高職院校學(xué)籍檔案管理中存在的問題及解決措施

文/鄢虹英

隨著互聯(lián)網(wǎng)的飛速發(fā)展，傳統(tǒng)的學(xué)籍檔案管理模式難以滿足高職院校的自身發(fā)展和科學(xué)化管理要求，也無法滿足用人單位對(duì)畢業(yè)生檔案的要求，學(xué)籍檔案管理要適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的需要。通過分析研究和解決現(xiàn)實(shí)存在的問題，結(jié)合互聯(lián)網(wǎng)與傳統(tǒng)管理模式，運(yùn)用科學(xué)的管理方法和手段，提高學(xué)籍檔案管理水平，促進(jìn)學(xué)籍檔案管理的規(guī)范化、專業(yè)化、信息化等，方能更好地為廣大師生和社會(huì)提供良好的服務(wù)

近年來，高職院校學(xué)生人數(shù)逐年增加，學(xué)生注冊(cè)信息、成績(jī)等數(shù)據(jù)的數(shù)量也在增加，生源數(shù)據(jù)來源分散，使得學(xué)籍檔案的整理工作變得更加繁瑣。高職院校學(xué)籍檔案管理的觀念、方法和能力都面臨著新的挑戰(zhàn)，傳統(tǒng)的學(xué)籍檔案管理模式難以滿足高職院校的自身發(fā)展和科學(xué)化管理要求，也無法滿足新時(shí)期用人單位對(duì)畢業(yè)生檔案的要求，更無法適用于互聯(lián)網(wǎng)飛速發(fā)展，大數(shù)據(jù)的社會(huì)需求。因此，在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，學(xué)籍檔案管理要適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的需要，就必須在管理工作中，與時(shí)俱進(jìn)，不斷創(chuàng)新，及時(shí)更新學(xué)籍檔案管理理念，及時(shí)改變管理策略，以新的理念、新的工作方式，運(yùn)用科學(xué)的管理方法和手段，善于利用互聯(lián)網(wǎng)+網(wǎng)絡(luò)資源和平臺(tái)，保證檔案的價(jià)值和真實(shí)性，更好地為廣大師生和社會(huì)提供最佳的服務(wù)。

一、高職院校學(xué)籍檔案工作的重要性

高職院校學(xué)籍檔案是學(xué)生在校就讀所錄入的個(gè)人基本信息，入學(xué)時(shí)間，學(xué)號(hào)，學(xué)籍情況等。記錄學(xué)生的基本信息，幫助學(xué)校或其他部門直接獲取學(xué)生的基本信息。從某種意義上說，學(xué)生學(xué)籍檔案是人事檔案的前半部分，畢業(yè)后，學(xué)生學(xué)籍檔案將移交就業(yè)單位或人才交流中心，就業(yè)單位審查檔案后，學(xué)生學(xué)籍檔案將成為人事檔案，用人單位將繼續(xù)增加職稱、工資、晉升等內(nèi)容，完善人事檔案。因此，學(xué)籍檔案對(duì)高職學(xué)生來說是非常重要的，對(duì)學(xué)生在校期間的學(xué)習(xí)、管理和就業(yè)起著重要作用，為學(xué)生的發(fā)展和成長(zhǎng)提供依據(jù)，是企業(yè)選拔和評(píng)價(jià)學(xué)生就業(yè)的重要依據(jù)。學(xué)籍檔案管理的好與壞也關(guān)系到每一個(gè)教育者、管理者，每一所學(xué)校的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展和社會(huì)的反饋與認(rèn)可。

二、學(xué)籍檔案管理中存在的問題

然而，客觀現(xiàn)狀是傳統(tǒng)的學(xué)籍檔案管理存在諸多弊端，其問題主要表現(xiàn)在：

（一）對(duì)學(xué)籍檔案管理的重視度不夠、管理不力。大多高職院校是由中專學(xué)校合并的，學(xué)籍檔案管理工作過程中仍然存在重視度不夠、意識(shí)淡薄、管理體制不完善、管理不力、職責(zé)不明確、設(shè)備不足、學(xué)籍管理不規(guī)范等問題。還存在一些檔案管理員填寫的學(xué)籍檔案內(nèi)容不完整，許多學(xué)籍檔案沒有存根等，造成學(xué)籍檔案的準(zhǔn)確性和可信度不高。

（二）學(xué)籍檔案建設(shè)的專業(yè)化程度不夠高。由于檔案管理人員過去工作的局限性，不可避免地會(huì)出現(xiàn)混亂，在填寫學(xué)籍檔案資料時(shí)，對(duì)紙張和文字的要求不嚴(yán)格，在長(zhǎng)期保存過程中造成字跡模糊、褪色，無法準(zhǔn)確識(shí)別學(xué)籍檔案的內(nèi)容，導(dǎo)致高職院校學(xué)籍檔案建設(shè)專業(yè)化程度不高，規(guī)范化不夠。

（三）學(xué)籍檔案管理人員不足、業(yè)務(wù)水平不夠高。由于高職院校管理部門專業(yè)人員短缺，學(xué)籍檔案管理者中大多是兼職輔導(dǎo)員或者是行政管理者，工作時(shí)間和精力的分散，檔案管理方面專業(yè)知識(shí)、數(shù)據(jù)分析和專業(yè)技能的缺乏、培訓(xùn)交流學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)較少等導(dǎo)致檔案管理者的專業(yè)素質(zhì)不高、檔案工作效率和質(zhì)量低下等問題。

（四）學(xué)籍檔案管理信息化程度較低。隨著高職院校學(xué)生人數(shù)的增加，學(xué)籍檔案管理工作量急劇增加。由于重視程度不夠，人力、財(cái)力、物力各方面的不足，有的高職院校學(xué)籍檔案管理人員仍然采用傳統(tǒng)的手工錄入和查詢方式，導(dǎo)致管理和使用效率低下。有的高職院校仍然采用紙質(zhì)查表的方式查詢學(xué)籍檔案，這既費(fèi)時(shí)又費(fèi)力，學(xué)籍檔案信息無法實(shí)時(shí)更新，大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等技術(shù)的應(yīng)用不足等問題也顯得尤為突出。

三、加強(qiáng)學(xué)籍檔案管理的措施與對(duì)策

為了改變學(xué)生學(xué)籍檔案管理的傳統(tǒng)模式，必須從更新觀念入手，采取相應(yīng)手段，運(yùn)用以下措施與對(duì)策：

（一）提高認(rèn)識(shí)，促進(jìn)學(xué)籍檔案科學(xué)管理。高職院校應(yīng)充分認(rèn)識(shí)學(xué)籍檔案管理的重要性，重視完善管理制度，加大資金和人員投入，結(jié)合大數(shù)據(jù)技術(shù)，及時(shí)更新學(xué)籍檔案管理理念，及時(shí)改變管理策略，構(gòu)建學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)平臺(tái)，提高管理水平，為學(xué)籍檔案管理奠定基礎(chǔ)。

一是完善檔案管理制度和貫徹落實(shí)相關(guān)政策，明確管理職責(zé)，將其績(jī)效納入年度考核，通過獎(jiǎng)懲機(jī)制激發(fā)員工的積極性，制定相應(yīng)的處罰政策，對(duì)偽造者嚴(yán)懲，使偽造者產(chǎn)生一定的心理抑制，在一定程度上減少偽造檔案的發(fā)生。

二是在高職院校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)加大對(duì)檔案管理平臺(tái)和設(shè)備的投資。加快電子檔案建設(shè)，更新設(shè)備設(shè)施，定期將紙質(zhì)檔案通過網(wǎng)絡(luò)輸入電子平臺(tái)，及時(shí)更新檔案數(shù)據(jù)，這樣不僅節(jié)省了時(shí)間和空間，節(jié)約了大量的資金，也提高了學(xué)籍檔案查閱、利用。

三是加強(qiáng)學(xué)籍檔案知識(shí)的普及、宣傳，提高師生的檔案意識(shí)。通過網(wǎng)絡(luò)等媒體的傳播來增加宣傳力度，積極推動(dòng)檔案知識(shí)的普及，向師生傳播檔案知識(shí)，使學(xué)生了解檔案的構(gòu)成、政策法規(guī)及其重要作用，加深對(duì)學(xué)籍檔案的認(rèn)識(shí)。

（二）加強(qiáng)學(xué)籍檔案管理規(guī)范化和專業(yè)化。高職院校學(xué)籍檔案在完善規(guī)范化管理制度的同時(shí)，建立合作機(jī)制，明確部門和個(gè)人分工，加強(qiáng)檔案收集相關(guān)部門間的有效溝通。學(xué)籍檔案管理者要按照管理制度和相關(guān)規(guī)范要求務(wù)必做到真實(shí)、及時(shí)記錄，及時(shí)做好對(duì)學(xué)生學(xué)籍檔案進(jìn)行收集、審查、整理及維護(hù)等工作，進(jìn)一步提高學(xué)籍檔案管理效率。與此同時(shí)，加強(qiáng)人員和設(shè)備投入，實(shí)現(xiàn)學(xué)籍檔案信息和成績(jī)信息的共享，不斷促進(jìn)系統(tǒng)化、規(guī)范化的管理過程，更好體現(xiàn)學(xué)生學(xué)籍檔案對(duì)高校教師、學(xué)生以及社會(huì)服務(wù)的意義和價(jià)值。

（三）加強(qiáng)技術(shù)人員培訓(xùn)，提高檔案管理者綜合水平。隨著互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，對(duì)檔案管理工作人員掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)、定期進(jìn)行相關(guān)培訓(xùn)和維護(hù)網(wǎng)絡(luò)安全提出了更高的要求，也無形中增加了管理人員的工作量。高職院校應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)，加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)，根據(jù)在校學(xué)生人數(shù)配備專職檔案管理隊(duì)伍，招聘應(yīng)選擇政治素質(zhì)高、業(yè)務(wù)能力強(qiáng)、富有責(zé)任心的專業(yè)人才，這些管理者要具有嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度、較強(qiáng)的分析能力和愛崗敬業(yè)精神。

高職院校應(yīng)多形式定期組織檔案管理員參加專業(yè)培訓(xùn)，使學(xué)籍檔案管理者具備一定的業(yè)務(wù)素質(zhì)、業(yè)務(wù)能力、信息管理技術(shù)能力。通過建立選拔、考核和激勵(lì)措施，管理者持證上崗，不斷提高檔案人員素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)。還可以借鑒學(xué)習(xí)其他兄弟院校檔案管理經(jīng)驗(yàn)，搜集更多的學(xué)習(xí)資料以供學(xué)習(xí)，及時(shí)、正確地指導(dǎo)檔案管理工作，以適應(yīng)觀念的提高和新技術(shù)的掌握。這樣才能有效地調(diào)動(dòng)檔案管理人員的積極性和主動(dòng)性，為學(xué)籍檔案管理提供可持續(xù)發(fā)展的動(dòng)力。

同時(shí)，檔案管理者自身要樹立為黨管檔、為國(guó)守史、為民服務(wù)的大局觀念，本著認(rèn)真負(fù)責(zé)、服務(wù)學(xué)生的思想，保證學(xué)籍檔案的完整性和準(zhǔn)確性。一定要堅(jiān)持實(shí)事求是，重視學(xué)籍檔案的各個(gè)階段收集和錄入，重視各部門之間的有效及時(shí)溝通。此外，還要全面提高自身文化素質(zhì)和能力，不斷自學(xué)更新檔案知識(shí)，擴(kuò)大服務(wù)范圍，提高服務(wù)能力和工作效率，確保學(xué)籍檔案管理工作的高質(zhì)量。

（四）加強(qiáng)學(xué)籍檔案的信息化管理。隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的不斷發(fā)展，學(xué)籍檔案管理模式更加具有“三化特點(diǎn)”，即信息化、系統(tǒng)化、網(wǎng)絡(luò)化，更好服務(wù)學(xué)生和社會(huì)。高職院校應(yīng)以學(xué)籍檔案為依托，建立學(xué)籍檔案信息平臺(tái)，檔案管理人員可以有效地利用信息管理的工具和手段，協(xié)同管理紙質(zhì)檔案，保證檔案管理的準(zhǔn)確性的前提下，將信息優(yōu)勢(shì)有效地體現(xiàn)在高職院校學(xué)籍檔案管理的全過程中。由檔案管理部門負(fù)責(zé)維護(hù)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，保證系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行。平臺(tái)可以查詢、檢索，具有準(zhǔn)確的證件認(rèn)證和管理，利用網(wǎng)絡(luò)資源管理，實(shí)現(xiàn)學(xué)籍檔案電子信息在數(shù)據(jù)庫(kù)中的存儲(chǔ)，不僅大大節(jié)約人力資源，也可以保障檔案查詢效率高，信息反饋更及時(shí)，更方便閱讀和搜索，為社會(huì)用人單位、學(xué)校部門和學(xué)生提供方便。此外，學(xué)校可以給學(xué)生一定的權(quán)限登錄自己的賬戶和密碼（只用于查詢功能），方便學(xué)生查詢。通過對(duì)學(xué)籍檔案信息和海量數(shù)據(jù)的收集、挖掘和整理，提高辦公效率，建立個(gè)性化的檔案服務(wù)，更好地為學(xué)生和社會(huì)服務(wù)。比如，學(xué)生就業(yè)檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，將就業(yè)前、就業(yè)中、就業(yè)后的學(xué)籍檔案以電子方式連接起來，清楚地反映學(xué)生的個(gè)人情況，為學(xué)生今后的就業(yè)提供方便和支持。一方面幫助學(xué)校提高檔案管理效率和工作透明度；另一方面，有利于實(shí)現(xiàn)資源的開放與共享，方便查詢與檢索，為所需部門和人員提供方便，在一定程度上拓寬了信息資源的渠道，進(jìn)一步挖掘資源信息，提高學(xué)籍檔案管理效率。同時(shí)，也簡(jiǎn)化了學(xué)籍檔案的復(fù)雜存取過程，方便了檔案的傳輸、存儲(chǔ)和識(shí)別，也有利于用人單位充分了解畢業(yè)生的個(gè)人情況，完成一站式選拔和就業(yè)過程。

綜上所述，高職院校必須與時(shí)俱進(jìn)，創(chuàng)新發(fā)展理念，優(yōu)化管理方法，加強(qiáng)對(duì)學(xué)籍檔案管理的認(rèn)識(shí)，采取相應(yīng)措施，在傳統(tǒng)檔案管理的基礎(chǔ)上，合理利用網(wǎng)絡(luò)資源，促進(jìn)學(xué)籍檔案管理的規(guī)范化、專業(yè)化、信息化，更好地為廣大師生和社會(huì)服務(wù)。