各檔案之間的關聯性，但是如今檔案數量和種類不斷地增加，而且受到大數據時代的影響，檔案形成也發生了巨大的改變。傳統的檔案收集方法，已經不能滿足當前社會發展的需求，在收集的過程中無法保證檔案的完整性，并且在管理的過程中無法保證其科學性，這會造成信息資源不全面以及信息分類不科學的情況。因此在進行檔案收集的過程中需要積極利用信息化技術，擴大檔案收集范圍，保證檔案的完整性和全面性，并且利用電子檔案對收集的信息資源進行科學化的統計和分類，比如說按照檔案的種類、時間進行檔案分類和排序，這樣也更加便于檔案查詢。

（四）檔案保管形式的變化

在傳統的檔案管理工作中，多數是以紙質的方式進行檔案保存，電子檔案（視頻、音頻等）的應用率比較低，而且電子檔案一般保存在光盤之內，在進行查詢時時間消耗較少。隨著大數據時代的來臨，檔案管理種類發生了巨大的變化，在檔案之中大多數是文本、視頻、音頻、圖片、網絡鏈接等，特別是網頁、圖片等半結構化或非結構化的形式越來越多，因此傳統的光盤保存已經無法滿足當前檔案保管的需求。因此在現階段的發展中，大多數工作人員會將異構數據進行相對的融合，以便更好地保存檔案，而且也可以節約查詢時間，降低檔案保管的成本。

結語：綜上所述，在大數據時代的影響下，在進行檔案管理工作時，需要積極利用大數據技術，并且對于檔案管理模式進行創新，改變檔案保管方式，并且充分利用信息化技術進行信息資源的收集，企事業單位也需要構建符合自身的檔案管理系統，完善檔案管理模式，這樣可以推動檔案管理信息化的發展，提升工作質量和效率。

參考文獻：

[1]黃鉞. 大數據時代檔案管理模式變化研究[J]. 管理學家， 2019（4）：2.

[2]蔣曉瑋. 對大數據時代背景下檔案管理模式變化的研究[J]. 卷宗， 2019， 009（004）：9.

作者簡介：蔡月海，男，1976.01，鹽城師范學院，從事工作：干部人事檔案管理