企業檔案管理信息化的認識和思考

嚴紅

摘要：隨著我國經濟步入常態化，企業要想在激烈的市場競爭中立于不敗之地，實現可持續發展，就需要不斷加強企業內部的管理。企業檔案管理作為企業內部管理中的重要組成部分，管理的效率決定這企業的工作效率。目前而言，隨著互聯網信息技術的發展，企業檔案管理正逐漸向著信息化的方向發展，以信息化為管理的重要方式，不斷對企業內部檔案進行有效的管理，以此來提高企業的管理效率和管理質量。本文以企業內部檔案管理為主要討論對象，闡述企業檔案信息化的認識和思考，供大家參考借鑒。

關鍵詞：企業檔案;信息化;建設;思考

引言：

目前而言，隨著我國互聯網信息技術的發展，我國已經邁入了信息化時代，加之我國經濟步入常態化，企業之間的競爭愈加激烈。在這種背景下，企業需要積極展開改革創新，與時代發展同步。在企業內部管理方面要逐漸向著信息化方向發展。經過實踐證明，信息化管理方式能夠為企業帶來諸多的便利。首先，采用信息化的管理方式，能夠提高企業資源整理的力度。其次，采用信息化的管理方式，能夠讓企業發展與時代同步。所以，企業在內部的檔案管理方面要積極采用信息化的手段，以此來提高企業內部管理的質量和效率，以此來實現企業的可持續發展。

一、企業檔案管理信息化特點

檔案管理是企業內部管理中重要的組成部分，企業檔案管理要隨著時代的發展而進步。目前而言，隨著互聯網信息技術的發展，辦公自動化、無紙化已經成為一種發展的趨勢，檔案管理也主要是信息化管理方式為主，以計算機文檔形式為主，與傳統的檔案管理有著較大的差異。這種變化導致檔案管理工作者將電腦磁盤作為管理的主要對象。檔案管理工作者在管理的過程中，要不斷對電腦磁盤進行管理和維護，以此來保證企業檔案信息的存儲。目前而言，在檔案管理信息化的背景下，企業檔案管理呈現系統性、真實性、迅捷性、有價值性等特點，這些都是檔案管理信息化的優勢和特點，有效地提高了企業的管理質量和管理效率，提高了企業的核心競爭力，實現了企業的可持續發展。

二、企業檔案管理信息化的重要性

（一）是企業信息化發展的要求

企業檔案作為企業管理中的重要資料，因為，企業在生產經營過程中會產生大量的數據和資料，這些數據和資料都是企業運營生產過程中重要的資料，具有重要的參考價值，具有長期保存的價值。

（二）是現代企業檔案管理發展的需要

隨著互聯網信息技術的不斷發展，對社會各行各業有著積極的促進作用。企業在傳統的檔案管理過程中，主要采用紙質管理，但是，這種檔案管理方式已經不適合企業當下的發展，已經嚴重地影響了企業的管理效率和管理質量，取得代之的是自動化、信息化的管理方式。檔案管理作為企業內部重要的管理部分，因此，要不斷提高企業信息化管理的方式，以此來適應市場的發展需要，滿足企業發展的需求。隨著互聯網信息技術在企業管理過程中的應用，企業的各種文件也在不斷的增加，為了提高企業檔案管理的質量與效率，必須要采用信息化的管理方式。除此之外，隨著網絡信息技術的發展，信息技術已經滲透到企業管理中的各個層面，所以，要想實現與時代發展同步，就必須要提高企業檔案管理的硬件投入，以此來實現檔案管理信息化的目標。

（三）工作效率及工作成本的需要

企業檔案管理信息化能夠有效地提高企業的管理效率，節省企業的運營成本。在傳統的企業檔案管理過程中，紙質檔案管理在收集、整理以及維護的過程中需要消耗大量的人力、物力和財力，并且在查詢過程中耗費大量的時間，嚴重影響了企業的管理效率。如果企業在檔案管理方面采用信息化的管理方式，則能夠有效提升企業檔案管理的質量和效率，進而提升企業的運行的效率。除此之外，企業在發展過程中規模不斷擴大，檔案的數量也在不斷增加，這就需要企業在檔案管理方面不斷地進行投入資金和設備，還有人員，這也在一定程度上增加企業的運營成本。但是，企業檔案管理采用信息化的管理方式，不僅能夠減少企業在檔案管理方面的投入，還能夠最大限度的實現資源共享，有效地提高了企業的運營效率。

三、企業檔案管理信息化建設存在的問題

（一）不夠重視

企業在運營管理過程中，對檔案管理的重視程度不高。究其原因，主要是因為檔案管理主要是為公司決策者提供信息參考，以便于企業各部門提供有效的數字依據，檔案管理只是作為信息參考的作用，沒有為企業直接創造經濟價值，進而導致企業的領導對企業檔案管理信息化的重視程度不高。

（二）缺乏規范的指導與策劃

因為企業對檔案信息化管理的重視程度不高，導致檔案信息化管理部門沒有經過系統的培訓，在工作過程中又缺乏科學規范的指導，導致企業檔案管理人員在信息化工作能力以及管理質量方面存在嚴重的問題。眾所周知，企業檔案管理有很大一部分是針對于各部門的資料，比如，會計部門、建設部門、市場部門等資料，這些檔案資料都需要獨立一個文件夾，以便于日常的查詢和參考。但是，由于檔案管理人員沒有經過系統的培訓和指導，導致在工作中出現問題，嚴重影響了企業檔案管理制度化、科學化、規范化的發展。

（三）缺少必要的技術投入

企業檔案管理工作看似十分輕松，實質上，企業檔案管理并不是一件很輕松的事情。特別是目前，企業檔案管理人員主要以兼職的形式出現，既要擔負著企業的行政管理職責，又要擔負著企業的檔案管理工作，還要將企業的檔案管理、手機整理以及查閱等工作安排的有條不紊。但是，工作人員的經歷有限，價值企業在檔案管理方面投入十分有限，在信息化設備投入方面沒有做好專業化的要求，進而嚴重影響了企業檔案管理的質量和效率。除此之外，企業在檔案管理方面缺乏專業的信息人才，這也是企業檔案信息化管理發展較慢的主要原因之一。

四、企業檔案管理信息化措施

（一）強化管理人員的信息化意識

企業檔案信息化管理建設不僅需要管理人員懂得檔案管理的知識，還要具備信息化意識的綜合型人才。企業而言，企業檔案信息化管理人才隊伍當中，專業檔案管理人員知識意識比較淡薄，能力也十分有限，僅僅能夠掌握一些簡單的操作軟件，更高要求的操作就很難勝任了。更無法勝任相關軟件的開發、維護和建設等任務了?；诖耍髽I為了實現檔案管理信息化的轉變，企業領導人要為企業檔案信息化管理人員加強培訓，讓相關的工作人員具備信息化管理的意識，通過對管理人員的培訓，提高管理人員的職業技能，加強計算機技術、網絡技術以及信息工程方面的能力，以此來讓檔案管理人員勝任檔案信息化管理崗位的要求。

（二）構建檔案信息化建設管理的規范體系

為了讓企業檔案管理更符合信息化建設的目標，建立健全完善的管理體系是十分有必要的。傳統的檔案管理模式已經不適應現代的工作要求，在一定程度上影響了企業運行的效率，對于現代化的檔案管理工作來講，要想實現檔案管理的高效化，就要嚴格地落實工作規范。每一名檔案管理人員都需要認識到自己工作的重要性和責任，在工作中嚴格尊重檔案管理規范的要求，不斷建立健全完善的檔案管理內容，其中包括企業的基本資料、保密資料，相關的備份資料以及可供查閱的內容，嚴格按照規范要求進行工作，每一項操作都要具有相關的依據，在工作過程中要貫徹規范化、科學化的要求。除此之外，企業也需要根據自身檔案管理信息化制定一些規范和要求。比如，在技術方面的要求，在電子歸檔的過程中，要符合相關歸檔的要求，特別是對于一些數字性的檔案，要統一格式要求，以便于資料共享。另外，在進行歸檔之前，還要嚴格落實審查制定，報送相關部門進行審核，以此來保證檔案的真實性。企業在檔案管理的構成中，要嚴格依據《檔案法》進行管理，嚴格落實企業的保密制度，并做好安防防護措施，如果發現泄密事件，要將企業損失降低到最小范圍之內，保證企業的核心效益不受損失。

（三）提高檔案信息化管理人才的專業素養

在檔案管理信息化的過程中，除了要準備相關的專業設備之外，還要有專業的負責管理的人才。所以，作為檔案管理的人員一定要具備相應的專業素養。在現代化的發展過程中，企業發展的核心動力就是人才，只有擁有高素質的人才，企業才能得到充分的發展，進而實現企業的迅速發展。所以，企業要不斷地加強對人才的培養，提高人才的專業性，這樣一來，人才就會反哺企業，企業就會獲得相應的發展。我們以企業檔案信息化管理為例，在開展信息化建設的工程中，企業投入到一定的人力、物力和財力對檔案管理人員進行了專業化的培養，提高了企業檔案信息化管理人員的專業素養，管理人員在檔案管理工程中提高了工作效率，而且，能夠獨立解決在檔案管理過程中發現的問題，并對系統進行有效的維護，有效地保證企業檔案信息化管理的工作質量。除此之外，經過培訓后的企業檔案信息化人才能夠針對企業檔案管理方面存在的問題進行改善，將企業的檔案信息化管理向著專業化、科學化發展推進。所以，企業要不斷加強對人才的培養，這樣一來，受培訓人員不僅能夠在精神上得到滿足，更能夠激發員工的積極性和主動性，進而積極主動地投入到工作中去，推動企業向前發展。

五、企業檔案管理信息化建設的下一步思考

（一）注重檔案管理的安全性

企業在建設檔案信息化管理的過程中，要保護好紙質檔案，最好實行雙軌制的管理方式，以此來防止檔案丟失，最大限度地保證企業信息安全。

（二）加快企業信息化建設進程，對現有的信息化管理平臺進行有效集成

企業信息化檔案管理是基礎，企業在未來發展過程中，要對現有的信息化平臺進行有效的整合，這樣一來，企業在進行檔案管理的過程中，能夠充分實現科學化、規劃化和貢獻化。

（三）進一步提高員工素質

任何先進的設備都是由人來操作完成的，如果沒有高素質的人才隊伍，再先進的設備也僅僅是一個擺設，所以，要想充分發揮檔案信息化管理的作用，企業就需要不斷地對員工展開系統的培訓，培訓出一批會使用、會維護、會開發的管理人才，以此來保證企業檔案信息化管理有序開展。

結語：

總而言之，隨著我國互聯網信息技術的發展，我國已經邁入了網絡信息時代，檔案管理作為企業內部管理的重要組成部分，要積極與時代發展同步，所以，企業要積極實現檔案信息化管理的優勢，提高企業的管理效率和管理質量，以此來促進企業的持續發展。

參考文獻：

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