高校圖書館涉密學位論文的管理研究*

王 婷

（中國政法大學圖書館，北京 100088）

1 引言

博碩士學位論文，是即將畢業的高校博士、碩士為獲取學位，向學校申請并提交的具有一定的學術科研價值和創新性的學術論文，也是體現高校學術特色和學科特長的一次文獻資源。對博碩士學位論文文獻進行科學加工管理和開放利用，可以避免選題重復、精力浪費［1］106。高校圖書館對博碩士學位論文進行系統地加工管理和開發利用，可以形成獨具特色的資源和服務項目，更好地服務于高校教學科研等學術活動。在大量的博碩士學位論文中，部分論文由于數據來源或使用信息的機密性，其內容存在涉密性，屬于涉密學位論文，根據《中華人民共和國保守國家秘密法》和《涉密研究生與涉密學位論文管理辦法》的規定，涉密學位論文的管理應當單獨進行。涉密學位論文主要分為3個密級：內部、秘密、機密。密級為內部的學位論文，一般指涉及準備申請專利或技術轉讓的科研項目論文；密級為秘密的學位論文，指涉及保密科研項目、課題或企業、研究單位的商業秘密、生產技術細節等相關信息的論文；密級為機密的學位論文，指涉及國家、國防、軍事機密的論文，保密期限也最長［2］140。由于涉密學位論文的內容涉及國家的政治、經濟、法律、科技、國防、軍事等重大課題，其“含金量”極高［3］46，具有相當高的學術研究價值，因此對涉密學位論文的管理與開發利用極為重要。但遺憾的是，目前我國學界對高校涉密學位論文管理相關主題的研究非常稀少，筆者通過檢索發現，這一主題最早的研究論文出現在2006年，是龔芙蓉的《高校圖書館涉密研究生學位論文管理初探》，截至2021年，相關研究文獻不超過10篇，研究重點主要集中在涉密學位論文的定級、存檔和開發利用，涉密學位論文的范圍和提交流程，涉密學位論文的知識產權問題，涉密學位論文的歸屬等方面。基于高校涉密學位論文的重要性，提高對相關問題的重視和研究迫在眉睫。

高校圖書館作為重要的資源管理單位和學術科研中心，也是博碩士學位論文的收藏和保管單位，在博碩士學位論文的科學管理和開發利用方面發揮著重要作用，在保密期限結束后，圖書館對涉密學位論文進行解密、科學化加工處理，并通過開放獲取服務于更多的讀者，才能更有效地發揮其價值。因此，規范和完善高校圖書館對涉密學位論文的管理和服務，使涉密學位論文更多地實現學術方面的價值，勢在必行。

2 高校圖書館涉密論文管理現狀

國內很多高校從自身的角度制定了涉密學位論文管理的具體舉措，大多數高校都由圖書館來承擔學位論文的呈繳與收藏工作，個別高校由檔案館負責［4］。本文通過網絡在線查詢的方式，將國內5所“雙一流”高校圖書館和筆者所在的中國政法大學圖書館關于涉密學位論文管理的規定進行調研并進行綜合比較分析。

2.1 國內部分“雙一流”高校圖書館涉密學位論文管理規定現狀

調查的對象包括北京大學圖書館、清華大學圖書館、北京師范大學圖書館、武漢大學圖書館、中山大學圖書館5所“雙一流”高校圖書館，其中北京大學圖書館、北京師范大學圖書館和武漢大學圖書館在圖書館網頁的論文提交頁面明文提示學生如果學位論文涉密，需要履行單獨的程序，具體的負責部門和操作程序都清晰、明了，具體如圖1、圖2、圖3所示。

圖1 北京大學圖書館學位論文提交系統頁面

圖2 北京師范大學圖書館學位論文提交系統頁面

圖3 武漢大學圖書館學位論文提交系統頁面

清華大學圖書館由于有校外訪問的網絡限制，無法看到論文提交的具體說明指南，但清華大學在其公示的《清華大學研究生學位論文保密管理辦法》（1993年2月制定，2016年7月第九次修訂）中，對涉密學位論文向圖書館提交的要求和程序作出了明確說明。中山大學圖書館網頁的論文提交頁面對涉密學位論文沒有作出單獨的說明指導，僅注明涉密論文提交與管理嚴格按照學校相關規定執行，在《中山大學研究生學位論文保密管理暫行辦法》（2016年7月修正）中指明了涉密研究生如何向圖書館提交涉密學位論文。

另外，國內高校普遍對學位論文的電子版和紙質印刷版都進行了收錄，被調查的5所高校圖書館對涉密學位論文的電子版和紙質印刷版都有各自的規定。根據北京大學圖書館網頁和《北京大學圖書館涉密論文管理辦法》中的規定，涉密研究生持有北京大學保密委員會審批通知的涉密論文，不需要提交電子版，離校時按學校關于涉密論文的有關規定辦理離校手續。涉密學位論文的印刷本應按規定冊數及要求交到各院系、所、中心相關負責教務老師處，并統一送交圖書館資源建設部負責人，保密期滿后經校保密委員會核實、確認解密，解密后圖書館對該論文進行編目加工，按照普通印刷本學位論文進行管理和提供服務［5］。清華大學規定，涉密學位論文的紙本1冊和電子版本由研究生本人在通過學位論文答辯后，連同“清華大學研究生學位論文定密申請表”復印件直接送交學校檔案館保存。涉密學位論文電子版本不得通過網絡傳遞，必須通過學校指定涉密專用介質提交［6］。北京師范大學圖書館規定，涉密學位論文不需在論文提交系統上提交，作者需要按照相關規定辦理（研究生到校研究生院，本科生到校教務處）后攜帶相關證明、電子版論文及紙本論文至圖書館主館一層C區109學位論文管理室辦理涉密相關事宜［7］。武漢大學圖書館規定，涉密論文繳送到武漢大學檔案館，由檔案館加蓋公章后到圖書館辦理相關離校手續［8］。中山大學規定，涉密學位論文申請人本人將涉密學位論文一式3份連同電子版交至圖書館論文管理中心涉密管理人員，圖書館將涉密論文及其電子版專柜存放，保密期內不提供任何服務，期滿后按公開學位論文的管理和服務方法進行管理和服務［9］。

2.2 中國政法大學圖書館涉密學位論文管理規定現狀

在過去的涉密學位論文工作中，中國政法大學圖書館結合《中華人民共和國保守國家秘密法》和本校學科研究的主要特點，規定了涉及國家、政府、軍事、監獄、商業機密等機密內容的博碩士學位論文，經確認不得公開的，可向圖書館申請涉密學位論文保護管理。圖書館網站在“論文提交”的說明頁面，為需要申請保密的博士和碩士畢業生提供了“博碩士學位論文保密申請表”，由提出申請的主體——涉密研究生本人填寫好申請表，經導師和學院確認后提交至圖書館，圖書館收取申請表后對涉密學位論文進行加密。后經過校研究生院與圖書館對涉密學位論文相關管理工作的討論與協定，涉密學位論文的整體管理工作遵循以下的模式：

涉密研究生本人應自論文的開題階段就向研究生院提交學位論文涉密申請，經過導師確認后，由研究生院相關負責部門進行程序審查，確定涉密與否。經確定涉密的學位論文，則要求涉密研究生必須遵循特定的保密程序完成涉密學位論文的寫作、學術不端檢測、答辯等工作。完成以上程序后，涉密研究生填寫好“博碩士學位論文保密申請表”，并持研究生院出具的涉密證明，到圖書館專門負責管理涉密論文的部門進行論文的提交和加密。涉密學位論文的密級和保密期限由研究生院認定，圖書館根據研究生院出具的認定證明進行具體的收錄和管理工作，收錄涉密學位論文的電子版并進行加密處理，不收錄該學位論文的紙質印刷版。

2.3 “雙一流”高校圖書館涉密學位論文管理規定的比較分析

對6所“雙一流”高校圖書館涉密學位論文收錄和管理情況進行綜合比較分析，結果見表1。

表1 國內6所“雙一流”高校圖書館關于涉密學位論文收錄規定對比

結合前文所述，這6所“雙一流”高校，或者在圖書館網頁做出明示指南，或者通過發布規范性文件來對涉密學位論文的管理進行說明和指導。另外，6所高校圖書館對涉密學位論文的電子版和紙質印刷版的收錄規定不盡相同，這是各高校出于安全的考慮及學校、圖書館的實際情況決定的。電子版涉密學位論文的提交方式，安全性應更加重視。另外，上述6所高校中，北京大學、清華大學、中山大學特別指明了保密期滿后，涉密學位論文的解密、加工和服務工作，其他高校未涉及相關規定。

3 高校圖書館涉密學位論文管理現存的主要問題

3.1 管理規定缺乏統一的國家標準

通過前文的比較分析可見，各高校圖書館對涉密學位論文的管理規定不盡相同，沒有統一的國家標準。對涉密學位論文的范圍認定標準、嚴格收錄程序、保密期限結束后學位論文的解密加工、開發獲取等，各高校根據對國家相關法律和文件自行解讀并制定相關規定，造成了管理規定不一、水平參差不齊的現狀。部分高校圖書館在網站等公示區域沒有公布涉密學位論文的相關管理辦法，影響了有涉密服務需求的學生獲取圖書館的該類服務信息的效率，也不利于本館工作人員及時有效地提供相關咨詢、指導和開發利用等服務。溝通、商議合作的方式和程序來確定各自的權責范圍，因此經常遇到涉密研究生履行涉密程序滯后，往往在已經完成論文后，才向研究生院和圖書館提出論文涉密，要求按照涉密學位論文處理，出現涉密程序倒置的情況。

高校圖書館服務的初衷是“以讀者為中心”，全力滿足學生讀者的服務需求，因此當涉密研究生提出學位論文涉密申請時，圖書館應盡力滿足讀者需求，完成服務。但是在實際工作中，圖書館往往由于與研究生院、各具體學院之間因缺乏有效溝通、相關規定和責任不透明等原因，形成或者圖書館按照讀者要求完成了涉密學位論文的加密服務，但研究生院等相關部門提出異議不認可該結果；或者圖書館按照研究生院等部門的要求拒絕了讀者提出的涉密學位論文的加密服務申請，存在讀者的需求得不到滿足的現象。

3.2 相關管理部門分工不明晰

3.3 不利于文獻資源的再次開發利用

管理涉密學位論文，各高校的具體規定不同，一般來說管理部門涉及研究生院、各具體學院和圖書館、檔案館等部門，各部門承擔的責任不同，遵循的具體操作程序也不同。而在現實工作中，涉密學位論文各個環節的相關規定和分工并不夠具體明確，涉密研究生對相關管理規范了解不夠充分，各具體學院不了解研究生院和圖書館等部門的規定，只按照本學院的規定履行對涉密學位論文的管理。學校各部門間也沒有及時通過了解

部分高校圖書館對未開放的涉密學位論文采取封閉性的保護，并且由于缺少密級和保密期限的具體認定，無論其中是否存在保密期限已滿的學位論文，涉密學位論文整體一直處于封閉狀態，對應予以解密作為公開論文的文獻來說，限制了其正常的傳播和利用，不利于高校學術交流和教學科研。

眾所周知，信息的使用價值大小與其產生時間長短成反比，涉密學位論文作為研究生的科研成果，凝聚了學生和導師的智慧和汗水，并且由于其內容往往包含有某一領域最新的信息，雖然有一定時間的保密期限不得公開，仍然具有較高的學術價值。因此，對應當解密的涉密學位論文，及時解密并按照公開論文進行加工和傳播，有利于該學位論文所涉學科的研究，也有利于該論文接受他人的批評和質疑，促進學術研究的進步。

4 高校圖書館涉密學位論文管理對策

4.1 確定高校圖書館涉密學位論文管理的國家標準

為使各高校圖書館更加合理、有效地管理涉密學位論文，應盡快建立統一的國家標準。圖書館界應加大對涉密學位論文管理的重視，對管理和利用等相關問題開展廣泛調研、聽證、研討，形成提案，從國家層面確定管理標準，這不僅有利于指導高校圖書館開展涉密學位論文管理的相關工作，也有助于在未來建立國家博碩學位論文庫過程中，為涉密學位論文的管理積累實踐經驗。

目前我國高校的博碩士學位論文管理呈分散性收藏管理的狀態，各高校圖書館收集、管理本校的博碩士學位論文，建設自有學位論文數據庫，只供本校師生讀者使用，不對外開放獲取。但在未來按照集中——分布式管理模式建設一個全面統一的學位論文庫管理和集成中心［10］是發展的必然。若能盡早建立統一的國家標準，國內高校圖書館通過統一的國家標準規范涉密學位論文的范圍，對涉密學位論文進行嚴格管理，對保密期限屆滿的涉密學位論文及時解密進入論文庫，完善學位論文的收藏和數據信息管理等方式，可以及時、有效地收集和管理本校的學位論文資源，通過國家法律法規的指導并不斷實踐，造就成熟的學位論文管理形式，為未來打造聯合開放獲取的全國博碩士學位論文庫提供豐富的數據源、專業的管理人才和管理模式。

4.2 明確高校圖書館與其他涉密學位論文管理部門的分工和權責

高校圖書館作為高校中涉密學位論文管理工作的最后一個環節，一般不參與前期的申請、審核、評閱和答辯等工作，主要負責對涉密學位論文的收錄、加工，保密管理以及解密后的開發利用、開放獲取等管理工作。圖書館應在涉密研究生向圖書館提交涉密學位論文時履行應有的程序，包括提交時應準備的證明材料、具體辦理提交及保密處理的部門和人員、電子版和印刷版提交的具體數目、辦理時間等做出明確規定。圖書館應根據本校和本館的具體情況，設置物理設備和空間去存放涉密學位論文［1］107，設置專人負責保密管理，配合學校教學學術主管部門進行涉密學位論文的歸檔、封存，共同做好保密工作。

對涉密學位論文進行科學有效的管理，應當對涉密學位論文的范圍、提交、審核、評閱、答辯和收錄等流程進行明確地規定，從而為有涉密需求的研究生提供行為指導。各個流程的主管部門和執行主體之間應及時溝通、確定各自職責并形成書面文件，使相關工作“有法可依，有據可循”，并公開發布相關程序，讓在校學生、導師及各具體學院、圖書館、檔案館等部門充分了解，從而“依規而行”，保證涉密學位論文的各個程序被嚴格執行。在這個過程中，圖書館應主動積極地參與各部門之間的溝通協作，明確各自職責，加強配合。另外，涉密學位論文保密期滿后，如何實施解密程序，也需要各部門之間相互溝通配合，以及時地將學位論文公開，實現其使用價值。

4.3 加強高校圖書館涉密學位論文管理的宣傳、培訓和落實工作

從高校圖書館的角度出發，涉密學位論文管理的宣傳工作應分為對外宣傳和對內宣傳。對外宣傳的對象應包括除高校圖書館外的高校中涉密學位論文管理的相關責任部門、導師和涉密研究生本人，宣傳可采用多樣化形式，如微信平臺推送、開展專題講座和研討活動等，使涉密研究生和相關管理部門能夠多渠道獲得圖書館的相關管理規定和程序。對內宣傳的對象則是圖書館員，圖書館內部結構扁平化的發展趨勢要求圖書館員要全方位提高專業素養，雖然涉密學位論文的特殊性注定了需要專人管理，但相關管理規定需要圖書館員普遍了解，以便及時、有效地為讀者提供咨詢答疑等服務。

嚴格地說，由于涉密學位論文管理的特殊性，接觸涉密學位論文的相關工作人員，包括行政人員（學院教學秘書等）和圖書館工作人員，也應當像參加涉密學位論文評閱和答辯的老師一樣具有保密資質［3］50。但在實際工作中，崗位的流動性使得要求圖書館員全部具備保密資質這一條件變得極為不現實。因此高校圖書館在涉密學位論文管理工作中，可以與該項工作管理專員簽訂書面形式的涉密學位論文保管責任書，并且定期對該管理專員進行保密安全的教育培訓，不斷強化其保密意識和責任意識。如果出現保密管理專員需要替換的情況，應首先做好新一任保密管理專員的篩選和培訓工作，在交接保密工作時注意細節的安全管理，對于不再進行保密管理的工作人員，及時解除其管理權限，也可簽訂書面形式的保密人員離任后責任書，約束其行為，防止泄密，保證保密工作全方位落到實處。

4.4 動態管理學位論文

國家保密局頒布的《國家秘密保密期限的規定》第三條規定：“國家秘密的保密期限，除有特殊規定外，絕密級事項不超過三十年，機密級事項不超過二十年，秘密級事項不超過十年。保密期限在一年及一年以上的，以年計；保密期限在一年以內的，以月計。”我國高校收錄的涉密學位論文，根據各高校的學科特點，涉及的保密級別不同，所以保密期限也不同。因此，高校圖書館應以動態的管理思維對待涉密學位論文，管理時明確標識學位論文的保密期限，對保密期滿的學位論文及時解密，作為公開論文轉到論文庫中進行統一開放管理。

高校圖書館還應保持與涉密學位論文作者和導師的溝通，如果出現現實情況需要延長保密期限的，圖書館應通過聽取作者和導師的意見來適當延長保密期限，以免出現因工作處理不當造成國家重大損失的情況［2］141。

5 結論與展望

每一篇學位論文都是作者的學術結晶，也是高校投入人才培養的成果，涉密學位論文更是因為高校為作者提供的特殊機會和資源而成就的獨特學術成果。對涉密學位論文，高校圖書館既要遵守國家相關法律、法規的規定進行保密管理，又要做到最大限度地發揮學位論文的學術價值，充分地利用文獻服務讀者，實現知識的開放、傳播，打造學術安全和信息開放的雙贏局面。高校圖書館涉密學位論文管理實踐的不斷探索，可為未來構建全國博碩學位論文庫提供豐富的理論和實踐依據，也為國家保密法和相關政策的完善提供有力支持。