計算機辦公軟件Word的操作方法研究

楊志艷

（甘肅省鎮原縣職業中等專業學校 甘肅省慶陽市 744500）

在當今社會與經濟快速發展的背景下，Word軟件隨計算機出現在了人民群眾面前，并且還成為了重要的辦公軟件，通過Word操作進一步提高了工作效率與質量。但是在實際應用過程中卻經常會出現軟件應用不合理的問題，甚至部分工作人員在進行Word操作時還將其定義成為簡單的文字編輯工具。長此以往下去不僅會影響到供效率，還會使Word軟件應用失去意義，所以當務之急就是對其操作方法進行深入探索。

1 Word程序基本功能說明

1.1 功能區

功能區有很多人都使用過，但是對其實際操作卻并不了解，因為功能區包含的功能種類較多，并且不同的功能鍵都有著不同的作用。首先就是程序選項卡，這一選項中有開始、插入、頁面布局、引用、郵件、審閱、視圖這七個選項，七個選項的設置為軟件默認，郵件相信是應用頻率最低的一個功能鍵了。那么在實際應用過程中就可以結合實際情況對選項卡進行調整，因為選項卡中有一些功能并不常用，那么就可以通過開發工具選項卡進行調整。功能面板也是功能區的重要組成部分，功能面板的作用就是對選項卡進行切換，在切換過程中可以顯示不同的功能面板，在這一分組中會出現常用按鈕，在實際應用過程中還會顯示信息輸入框，此時就可以選擇相應的執行命令。通過總結可以了解到，在實際文檔編輯操作過程中，功能區會出現一些變化，在文檔處理過程中若是暫時不需要就可以將其縮小，縮小操作就是在功能區中右鍵，隨后打開快捷菜單中選擇“功能區最小化”。“開始”功能中包含了文檔與文字編輯常見的各種操作，在這一功能中可以對字體進行調整，還能夠對字號進行放大縮小，字體的顏色也能夠通過功能區變化，還能夠在“開始”功能中找到圖表插入按鍵，進一步豐富了文檔編輯的功能。不僅如此，在實際應用過程中還可以對文字的位置進行調整，頁邊距也能夠在“開始”功能中調整。經常進行文字編輯的話“文檔校對”功能就需要得到重點關注，這一功能可以對文檔中的文字進行檢測，通過檢測可以了解到語法錯誤和錯字，以進一步提高文字編輯工作有效性。如圖1所示。

圖1：文檔校對功能頁面

1.2 標尺、頁面編輯區域、鼠標右鍵和狀態欄說明

Word軟件中的標尺在文檔編輯中有著重要的影響意義，頁面編輯區域的上面和左面，分別標有“水平標尺”以及“垂直標尺”。“頁面編輯區域”在垂直標尺的右側，一般情況下這一區域能夠滿足文檔編輯工作基本需求。在對頁面編輯區域進行分析時可以了解到，在其右側會出現一個滾動條，這一滾動條的右側還有一個功能欄，這一功能欄是“任務窗格”，其作用方式就是在點擊一些命令后會出現命令對話框，若是將命令對話框放到界面最右側，那么對話窗口就會嵌入Word界面。并不是所有的任務窗格都在編輯區右側，部分任務窗格會出現在編輯區左側。鼠標在右鍵后可以完成簡單的編輯與處理，例如在英文文檔進行編輯時，若是右鍵則可以直接將其翻譯過來，這一操作主要依靠英語助手應用。狀態欄區域也可以進行調整，因為軟件中的狀態欄默認的功能顯示有些并不常用，所以就可以通過右鍵狀態欄并點擊“自定義狀態欄”進行編輯，以通過這樣的方式來改變狀態欄顯示。

1.3 對話框啟動器

在文檔中還經常會應用到對話框啟動器，這些對話框啟動器都是小圖標，并且出現在不同的操作組中，通過單擊啟動器可以將對話框與任務窗格啟動，在其中還會出現不同的選項。就拿“字體”來說，當單擊后就會啟動“字體”對話框。

2 計算機Word辦公軟件的具體應用分析

2.1 內容查找與替換

在對一些文字內容進行復制粘貼時，經常會出現空白符號和回車鍵，為了保證文字格式的合理性，就需要對這些空白符號和回車鍵進行刪除，但是一個一個單獨刪除太浪費時間，那么在實際應用過程中就可以通過內容查找與替換進行快速操作。在實際操作過程中可以選中需要刪除的空白符號，并點擊查找與替換，此時對話框就會啟動，其中包含了查找、替換、定位這三個選項，操作者就可以選擇替換選項，將空白符號全部替換。與此同時，在將文章復制到Word文檔后還會出現大量空格，這些空格也會影響到文章布局，同時還會占據文章篇幅，那么此時也利用查找替換功能鍵將這些空格刪除，這樣操作者的工作效率就會得到大幅度提升。如圖2所示。

圖2：查找與替換功能頁面

2.2 段落重排

若要合理進行文檔文字編輯，還可以將段落重排功能鍵應用起來，通過這一功能鍵可以對文檔中文章的段落進行重新排列。該功能鍵的具體操作如下，操作者可以在每段需要開頭的位置添加特殊標記，并在功能欄中選擇查找與替換，單擊打開功能欄，并在對話框中找到定位欄目，在欄目對話框中輸入“p”，同時還需要在高級設置中選擇特殊符號，點擊不間斷空格，在其中輸入“S”。當以上操作結束后就可以進行全部替換，點擊全部替換后段落重排操作就算完成了[2]。

2.3 快捷鍵的使用

快捷鍵應用也是提高Word軟件應用效率的重點，在實際操作過程中利用鼠標來回點擊不僅浪費時間，甚至在遇到大量重復操作時還會出現失誤。所以就可以將其快捷鍵應用起來，最為常見的快捷鍵的復制粘貼，還有一些快捷鍵相信很多操作者并不了解。比如Ctrl+Shift+Spacebar可以創建不間斷空格，Ctrl+U可以為字符添加下劃線、Ctrl+Q可以刪除段落格式、Ctrl+Spacebar可以刪除字符格式等等。還有一些快捷操作也有部分操作人員并不了解例如F12后可以快速對文檔進行保存，F7可以進行拼寫檢查，F6可以進行快速翻譯。通過這些快捷鍵可以進一步提高軟件操作效率，降低了操作者鼠標應用頻率。所以為了更加合理的應用Word文檔，相關操作人員就需要將其快捷鍵銘記在心，同時還要學會熟練使用快捷鍵，以通過這樣的方式來提高工作效率與質量。

3 計算機Word辦公軟件操作流程分析

3.1 Word窗口結構

操作者一定要了解Word窗口結構，Word視圖包含很多內容例如頁面視圖、大綱視圖等，不同的視圖會展現出不同的效果，若要將文檔打印出來，就需要重點關注Word視窗，并對頁面視圖進行操作，其目的就是為了保證打印后的效果能夠與軟件中效果一致。在對視圖進行切換時，操作人員可以選擇菜單視圖并點擊切換，為了方便可以直接點擊窗口下方按鈕進行視圖切換[3]。

3.2 打開文檔

大多數操作者應用軟件的目的就是對文件進行查看，所以在文件打開時就會選擇相對簡單的打開方式，例如應用鼠標雙擊桌面上的文件，或是尋找文章儲存路徑之后打開文件。很多人為了方便都會將文件放在桌面，雖然打開的速度快，但是儲存路徑一般為C盤，大量文件儲存就會導致電腦運行速度下降。所以在文件儲存與打開時最好注意路徑問題，不要選擇將文件大量堆積到C盤。

3.3 頁眉設置

Word文檔編輯過程中經常會出現需要頁眉編輯的情況，一般情況下操作人員都會選擇最簡單的編輯方式，那就是找到頁眉編輯功能鍵，并點擊頁眉和頁腳，隨后再將需要編輯的文字內容輸入到頁眉處，若是需要在頁眉處增加不同格式的橫線，再將橫線添加進去[4]。但是這一操作僅限于單一頁眉操作，如果遇到大量頁眉需要編輯則無法利用這一方式。在大量頁眉編輯過程中需要先在第一頁的末尾點擊“插入”-“分頁”-“下一頁分節符”，之后還要點擊頁眉頁腳，最后再點擊“同前節”按鈕，這時輸入相應的內容即可。

3.4 受損文檔的恢復

因為計算機運行過程中難免會出現一些問題，比如突然停電、軟件運行崩潰等，這就會導致文檔受損。那么在遇到文件受損后就可以應用基礎方式進行修復方式，首先需要將被損壞文件打開，并點擊另存為將其格式改成RTF。更是更該結束后點擊保存，并關閉受損文檔。隨后需要將保存的RTF文件，另存到Word的DOC格式保存。最后將RTF格式文件關閉，此時再打開新文件即可完成修復。但是這一簡單操作的效果有時并沒有那么明顯，經常會出現沒有效果或是僅修復部分內容的情況，那么在出現了這樣的問題后，就可以選擇將文件格式繼續轉化成為TXT，之后再將其轉回word格式，雖然這樣能夠修復內容，但是格式卻無法得到修復。在文件修復時還可以選擇另一種方法，這一修復方式為復位，修復流程為打開損壞文件，滯后點擊菜單并全選，隨后點擊軟件中的“文檔修復”即可[5]。

4 Word隱藏功能的應用

4.1 軟回車和硬回車

Word文檔編輯過程中有時會從網頁上復制文字，然而復制后的文字經常會出現空行，若是單獨刪除則會浪費大量時間，并且在刪除過程中還會出現失誤，那么此時就可以利用替換的方式來解決這一問題。在點擊查找替換后在任務欄中輸入^p^p，隨后點擊替換，以通過這樣的方式來批量刪除空行。

4.2 自動保存功能調整

相信很多人在應用Word文檔時遇到過文本丟失的情況，一旦出現這一問題就會導致之前所編輯的內容全部消失。所以在應用過程中若要解決這一問題，就需要結合實際情況去設計自動保存，保存路徑的選擇為文件—選項—保存—保存時間設置，此時就可以根據實際情況去設計相應的自動保存時間。不僅如此，在實際應用過程中還可以通過“選項”功能進行調整，進而有效提高辦公質量。

4.3 快捷鍵的選擇應用

通過相關數據總結分析可以了解到，Word文檔中以一百個以上的快捷鍵，然而這些快捷鍵在日常生活或學習中是無法了解的，首先就是因為鼠標可以代替這些快捷鍵，其次就是快捷鍵的數量較多無法全部進行記憶。所以若要提高辦公效率，就可以選擇去到網上查找資料，并學習靈活應用快捷鍵[6]。

5 結束語

通過以上總結可以了解到，Word軟件并不是看起來那么簡單，同時也了解到其不同的操作可以為文檔編輯帶來哪些幫助，最重要的就是了解到了軟件更多的操作方法。那么在當前這一Word軟件應用不斷深化背景下，相關操作人員就需要對Word進行更加深入的探索，以保證軟件應用能夠為工作帶來幫助，通過更加細致精準的操作提高工作效率與質量。