房地產(chǎn)企業(yè)檔案管理工作存在的問題及對策

文/張婉喻

房地產(chǎn)企業(yè)檔案是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動的真實記錄，在企業(yè)調(diào)整經(jīng)營戰(zhàn)略、領(lǐng)導(dǎo)決策、日常工作參考、項目手續(xù)的順利辦理等方面發(fā)揮著重要的作用。時下，房地產(chǎn)企業(yè)自我關(guān)注點往往都在建設(shè)工程質(zhì)量上以及房子賣得如何，而對公司內(nèi)部管理運營和檔案管理工作普遍重視不夠。檔案管理工作中存在著諸多亟需解決的問題，否則勢必制約企業(yè)當(dāng)前與長遠(yuǎn)發(fā)展。

一、檔案管理工作存在的問題

前不久，筆者調(diào)研了西安地區(qū)九家房地產(chǎn)企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀，三家為大中型房地產(chǎn)企業(yè)，檔案管理相對比較規(guī)范，全部應(yīng)用了檔案管理軟件，檔案案卷信息和卷內(nèi)信息條目部分地進(jìn)入了檔案管理數(shù)據(jù)庫，兩家正在逐步地實施檔案管理數(shù)字化，一家有信息化工作計劃，信息化工作還未全面展開。六家為中、小型房地產(chǎn)企業(yè)，檔案管理規(guī)范化程度較差，其中兩家有檔案分類方案、歸檔范圍和保管期限表，但是檔案收集均無可控措施?？偠灾?，存在問題較多，主要反映在：

（一）檔案管理工作機制不健全

房地產(chǎn)企業(yè)相當(dāng)一部分人員包括企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)只是重視房屋質(zhì)量建設(shè)，認(rèn)為檔案管理不是企業(yè)的主要工作，不能創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益，只會花錢，只要不丟失，不泄密，需要時能查能用就行了。這種認(rèn)識誤區(qū)，致使檔案工作不能及時納入企業(yè)整體發(fā)展規(guī)劃之中，使得檔案管理機構(gòu)不健全，檔案管理網(wǎng)絡(luò)不完善，檔案的收集控制處于半無序狀態(tài)。長期以來檔案的收集整理和利用處于十分被動的不利局面，無法適應(yīng)新時代下的房企檔案工作新要求。

房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)檔案是企業(yè)管理活動的真實記錄，記錄了企業(yè)的成長史，在企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營工作中起著至關(guān)重要的作用。本文分析了房地產(chǎn)企業(yè)檔案管理的現(xiàn)狀，并針對存在的問題，提出了具體的解決對策

（二）檔案管理制度不健全

房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)發(fā)展迅速，雖然內(nèi)部職能部門設(shè)置齊全，如辦公室、企管部、營銷部、品牌部、成本部和工程部等，但由于房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)成立時間短，內(nèi)部管控模式不完善，管理流程欠缺，扯皮推諉現(xiàn)象時有發(fā)生。特別是檔案管理制度需要完善，文件的收集、整理、歸檔未納入有關(guān)工作程序，文件收集過程控制措施不完善。同時，房地產(chǎn)企業(yè)人員流動性大，這一系列因素造成了歸檔文件的齊全完整無法保證，造成檔案丟失、損毀甚至無法查考的現(xiàn)象。特別是房地產(chǎn)企業(yè)形成的基建檔案數(shù)量多，種類雜，需要內(nèi)部各個部門和外部多家協(xié)作單位共同配合努力才能完成收集歸檔工作，如果未做好資料收集過程控制措施，很難保證檔案資料的齊全和完整。有的房地產(chǎn)企業(yè)只是將檔案材料裝入檔案盒，未建立系統(tǒng)的案卷目錄和文件目錄，未進(jìn)行系統(tǒng)的分類編號，未進(jìn)行規(guī)范地整理。檔案管理流程、方法需要改進(jìn)和提高。

（三）檔案管理人員變動頻繁，業(yè)務(wù)素質(zhì)較差

大部分房地企的檔案人員由行政、后勤人員兼職，身兼數(shù)職的檔案人員一是不懂業(yè)務(wù)，二是根本沒有時間和精力從事檔案工作。同時低收入也使檔案人員變動頻繁。年復(fù)一年，形成了惡性循環(huán)，最終導(dǎo)致檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)得不到提高，無法保證歸檔質(zhì)量。而檔案管理水平的提升也只能是說說而已，根本上難以落實。

（四）檔案信息資源開發(fā)力度不夠

由于多種原因，大部分房地產(chǎn)企業(yè)和外部企業(yè)交流少，檔案工作整體質(zhì)量較差，檔案信息資源得不到有效的開發(fā)和利用，大部分利用僅限于單位內(nèi)部查檔，編研資料少。部分房企的編研工作只是圍繞檔案基礎(chǔ)工作編纂最基礎(chǔ)的資料，諸如大事記，組織沿革，基礎(chǔ)數(shù)字匯集等，在檔案編研工作為企業(yè)項目建設(shè)服務(wù)和領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)等方面處于探索階段，嚴(yán)重影響了檔案信息資源的開發(fā)利用。檔案信息化程度普遍較低，少數(shù)大的房地產(chǎn)企業(yè)引入檔案管理軟件。檔案數(shù)字化正在逐步開展，但進(jìn)展較慢，電子文件、全文瀏覽等網(wǎng)上查詢開展不理想。與大數(shù)據(jù)時代檔案信息化融合的要求差距太大。

（五）檔案室硬件環(huán)境相對滯后

房地產(chǎn)企業(yè)檔案經(jīng)費投入不足，檔案庫房及基礎(chǔ)設(shè)施不能適應(yīng)現(xiàn)代化管理的需要，致使有些基礎(chǔ)業(yè)務(wù)諸如檔案的接收、鑒定、編研等工作難以正常開展，有些房企沒有專用的檔案庫房和檔案辦公室，甚至幾個部門合用一個檔案庫房，檔案資料和其他部門的推廣資料等雜物亂堆亂放，飽受灰塵和有害生物的侵襲，有的單位基建檔案數(shù)量多，庫房容量小，檔案裝具不足，溫濕度嚴(yán)重超標(biāo)，“八防”設(shè)施不到位，檔案保管條件惡劣，嚴(yán)重威脅著檔案的安全，檔案室硬件設(shè)施存在的諸多問題亟待解決。

二、提升檔案管理工作水平的對策

針對上述問題，特提出解決對策如下：

（一）增強全員檔案意識，建立有效的檔案管理網(wǎng)絡(luò)

一方面，省、市及地方檔案管理部門應(yīng)加強檔案執(zhí)法檢查，加強對房地產(chǎn)企業(yè)的監(jiān)管力度。用法律法規(guī)強化房企領(lǐng)導(dǎo)、員工的檔案意識，營造以法促規(guī)范的良好的工作氛圍。促使房地產(chǎn)企業(yè)健全檔案工作體制和機制，健全檔案管理網(wǎng)絡(luò)。房地產(chǎn)企業(yè)也應(yīng)以檔案行政執(zhí)法部門的執(zhí)法檢查為契機。健全本企業(yè)的檔案管理機制，實行檔案資料的集中統(tǒng)一管理。建立由分管領(lǐng)導(dǎo)、部門領(lǐng)導(dǎo)、專、兼事檔案管理人員組成的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，設(shè)立檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組和綜合檔案室，由綜合檔案室負(fù)責(zé)檔案工作的日常組織、協(xié)調(diào)和管理工作，各部門檔案管理人員負(fù)責(zé)本部門文件資料的收集、整理和歸檔。明確職責(zé)，各負(fù)其責(zé)。加強對相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)及員工的績效考核。把檔案工作納入年度、月度工作計劃，做到月月有計劃，月月有考核。通過多種途徑樹立員工的全員檔案意識。使員工了解檔案工作，重視檔案工作。

（二）加強企業(yè)檔案管理制度建設(shè)，強化規(guī)范化管理

應(yīng)建立并完善檔案歸檔制度、檔案庫房管理制度、檔案借閱制度、檔案統(tǒng)計制度、檔案鑒定銷毀制度、檔案信息審批制度等一系列規(guī)章制度。企業(yè)應(yīng)依據(jù)國家標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范編制適合房地產(chǎn)企業(yè)的檔案分類大綱、歸檔范圍和保管期限表，特別是針對項目建設(shè)檔案的特殊性，更應(yīng)從細(xì)節(jié)上做好收集過程控制。包括歸檔數(shù)量、裝訂方式等對內(nèi)部及外部協(xié)作單位（包括施工、檢測、監(jiān)理等）提出要求并按規(guī)范嚴(yán)格執(zhí)行，同時，優(yōu)化管理模式，做好項目文件材料和檔案管理一體化，做好項目文件材料的追蹤工作，堅持誰形成，誰歸檔，這樣，才能從檔案形成的源頭上做好項目建設(shè)檔案收集過程控制。才能保證檔案資料的齊全完整，才能實現(xiàn)檔案管理工作的制度化、科學(xué)化和規(guī)范化。

在完善制度的基礎(chǔ)上，同時要加強制度的貫徹落實，加強日常的收集、整理和監(jiān)督檢查。把基建檔案工作“三納入”“三同步”制度落到實處。緊跟工程建設(shè)節(jié)點，隨時檢查項目前期資料（立項、可行性、勘察設(shè)計、招投標(biāo)、合同等）、施工文件，竣工圖、竣工驗收文件，特別是前期文件和竣工驗收文件，一定要及時收集，及時歸檔。同時企業(yè)檔案管理責(zé)任部門一定要緊抓內(nèi)部、外部的具體文件形成單位和責(zé)任人，納入年度績效考核，并占一定的分值。用制度來促進(jìn)檔案管理，用制度來向企業(yè)要效益。

（三）加快房地產(chǎn)檔案管理人員隊伍建設(shè)，提高檔案管理人員綜合素質(zhì)

房地產(chǎn)檔案人員需要不斷加強學(xué)習(xí)，提高檔案專業(yè)知識、房地產(chǎn)開發(fā)程序及計算機操作技能，借以提高自己的綜合素質(zhì)。既要具備檔案專業(yè)知識，熟悉房地產(chǎn)企業(yè)管理流程，同時還要掌握計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，熟悉檔案管理軟件模塊的應(yīng)用及開發(fā)等。

同時，房地產(chǎn)企業(yè)應(yīng)提高檔案人員待遇，支持檔案人員職稱評定，工資與職稱、能力掛鉤，充分發(fā)揮檔案人員主動工作的積極性。采用培訓(xùn)學(xué)習(xí)、加大宣傳力度等各種形式，提高檔案人員的責(zé)任意識。采取切實可行的措施提高檔案人員的業(yè)務(wù)水平。鼓勵檔案人員通過自學(xué)、參加崗位培訓(xùn)、繼續(xù)再教育、邀請專家指導(dǎo)、組織人員外出觀摩交流等形式不同的學(xué)習(xí)方式，掌握檔案工作的各個環(huán)節(jié)和基本要求，熟悉房地產(chǎn)企業(yè)檔案類型，特別是項目建設(shè)檔案的歸檔流程。提高工作效率。針對項目建設(shè)過程中容易出現(xiàn)問題的前期資料、竣工驗收資料進(jìn)行重點培訓(xùn)和指導(dǎo)，快速提高檔案人員的理論水平和實際工作能力。

（四）加大經(jīng)費投入，強化檔案管理軟硬件設(shè)施建設(shè)

檔案安全無小事，檔案室“十防”設(shè)施等硬件環(huán)境建設(shè)是保證檔案安全保管和有效利用的前提和基礎(chǔ)。建立專用檔案庫房，給檔案室配備必要的設(shè)施設(shè)備，達(dá)到庫房、辦公和閱覽三分開，使檔案保管條件符合“十防”標(biāo)準(zhǔn)，以保證檔案的安全保管要求。

（五）緊跟信息化時代發(fā)展步伐，加快房地產(chǎn)檔案管理信息化建設(shè)

房地產(chǎn)企業(yè)應(yīng)不斷推進(jìn)檔案信息化建設(shè)步伐，及時引入檔案管理軟件，加大數(shù)字化建設(shè)及檔案資源開發(fā)力度，實現(xiàn)辦公系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)的無縫鏈接，實現(xiàn)所有入庫檔案的全文瀏覽功能。企業(yè)應(yīng)配備相應(yīng)的檔案信息化管理機構(gòu)、相應(yīng)人員及時到位，并同步做好檔案軟件的升級更新工作，使檔案管理、開發(fā)利用、快速查詢、統(tǒng)計分析、系統(tǒng)維護(hù)、數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換等模塊功能均充分地發(fā)揮和利用。

房地產(chǎn)企業(yè)各級領(lǐng)導(dǎo)以及檔案管理人員應(yīng)提升檔案意識，增強檔案觀念，積極探索和創(chuàng)新現(xiàn)代企業(yè)檔案管理模式，不斷提高檔案工作的質(zhì)量，使檔案工作在企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營工作中發(fā)揮應(yīng)有的作用。