對新修訂《檔案法》部分章節的認識和思考

文/白志清

新修訂的《檔案法》自2021年1月1日起正式實施了。通過對新修訂《檔案法》的認真學習，結合筆者多年從事檔案工作遇到的實際情況，就新修訂《檔案法》中檔案信息化建設和監督檢查兩個章節的內容，談一些認識和思考

一、關于檔案信息化建設

新修訂的《檔案法》專門新增了這一章節，這足以說明檔案信息化建設是擺在各級檔案部門和廣大檔案工作者面前的一項迫在眉睫的重要任務。同時也說明檔案信息化建設已經成為了制約檔案事業健康發展的一個瓶頸問題。因為當今社會信息技術的發展和創新日新月異、突飛猛進。各行各業利用信息技術的步伐都在加快，以數字化、網絡化、智能化為特征的信息化建設浪潮蓬勃興起。為推動信息化建設進程，2016年，中辦、國辦印發了《國家信息化發展戰略綱要》，這是我們各行各業加快信息化建設，以信息化驅動現代化必須遵循的重要依據。就檔案信息化來講，它是國家信息化、地區信息化、行業信息化和機關單位信息化的重要組成部分，是檔案管理走向現代化的核心。

新修訂的《檔案法》在這一章節，主要從各級人民政府、檔案館和各機關企事業單位開展檔案信息化工作的職責、檔案信息化系統與辦公自動化等系統的相互銜接、電子檔案的法定要求、規范管理和法律效力、推進傳統載體檔案數字化、電子檔案的移交、接收、安全檢測和備份、數字檔案館建設和檔案信息資源共享利用平臺建設等七個方面提出了具體的要求。

（一）檔案信息化建設的現狀和問題

1.認識不足，重視不夠，缺少整體規劃，難以相互銜接。就西部地區來說，一是許多地方、部門和單位的領導對這項工作重要性、緊迫性認識不足，重視不夠。他們認為只要把檔案保存下來就行，沒有必要花費那么大的人力、財力去搞檔案信息化。這種思想認識，既與《檔案法》的相關要求存在很大的差距，也是在工作中出現不重視支持檔案信息化建設的原因。二是在一些即便開展檔案信息化建設工作的部門和單位，由于缺少檔案信息化建設的整體規劃，也出現了有軟硬件設施、缺信息資源，有信息資源、缺管理系統等各種參差不齊的現象，難以做到各個系統的相互銜接、整體推進，嚴重影響了檔案信息化建設整體功能和服務水平的有效發揮。

2.經費投入少，軟硬件難以滿足需求。許多地方和單位由于受重視程度和當地經濟發展水平的影響，在檔案信息化建設上經費投入少，沒有足夠的經濟支持，造成了軟硬件設施配備不到位，滿足不了工作需要，影響了檔案信息化建設的發展。

3.缺乏檔案信息化建設專業人才。檔案信息化建設是檔案部門在信息時代遇到的一項新的工作，而這項工作與傳統的檔案工作又有很大的差別，不僅需要檔案業務知識，而且需要計算機信息網絡方面的知識?，F實狀況是檔案部門缺乏這方面的專業人才，僅銅川全市檔案系統而言，具有這方面專業知識的本科人才寥寥無幾，嚴重制約了檔案信息化建設的發展。

4.數字檔案館室建設推進力度小，進展步伐緩慢。在這方面，西部地區遠遠落后于東部地區，這與當地政府、檔案主管部門以及檔案館和各個機關單位的重視程度有關。缺乏積極主動作為的意識，缺乏強硬有力的推進措施，造成了起步晚、進展緩慢的狀況。就陜西全省而言，僅有西安市檔案館一家通過了國家檔案局的示范數字檔案館測試，其他各地市和部門有的正在抓緊開展，有的還因其他因素沒有大的進展。究其原因，除了重視程度不夠以外，還與當地的財力支持有關。

5.檔案信息安全意識薄弱，存在信息安全隱患。首先檔案信息在利用、攜帶、傳遞過程中雖然有方便快捷、存儲體積小的優點，但是在這些過程中都存在有信息泄露的安全隱患。其次因為檔案信息對存儲的環境、軟硬件設施的要求比較高，存儲環境不符合要求，軟硬件設施質量不過關，都會造成檔案信息出現不安全的問題。就目前開展了檔案信息化工作的部門和單位來說，主管領導和相關人員的信息安全意識還比較薄弱，相關的制度建立還不完善，在人防、技防、物防上面的投入還不到位，很多關鍵部位不符合要求，比如對局域網的安全要求、機房的通風、電源安全要求等方面都存在安全隱患。

（二）推進檔案信息化建設的相應措施

1.提高站位，加大宣傳，爭取支持，統籌規劃好檔案信息化建設工作。一是各級領導干部，特別是檔案主管部門的領導和廣大檔案工作者要提高政治站位，充分認識加快檔案信息化建設的重要性和必要性，增強做好檔案信息化工作的緊迫感和責任心。二是檔案主管部門要利用各種新興媒體和形式加大對《檔案法》和檔案信息化建設重要性的宣傳，使領導干部和廣大群眾知道開展檔案信息化建設是一項利國惠民的好事情，增強做好檔案信息化建設工作的積極性和主動性。三是各級人民政府要將檔案信息化建設納入本級政府的信息化發展頂層設計和總體規劃之中，統一部署、同步設計、同步實施、一體推進，減少重復建設，提高和發揮好檔案信息化建設的效益。四是在檔案信息化建設過程中，要統籌做好與辦公自動化系統、各專業行業業務系統的相互銜接，使檔案信息化的整體效益得到更大更好的發揮。

2.加大經費投入，為檔案信息化建設科學化、規范化提供保證。要實現檔案信息化，就需要相應的軟硬件管理系統支持，如果沒有經費的支持保證，那么檔案信息化就無從淡起。所以各級政府和部門、單位一定要將檔案信息化建設經費列入年度計劃，加大投入力度，滿足檔案信息化建設需求。在這方面一定要緊密結合自己單位的實際，既要量力而行，保證經費投入能夠滿足自己單位檔案信息化建設的實際需求，又要防止過分追求高大上，造成經費和設施設備等資源浪費的現象。

3.加大對檔案人員檔案信息化知識技能的學習培訓力度，提升他們的能力和水平。檔案信息化建設是檔案部門和檔案人員在新時期面臨的一項新任務，僅有檔案業務知識是很難勝任的，必須要有相應的計算機信息技術等專業知識和能力才行。因此，各部門、單位一方面要注重補充一批具有信息化、網絡化等專業知識的本科畢業生，來提升檔案干部隊伍中具有這方面專業知識的人員數量；另一方面就是加大對現有人員檔案信息化專業知識的培訓和學習，在提高知識水平的同時，還要給他們創造拓展視野、提高實際操作水平和能力的參觀學習機會。通過多渠道、多形式的培訓學習，盡快使他們能夠適應和勝任工作需求，推動檔案信息化建設工作的開展。

4.創新思路，借智借力，推動數字檔案館（室）建設進程。檔案信息化建設的基礎是數字檔案館（室）建設，而數字檔案館（室）建設涉及電子檔案管理系統、辦公自動化系統和業務系統等多方面，如何協調開展，相互銜接，僅靠檔案部門一家是難以實現的，所以，各級檔案部門、機關和單位一是要解放思想、開拓思路，積極與同級網信部門、電子政務中心、大數據云平臺機構以及社會上的信息化專業公司多聯系、多溝通，及時了解和掌握檔案信息化發展的新動態；二是要借智借力，通過不同的形式，積極與他們開展合作，充分發揮各自優勢，共同推進數字檔案館（室）建設。

5.建立健全檔案信息安全防范措施，確保檔案信息安全。一是各級政府、部門和單位的領導和相關人員要增強檔案信息安全的防范意識，要建立健全確保檔案信息安全的相關規章制度，將責任落實到人，抓好制度落實到位。二是要定期開展相關設施設備的安全檢查工作，防止檔案信息在傳輸、利用、保存等過程中出現問題。三是嚴格按照國家檔案局要求，認真做好檔案數據的異質異地備份工作，確保檔案數據的安全存放。

二、關于檔案監督檢查

新修訂的《檔案法》專門新增加這一章節，說明檔案監督檢查工作非常重要。這既是增強各級檔案主管部門和人員主動開展檔案執法監督檢查意識的需要，也是加大檔案執法監督檢查力度，推進檔案依法治理體系建設的需要，同時也是貫徹有法必依、執法必嚴，走向依法治理的需要。

新修訂的《檔案法》在這一章節，主要從監督檢查職責和監督檢查事項、監督檢查方式及配合義務、單位檔案安全存在隱患的報告和處理、檔案主管部門責令整改消除隱患、檔案違法行為的舉報和處理、正確行使監督檢查職權等6個方面提出了具體的要求。

（一）開展檔案監督檢查的現狀和存在問題

1.檔案法律意識淡薄，對檔案監督檢查工作重視程度不夠，存在執法不到位的現象。一是各級領導、各部門和單位主要領導認為檔案工作的好壞對當地和本部門本單位的整體影響不大，存在說起來重要，忙起來不要的現象，造成本部門本單位檔案工作不能依法開展。二是檔案主管部門自身也存在認識上的錯誤，覺得檔案部門是弱勢部門，對其他重點要害部門進行監督檢查怕得罪領導、影響關系，存在得過且過的現象。三是基層單位對檔案工作重要性的認識不足，覺得檔案工作就是有時間了就做，沒時間了就推，別的單位能推，我們單位也能推，影響了本單位檔案工作的依法開展。

2.執法隊伍建設重視不夠，存在人員少、能力不強的問題。各級檔案主管部門每年新增的執法人員寥寥無幾，遠遠滿足不了開展檔案執法檢查的需要。特別是市縣一級，情況更差，不僅人員少，基本上市上4-5人，縣上2-3人，而且很難有培訓提高能力的機會，這種現象嚴重地影響了檔案監督檢查工作。

3.執法力度不強，存在重形式、輕結果的執法疲軟現象。這種情況一是表現在監督檢查的次數上少，市縣檔案主管部門每年開展執法檢查也就是1-2次，如果沒有省市的統一安排，有些區縣可能一年都不開展一次。二是在執法檢查中存在重形式走過程現象，對發現的檔案違法行為僅僅是發出整改通知書，對后期的整改結果督促過問的少，力度不大，效果不明顯。

4.主動作為不夠，存在監督檢查程序方法不規范現象。一是各級檔案主管部門基本上是按照上級要求或者按照以往工作慣例去開展檔案執法檢查工作，很少有結合當地檔案發展存在的實際問題來進行檔案執法檢查活動的。二是各級檔案主管部門在開展檔案執法檢查的過程中，存在程序簡單、記錄不完善、沒有執法記錄儀等不規范行為，在一定程度上也影響了執法的權威性、公正性。

（二）做好檔案監督檢查工作的途徑和辦法

1.加大檔案法律法規宣傳，增強做好檔案監督檢查工作的責任意識。各級政府和檔案主管部門要高度重視對新修訂《檔案法》等相關法律法規的學習和宣傳，多渠道地提高各級領導干部和人民群眾的檔案意識，努力為開展依法治檔，推進檔案治理體系建設創造良好的氛圍。一是要結合普法宣傳規劃，制定好《檔案法》等法律法規的學習、宣傳、培訓計劃，要利用“6·9”國際檔案日、“12·4”憲法宣傳日等重要時間節點，開展形式多樣的檔案法律法規學習、宣傳、培訓活動。二是要將《檔案法》的學習、宣傳納入到各級黨校（行政學院）對領導干部的培訓內容之中，增強各級領導干部的檔案意識，提高他們依法抓好檔案工作的責任意識。三是各級檔案主管部門領導一定要增強依法履職的意識和膽量。要積極主動作為，通過不定期地開展檔案監督檢查工作，督促基層部門和單位重視和做好檔案工作。

2.重視人才隊伍建設，提升檔案監督檢查工作的能力和水平。各級檔案主管部門一是要高度重視對執法隊伍的建設，要積極主動和法制部門聯系，做好檔案執法人員的選定和培訓工作，努力壯大檔案執法人員隊伍，提升檔案執法人員素質和水平。二是要督促檔案執法人員認真學習檔案監督檢查工作的相關知識，明白法定的職權和程序，規范執法行為，勝任執法工作需求，展現檔案執法檢查的責任擔當。

3.加大執法力度，做到有法必依、執法必嚴，堅決捍衛法律尊嚴。各級檔案主管部門一定要認真履行好法律賦予的執法職能，要敢于拿起法律武器，與一切違反《檔案法》的人和事作斗爭。要改變傳統觀念，不是一年開展一兩次就行了，而是要將檔案監督檢查工作作為一項貫穿檔案工作始終的日常性工作，不定期地安排開展好這項工作。要克服重形式、輕結果的現象，堅決抓好整改落實和處罰的每一個環節，確保執法工作的嚴肅性。

4.積極擔當作為，努力運用和發揮好檔案監督檢查工作法律作用。各級檔案主管部門，特別是主要領導干部，首先要提高政治站位，高度認識開展檔案監督檢查工作是依法治檔工作的需要，是推動和保證新時期檔案事業健康發展的有力武器，要在日常工作中做好安排部署，抓好督促落實。其次要緊密結合實際工作，積極作為、勇于擔當，主動把這個法律武器運用好，并且在檔案監督檢查工作中，自覺做到科學、公正、嚴格、高效，努力把這個法律武器的作用發揮好。

總之，新修訂的《檔案法》是我們各級檔案部門和廣大檔案工作者做好檔案工作、推動檔案事業發展的法寶。我們一定要認真細致地學習好新修訂的《檔案法》，理解和吃透好相應的條款要求，提高自身從事各項檔案工作的能力和水平。要勇于探索、善于總結、敢于擔當、勤于履職，運用好法律賦予我們的職責和權力，為推動檔案工作和檔案事業依法健康發展貢獻自己的智慧和力量。