高校圖書館開展送書預約服務芻議

汪 勇

(深圳職業技術學院圖書館 廣東深圳 518055)

隨著網上商店、網上書店的日益普及，經常在圖書館借閱圖書的讀者對圖書館提出了類似的服務要求，希望圖書館也能提供網上下單、送書上門或送到指定書柜的服務。深圳職業技術學院圖書館應讀者要求，為更好地服務廣大師生，節省大家在書庫找書和往返圖書館的時間，推出送書預約的服務，在多個校區分別設置了預約圖書存放柜，讀者可以對館藏流通圖書進行預約，然后由館員將圖書從書架送至預約書柜并通知讀者取書。另外，對于所有教師，圖書館還提供預約送書上門（校內辦公點）的服務。

一、高校圖書館開展送書預約服務的實踐

經過半年的開發和準備，我館的送書預約服務于2021年4月8日起正式開始上線運行，讀者可以對圖書館所有流通（可外借）圖書進行預約，在架上的本校區的圖書可在1-3個工作日送書上門或送到指定預約書柜；跨校區的圖書可在2-5個工作日送達；已借出的圖書在圖書歸還后1-5個工作日送達。讀者不用到圖書館，在圖書館網站上動動手指就能輕松借到書。

（一）系統及功能介紹

由于圖書館現有的自動化管理系統不支持送書預約的功能，因此，圖書館專門組織開發了一套送書預約系統。系統由前端用戶系統、后端管理系統、圖書自動化管理系統和智能書柜系統組成。送書預約系統需要調用圖書自動化管理系統里的圖書元數據、用戶數據及借還數據，讀者在前端用戶系統進行圖書檢索和預約。

除教師讀者可以預約送書上門，其他讀者可以預約圖書送到指定的智能書柜。智能書柜類似智能快遞柜，館員憑管理權限掃圖書條碼號，柜門自動彈開，圖書入柜，關上柜門，投遞完成；系統向讀者發送通知取書的短信；讀者可以選擇在自己方便的時間到書柜輸入取書驗證碼，即可取出圖書；圖書從書柜取出，書柜系統自動完成對該圖書的借閱手續[1]。

（二）讀者送書預約流程

讀者在檢索到想要借閱的圖書后，圖書記錄右側出現“送書預約”按鈕的可以進行預約送書服務。文獻狀態為“在架上”和“已借出”的圖書都可以預約，“在架上”的圖書可以立即辦理送書，“已借出”的圖書，需要等圖書還回圖書館后才能辦理送書，需要較長時間。

為節省送書時間，系統會提醒讀者盡量選擇館藏地與自己所在校區相同的圖書進行預約，點擊“送書預約”按鈕后選擇取書的預約書柜。如果預約不同校區的圖書，需要等待班車配送，處理的時間會較長。預約好后讀者可以在“個人空間”查看預約信息，辦理好后系統會自動發短信通知前往取書。

教師讀者除了可以將圖書預約至書柜，還可以將送書地址選為“送書上門”，圖書館將提供送書到指定辦公地點的服務。

（三）工作人員處理流程

預約圖書涉及在架上和已借出的圖書，可能在不同校區之間流轉，所以處理起來較為復雜。

1.工作人員登錄后端管理系統查看并處理讀者發送的圖書預約信息。

2.首先按工作人員所在館藏校區和當前狀態為“訂單待確認”查找出需要處理的預約請求。其中，對于文獻狀態為“已借出”的圖書先不處理，待圖書歸還后再按讀者要求進行送書處理。對于文獻狀態為“在架上”的圖書，將當前狀態更改為“正在找書”，根據實際工作情況估算預計送達的時間填入“預計送達時間”，提交后系統會自動向讀者發送訂單已確認、正在找書的短信。

3.將所有“正在找書”的預約請求信息發送書庫工作人員或勤工助學學生，圖書找齊后盡快送至服務臺。

4.找到的圖書送到服務臺后，服務臺工作人員對于當前校區送書上門的圖書安排人員按地址送書上門，同時將圖書的當前狀態改為“正在送書”，填入“送書人員”，提交后系統自動向讀者發送正在送書的短信，圖書送達后，及時將圖書的當前狀態改為“已送達”；對于送往當前校區智能書柜的圖書，直接將圖書送往書柜入柜，然后將圖書的當前狀態改為“已送達”，提交后系統自動向讀者發送圖書已送達，速來取書的短信；對于送往其他校區的圖書，安排圖書送往相應校區圖書館，不同校區間運送圖書，要注意辦理好交接手續。

5.服務臺工作人員接到其他校區送來的預約圖書后，對送書上門的圖書安排人員按地址送書上門，同時將圖書的當前狀態改為“正在送書”，填入“送書人員”，提交后系統自動向讀者發送正在送書的短信，圖書送達后，及時將圖書的當前狀態改為“已送達”；對于送往智能書柜的圖書，應盡快將圖書送往書柜入柜，然后將圖書的當前狀態改為“已送達”，提交后系統自動向讀者發送圖書已送達，速來取書的短信。

6.收到歸還并處于“預約狀態”的圖書，應在后端管理平臺查找其預約信息，并按要求辦理。

7.工作人員應每天清理一次書柜中超期的圖書，及時將圖書取出，取消該書的預約狀態，然后將書送往書庫上架。

8.對于在書架上找不到的預約圖書，將圖書的當前狀態修改為“已取消”，提交后系統自動向讀者發送致歉短信。

為避免短信過多對讀者的打擾，送到書柜、送書上門或找不到書這幾種情況都只向讀者發送兩次短信。一次是通知訂單確認、正在找書；一次是通知取書、通知正在送書或發送致歉短信。

二、高校圖書館開展送書預約服務的意義

隨著時代的發展，高校教學科研活動已不再局限于校園內。國內國際學術交流、田野調查、社會實踐、工廠實習等活動越來越頻繁，特別是近年來發展迅速的遠程教育，作為教學方式的創新，在教學中的重要性越來越受到認可。師生在校園內的停留時間逐漸減少，到圖書館的次數以及在圖書館的停留時間亦將隨之減少[2]。高校圖書館開展預約送書服務可以為師生讀者節約往返圖書館和找書的時間。

目前，大多數高校圖書館都已實現了開架借閱服務，很多圖書館為揭示館藏增設的新書專區、主題圖書專區等各種功能區又為讀者找書造成了困擾，經常有讀者反映電腦上顯示在架上的圖書就是找不到。圖書管理員更加熟悉館藏圖書的排架，讓圖書館管理人員找書，可以大幅提高圖書找到率。

由工作人員送書到智能預約書柜，然后讀者到書柜取書，可以減少人員接觸。這種方式既能有效開展圖書借閱服務，又有利于像新冠肺炎這類傳染病疫情的防控。

三、困難與解決辦法

送書預約服務在給讀者帶來方便的同時，無疑會給工作人員增加大量的工作量。可以考慮發展學生勤工儉學或征集學生志愿者，他們經過嚴格培訓后完全可以勝任。

開展送書預約服務，雖然是工作人員在庫里找書，比讀者找書的圖書找到率高，但還是難免存在電腦顯示圖書在架卻找不到的情況，影響讀者體驗。所以，圖書館一定要加強圖書排架管理，讀者閱覽后的圖書、歸還的圖書要及時上架，定期檢查排架，以防亂架。圖書盡量采用RFID標簽，加上經常性盤點可以有效提高圖書的準確定位，未來還可以使用機器人盤點來增加盤點的頻率，徹底改善圖書顯示在架卻找不到的情況。

四、體會

開展送書預約服務兩周的數據有效送書預約服務數量 45冊未找到圖書數量 8冊圖書找到率 82.2%有效送書預約服務數據分析學生 6冊教職工 39冊送到書柜 36冊送書上門 9冊同校區送書 23冊跨校區送書 22冊

考慮系統剛上線可能不成熟，服務推出前沒有進行宣傳，數據并不多，但可以看出來一些規律。此項服務對到圖書館來上自習，直接到書架上找書看的學生意義不大，他們使用較少。使用較多的是教師讀者，他們看書有針對性，一般在網站上檢索好了再去找書看，所以容易用到這項服務。同時可以看出，跨校區送書占相當的比例。以前想借一本跨校區的書，至少要跑兩趟圖書館，第一趟到服務臺溝通與預定，等圖書從其他校區調過來后再跑一趟到圖書館取書，現在只需要跑一趟智能取書柜，或在辦公室等待送書上門了。另外，送到書柜的數量為36冊，遠遠大于送書上門的9冊，也說明取書柜還是比較受師生歡迎的。

送書預約服務能給讀者帶來便利，卻無形中給工作人員帶來更多的工作量和更嚴格的管理。這項工作一開始推進得并不順利，但慢慢得到了大家的認可和支持，特別是接到老師們一個個感謝的電話時，工作人員別提有多開心了，大家的付出的值得的。