企業外事管理系統建設研究

常沛

（中國聯合網絡通信集團有限公司產品中心 北京市 100033）

1 背景

在科技快速發展推動下，世界經濟呈現一體化趨勢，各國貿易往來日益密切。隨著我國制造業蓬勃發展，國內企業制造的產品快速走向國際市場，企業內部管理、銷售、技術、服務人員頻繁參與國際業務，各企業內部對外事業務管理系統需求較為緊迫。本文設計并開發了一種適合企業內部使用的外事管理系統。文章第二部分介紹了系統功能，第三部分給出了關鍵審批流程，第四部分對全文做了小結。

2 系統功能

2.1 功能架構

外事管理系統根據業務辦理需要分成7個模塊，主要是外事審批、外事會見、證件信息、外事資料、查詢統計、系統管理、我的工作，各個模塊內包含若干功能點。系統整體功能架構如圖1所示。

圖1：外事管理系統功能架構

2.2 外事審批

外事審批模塊主要實現出國任務審批、邀請外國人來華審批、團組成員名單管理、費用報銷審批、信息公示、日程信息、行前教育等審批流程和信息展示等功能。

2.3 外事會見

外事會見模塊主要針對會見業務，實現外事收文登記、外事會見發布、外事會見查看、外事會見查詢等功能。

2.4 證件信息

證件信息模塊主要實現員工護照管理和護照狀態查詢功能。該模塊與外交部管理系統通過接口進行互聯互通，實現員工護照規范管理。

2.5 外事資料

外事資料模塊主要包括通訊錄、資料管理、制度法規、通用模板、相關鏈接等功能，便于用戶快捷了解外事相關規章制度和各部門聯系人聯系方式。

2.6 查詢統計

查詢統計模塊主要實現外遣、邀請函、報銷單、聯絡單等審批文件的查詢和統計功能，便于用戶和管理員從統一查詢入口查詢相關文件。

2.7 系統管理

系統管理模塊主要實現組織機構管理、用戶角色配置、用戶權限配置等功能，使得外事審批流程能按既定規則流轉，確保信息查詢按權限范圍可見。

2.8 我的工作

我的工作模塊主要把用戶常用工作任務聚合在一個入口，實現新建流程、待辦工作、已辦工作、待閱文件、已閱文件、辦結文件、委托待辦、待辦提醒等功能的統一展示和辦理。

3 關鍵流程

3.1 因公出國任務審批

因公出國任務審批流程分成四個環節，業務部門審批、綜合部門審批、紀檢部門會簽、公司領導審批。業務部門為申請出國員工所在部門，出國目的通常是處理公司相關業務。申請出國員工需起草出國任務審批單，先后由業務部門外事專辦員、處室經理、部門領導審批。業務部門審批完成后流程進入負責外事管理的綜合部門，綜合部門內部先后由外事處員工、外事處經理、綜合部門領導審批。綜合部門在審批過程中需與紀檢部門會簽，紀檢部門會簽后返回綜合部門，最終由綜合部門提交公司總經理和董事長審批。因公出國任務審批流程如圖2所示。

圖2：因公出國任務審批流程

3.2 出國費用報帳審批

如圖3所示，出國費用報賬審批流程分成三個環節，業務部門審批、綜合部門審批、財務部門審批。由出國員工起草費用報賬單，先后由業務部門外事專辦員、處室經理、部門領導審批。業務部門審批完成后流程進入負責外事管理的綜合部門，綜合部門內部先后由外事處員工、外事處經理審批。綜合部門審批完成后流程進入財務部門，由財務部門預算管理員、財務經理、部門領導審批。

圖3：出國代表團費用報銷審批流程

4 小結

本文設計并開發的外事管理系統適合大中型企業，該系統已在國內大型企業使用，系統覆蓋集團總部、31省分公司以及多個子公司，實現了因公出國業務審批、出國費用報賬審批、外國人來華審批、證件護照管理等外事業務的電子化操作，有效提升了企業外事管理水平和效率。