探討新時期人事檔案管理信息化建設策略

趙娜

摘要：人事檔案管理工作是一項社會基本管理職能，具有非常重要的社會價值。基于傳統紙質檔案管理方式存在的種種弊端，我們有必要對人事檔案管理工作模式進行改進，以提高管理工作效率。本文根據筆者多年工作經驗，對如何加強人事檔案管理工作的信息化建設提出了幾點建議，以供大家借鑒、參考。

關鍵詞：人事檔案;信息化管理;現代化管理模式

引言：

現階段，先進的信息技術已經滲透到社會各個領域，為人們的生產生活帶來巨大的變化，大數據時代已然到來。人事檔案作為企業人事部對個人管理的基礎與憑證，對于識別干部、選拔人才、干部隊伍建設意義重大。

1.信息化時代人事檔案風險管理新態勢

管理環境復雜

在現今信息化管理的時代，主要以實體人事檔案作為基礎，開展新的電子人事檔案管理，其中收集與歸納的主體都是員工或者是單位自行組織。電子化人事檔案作為載體，呈現出內容可分離、傳輸可網絡化等特點，讓信息資源開發與利用變得更加的便捷，單位也可在工作開展中，加強對人事檔案資源的集中管理與數據分析，清楚地了解單位的人力資源結構，為后續的用人提供更多的參考。于是人事檔案管理工作就面臨更加復雜的開放性網絡環境，雖然開展檔案管理工作的流程與環節沒有出現較大的變化，但信息系統的管理企業、與外網之間的對接等，都讓人事檔案管理工作從最簡單的人為風險與自然風險變得更加復雜，需要單位在工作開展中，重視管理工作開展的流程、環節以及制度等方面的優化。

1.2設施不完備

各類系統都需要硬件設備支持，缺乏優質硬件的系統，是難以發揮其最大效能的。但設備的購買和維護需要投入大量資金，部分企事業單位對人事檔案工作不夠重視，投入的資金不足，從而導致人事檔案信息化管理設施不完善，信息化進程推進慢。

1.3數據利用方式比較單一

從公司人事檔案管理信息化總體情況來看，盡管本公司人事檔案信息化開始時間早，但忽視了對信息化的檔案數據進行管理與利用，在大多數情況下，只是將人事檔案信息化建設作為保存檔案資料的載體，對所有人事信息實行“數字化”處理來進行錄入和查詢，但是更為重要的人員分析、數據整合系統都沒有做深層次開發，嚴重限制了人員檔案數據的利用效率和系統的使用效果。

2.加強人事檔案管理信息化建設的策略

2.1建立完善的人事檔案信息數據庫

對于建立完善的信息數據庫來說，其最大的作用是將全國各地之間流動人員人事檔案資料進行共享，為流動人員人事檔案信息化管理提供最基礎的措施保障，同時，為人事檔案管理工作提供更為優質的服務。隨著我國經濟的發展，以及對人事檔案制度的改革，我國流動人員的數量不斷增加。因此，應為我國建立完善的、可靠的、通用的數據庫，將人事檔案資源進行信息化管理。

2.2加強制度建設，提升網絡安全防范意識

制度的建設以及安全防范意識的樹立，直接地關乎各項管理工作與應急措施的有效執行，不管是從人事檔案管理風險的階段中，還是完善制度都是防范安全事故出現的有效手段。突出對人事檔案的信息管理安全事件發生頻率，提升各個環節的安全管理工作開展效率，例如在人事檔案的共享、利用等工作環節中，重點突出對存在風險較多的環節加以安全管理，例如生成電子人事檔案、電子人事檔案傳輸等。針對管理人員講，可通過學術講座、業務培訓等方式，不斷地提升檔案管理人員自身的信息素養，加強其對人事檔案管理存在價值的認識。并對工作的流程進行優化、對人事檔案的經手人員進行登記，保障可有效的追溯。通過提升全體員工網絡安全防范意識，加以對檔案工作開展宣傳，提升人們對人事檔案工作泄露的危害性認識、提升員工對秘鑰的管理，以及日常生活中信息安全意識，能自覺地重視對個人信息的保護。

2.3形成統一管理體系

人事檔案管理要走上信息化建設的道路，建立一套規范化、標準化的管理體系是首要任務。要明確人事檔案管理的專門機構，確定人事檔案流轉規則，建立檔案數字化標準（方便檔案錄入），開發專門的人事檔案管理信息系統，實現數字化管理。在系統管理的基礎上，建立可共享的檔案信息基礎數據庫，給予有關人員權限區域數據資源的共建共享。建立健全人事檔案信息管理體制，確保人事檔案信息規范化、標準化的順利進行。

2.4結合企業實際情況

信息化建設是一種趨勢，它對任何一個企業來說都是發展過程中必須經歷的。但每個企業的實際情況不同，所以人事檔案管理的信息化建設也要結合企業實際情況進行。對于實力較強的大型企業，自然應當加大信息化建設的支持力度和資金投入，重視管理軟件的開發和研究，建立專業的人事檔案管理團隊，及時更新系統軟件，做好信息系統的安全防護工作，使人事檔案管理工作的效率可以滿足企業管理和發展的需要。

2.5加大信息化建設指導力度，加強法治建設

想要衡量一個國家是否具有較強的綜合實力，其衡量標準之一就是信息化發展水平是否得到提升。因此，我國應對流動人員人事檔案管理工作進行信息化建設，不斷提高我國的信息化發展水平。我國人才服務機構在對人事檔案進行管理時，應保持嚴謹的態度，要認真對待每一份檔案資料。工作人員所接觸的每一份人事檔案都是具有法律效力的，只是當前法治建設尚未完善，因此，應針對流動人員人事檔案管理工作完善相關的法律制度，保證每一份資料都得到可靠的保護。只有法律制度完善合理，才能保證資料被合理運用。

結束語：

人事檔案更多記錄的是人事信息，對新時代人力資源管理工作的開展有著一定的影響。在現今信息化時代發展背景下，企業需要在工作中不斷地建立健全人事檔案信息化管理制度;同時完善相關硬件設備的安裝以及對軟件系統的升級，加強內部的數據庫與人士檔案信息化管理平臺的建設工作，可更好地提升檔案管理人員的綜合素質，將人事檔案管理開展的功能充分發揮出來，促使人事檔案管理工作為企業的發展提供更多的服務。

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