信息化技術在企業人力資源管理中的應用

黃小梅

（江西省地礦測繪院，南昌 330030）

0 引言

信息化人力資源管理的基礎是信息量巨大、運轉迅速的硬件以及先進的、前沿的信息技術軟件。相關工作人員應通過靈活運用最新的信息化人力資源管理理論與知識，有效利用企業內外的各種人力、物力及財力等資源，完成人力資源管理的使命［1］。

1 企業人力資源信息化的含義及內涵

1.1 企業人力資源信息化的含義

企業信息化指的是企業通過應用包括網絡以及計算機等在內的現代化技術，開發及利用資源來提高決策、管理、經營以及生產等的水平及效率，從而不斷提高企業的市場競爭力以及經營效率的過程。企業的信息化可以分為3 個層次。第一，手工處理自動化。相關工作人員通過應用信息技術，采用計算機自動處理的方式來代替一些原來需要公共處理的工作，從而明顯提高工作質量及效率，進一步控制處理成本，但是這一階段的信息化層次不高，信息技術自身的潛力沒有得到充分發揮。第二，基于信息技術的組織再造及企業流程的重組。相關工作人員采用信息技術重新設計企業的原組織結構及業務流程，刪除非必要的環節，采用并行處理代替原本的串行處理方法，并采用網絡技術以及共享數據庫等方式來進行異地協同工作等。第三，基于信息技術的戰略重定位以及管理模式的變革。相關工作人員可采用戰略性應用信息技術，實現企業管理模式的變革，并對企業進行新的戰略定位，以取得戰略優勢。

企業人力資源管理信息化建設就是企業在人力資源管理過程中，利用現代化技術以及人力資源管理信息進行深入開發，使企業的人力資源決策及管理水平與效率不斷提高，使企業競爭力以及整體效益不斷提高的過程。由此可見，人力資源管理信息化過程是一個從局部到整體、從內部到外部、從簡單到復雜、從信息技術到管理的一個不斷發展的過程。

企業人力資源管理信息化主要包括兩個方面：一是管理內容信息化，二是管理手段信息化。管理內容信息化就是要側重信息資源的管理，為基層管理人員提供任務信息，為中層管理人員提供戰術信息，為高層管理人員提供戰略信息；管理手段信息化則是通過信息技術來發揮管理職能，從而給企業帶來更強活力［2］。

1.2 企業人力資源管理信息化的內涵

人力資源的信息化管理并不是單純在人力資源管理中應用信息技術，而是對工作資源與工作方式進行改進，對管理理念進行更新。企業人力資源管理部門除了要縮短行政事務處理時間，重新定位人力資源部門的角色，還要規范建設人力資源管理體系，整合企業資源，實現人力資源價值，提高企業價值，才可能成為企業的戰略合作伙伴。企業人力資源管理信息化不僅可以帶來使溝通渠道更加暢通、優化業務流程、提高效率、降低企業管理成本等有形的改變，還可以帶來無形的改變，如讓員工更加滿意，形成全新的企業面貌、給員工及企業提供增值服務以及實現企業核心價值觀等。

實現企業人力資源管理信息化并不是要用機器代替人的所有工作，而是通過信息化管理人力資源，對企業的管理內容以及管理方式進行不斷改進，進而實現企業利益的最大化。具體而言，可實現企業人力資源管理的信息化，以獲得以信息為基礎，保證計劃的合理性以及科學性，同時還可以結合環境變化來靈活求證，從而讓組織適應環境的變化?？刂坡毮苡绕涫鞘虑翱刂瓶梢园l揮更大的作用，能及時反饋并糾正各種誤差；指揮路線從以往的從上而下的單向指揮增加自下而上的反饋，形成雙向指揮，可及時反饋指揮效果，提高部門交流的便捷性與效率。

2 企業人力資源管理信息化建設的內容

企業人力資源管理信息化的內容包括了企業內部人力資源管理的各個方面，但從整體上來看，可以分為以下6個部分。

2.1 組織機構及崗位管理

相關工作人員應在系統中儲存定員情況、組織機構以及崗位設置等情況，加強管理及維護，并統計、分析各階段的企業組織機構、崗位設置以及定員情況，為工資計發、員工配置等工作奠定基礎。在企業過渡時期，單位面臨人員重新安排問題、拆并問題，通過信息系統可以比較方便地統籌各種工作，減少誤差。單位的改革需要循序漸進，不能搞一刀切，因此會面臨新老過渡的問題，將信息化技術應用于單位的改革中，可以很好地簡化新老銜接。

2.2 輔助決策人力資源規劃

企業人力資源管理系統可以模擬比較、運行分析企業組織結構及工作人員所編制的各種方案，采用直觀的圖形來對管理人員作出最終決策，并分析過去及現在的人員成本，預測將來的人員成本，基于企業資源計劃（Enterprise Resource Planning，ERP）集成環境來為企業分析成本提供依據。同時，該系統還可以制定職務模型，其內容涵蓋職位要求、升遷路徑以及培訓計劃等。此外，該系統可基于擔任相關職位員工的條件與資格，提出相關培訓建議，當發生職位變動或者機構改組時，該系統可以提出相關升遷建議以及職位變動建議。

2.3 招聘管理

企業最為重要的資源就是人才，一個企業只有擁有優秀的人才，才能在市場競爭中獲得比較大的競爭力。招聘系統可以從以下幾個方面著手：第一，在管理招聘過程中，對招聘過程進行優化，從而減少工作量；第二，可以科學管理招聘成本進而控制招聘成本；第三，提供輔助信息以確定聘用人員的崗位，為企業挖掘人才資源提供幫助［3］。

2.4 工時管理

相關工作人員可以以本國或者當地的日歷為依據，對工作人員的作息時間表以及企業的運作時間進行安排，并通過遠端考勤系統，在主系統中記錄工作人員的實際出勤狀況，將與獎金及薪資相關的事件數據導入成本核算及薪資系統中。

2.5 工資核算

企業可以根據不同工種、不同部門、不同地區的不同薪資結構以及相應處理流程來制定相應的薪資核算方法。并與其他模塊結合，自動根據要求對薪資結構進行調整，對相關數據進行計算，及時更新，動態化核算員工薪資。

2.6 差旅核算

企業在人力資源管理信息化建設時，對差旅申請、批準以及報銷等的整個流程進行自動控制，經集成環境在財務成本核算模塊中導入核算數據。

3 企業人力資源信息化的建設步驟

3.1 形成數據流意識，對數據流程進行分析

傳統的人力資源管理需要管理人員長時間從事各種繁雜的事物，而信息化管理首先就是要將管理人員從這些事務性工作中解放出來，超乎于具體的業務操作，根據數據流的增減、形成以及變化趨勢來對人力資源管理工作的各個環節進行分析。這項工作的直接成效并不明顯，但確實是信息化管理的前提，且深度分析會對后期的工作效率以及信息化管理方案的成敗造成直接影響。

3.2 形成數據模型

人力資源管理業務包括招聘、勞動合同管理、考勤、績效評估、調動、薪金制度以及培訓等。從數據流角度來看，人力資源信息流動于各個模塊，完成的是以人為中心的管理工作，形成歷史數據流以及當前數據流。對數據流進行充分分析后，企業可借助數據庫原理，建立涵蓋社會關系、教育培訓、工作分配、勞動合同以及人員信息庫等子集在內的數據庫。同時，企業在建立數據庫模型時，要結合實際工作，達到三范式以上的約束標準，盡量控制冗余項，從而提高模型的可靠性、穩定性［4］。

3.3 選擇eHR 系統

企業在選擇自己的eHR 系統時，要綜合考慮產品價格、服務水平、供應商實力、方案可行性以及系統功能。對于前3 項，企業可以根據經驗進行判斷，對后兩項需要合適的標準進行指導，從而選擇出合理的eHR 系統，具體見圖1。

圖1 HR 系統圖示

3.4 使用eHR 系統

企業在使用eHR 系統之前，要先充分且客觀地評估自己，了解當前自身在人力資源管理方面所處的階段、引入管理咨詢的需求度以及實施eHR 系統的預算等，確定eHR 系統的邊界與范圍。一方面要立足于企業的實際情況，不能一味追求時髦，要做到量體裁衣，通過準確的自我定位來制訂最為合適的方案；另一方面要充分考慮eHR 系統是否能提高HR管理層次，不能僅局限于滿足HR管理需求［5］。

4 結語

當前我國的企業管理還處在不斷摸索階段，企業人力資源管理的信息化發展還有很長一段路，就入職培養以及人力招聘等方面都要借鑒大型成熟企業的管理經驗，同時與自身情況相結合進行相應調整。對企業中的人力資源管理部門來說，每一次改變的目的都是要做更好的自己，因此人力資源管理工作任重道遠，相關工作人員需要在不斷地學習、探索過程中完善自己存在的不成熟部分。