新形勢(shì)下醫(yī)院文書檔案管理的分析

韓軍

摘要：文書檔案作為醫(yī)院重要的臨床研究資料與歷史憑證，其能夠真實(shí)地反映出醫(yī)院各各項(xiàng)工作及活動(dòng)的開展情況，不但可以作為醫(yī)院開展醫(yī)療服務(wù)的基礎(chǔ)資料，同時(shí)還能為醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)做出重要決策提供指導(dǎo)，從而確保醫(yī)院各項(xiàng)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的順利開展。特別是近年來(lái)，伴隨著醫(yī)療改革的不斷深入，對(duì)醫(yī)療服務(wù)水平也提出了更高的要求。本文就新形勢(shì)下醫(yī)院文書檔案管理工作進(jìn)行簡(jiǎn)單探討。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院;文書檔案;管理策略

文書檔案是以文字作為信息載體，是用來(lái)記錄組織或個(gè)人行為為操作的文字材料，是辦公室及企業(yè)或其他組織處理各種事物所用到的憑證。醫(yī)院文書檔案作為其臨床診療記錄與科研記錄的重要文件，詳細(xì)地記錄了醫(yī)院日常經(jīng)營(yíng)與管理活動(dòng)開展情況。但是縱觀文書檔案管理現(xiàn)狀，管理水平不高，因此還需要積極探尋有效的管理策略以提升檔案管理的水平。

一、醫(yī)院文書檔案的重要作用

（一）是醫(yī)院對(duì)內(nèi)部管理工作進(jìn)行考察的重要依據(jù)

由于醫(yī)院在日常運(yùn)營(yíng)與管理過(guò)程中內(nèi)容繁多，從而產(chǎn)生了大量的數(shù)據(jù)信息資源。加強(qiáng)文書檔案管理，需要針對(duì)性收集醫(yī)院日常經(jīng)營(yíng)管理各個(gè)環(huán)節(jié)的信息、內(nèi)容等等，并對(duì)其進(jìn)行整合和利用，方便醫(yī)院在處理不同類型行政事務(wù)時(shí)，以文書檔案的相應(yīng)內(nèi)容作為憑證，從而內(nèi)部管理各項(xiàng)工作展開考察。

（二）是醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)作出決策的重要依據(jù)

文書檔案管理質(zhì)量的高低，直接關(guān)系著其內(nèi)容的有效性與真實(shí)性。特別是醫(yī)院各個(gè)科室的負(fù)責(zé)人、各個(gè)部門的領(lǐng)導(dǎo)者以及管理人員在做出重要決策之前，都需要對(duì)相關(guān)的文書檔案進(jìn)行查看。這主要是文書檔案包含了諸多內(nèi)容，其中不乏一些重大事件的處理過(guò)程、處理結(jié)果以及經(jīng)驗(yàn)總結(jié)等等。另外，文書檔案中還包含了醫(yī)院重要醫(yī)療的整治過(guò)程、各個(gè)科室的管理信息以及相關(guān)制度等等。這些信息大多是在經(jīng)過(guò)實(shí)踐總結(jié)出來(lái)的，因此在醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)作出重要決策方面發(fā)揮重要的指導(dǎo)。管理層在落實(shí)各種類型的制度與決策時(shí)，便可以參考文書檔案的內(nèi)容，從而保證領(lǐng)導(dǎo)層決策的科學(xué)性與合理性[1]。

二、新形勢(shì)下醫(yī)院文書檔案管理策略

（一）提升醫(yī)院文書檔案的管理意識(shí)

要想進(jìn)一步提升醫(yī)院文書檔案管理的水平，首先需要醫(yī)院的管理層與檔案管理工作者提高對(duì)文書檔案管理的重視程度。文書檔案是十分重要的檔案資源，在醫(yī)院醫(yī)療服務(wù)過(guò)程中發(fā)揮重要作用，所以應(yīng)當(dāng)從思想認(rèn)識(shí)上對(duì)文書檔案工作有清晰的了解，針對(duì)目前存在的突出問(wèn)題盡快處理，確保文書檔案管理工作的科學(xué)高效開展。對(duì)文書檔案管理工作人員來(lái)說(shuō)，必須要盡快轉(zhuǎn)變思想觀念，主動(dòng)提高自身的責(zé)任意識(shí)，主動(dòng)承擔(dān)起自身責(zé)任，提高工作積極性，從文書檔案管理工作的全過(guò)程著手，確保文書檔案信息的安全與完整[2]。

（二）提升文書檔案管理的規(guī)范性

醫(yī)院文書檔案管理作為一項(xiàng)系統(tǒng)性工作，必然離不開一套科學(xué)的制度對(duì)該項(xiàng)工作進(jìn)行約束與規(guī)范。因此醫(yī)院應(yīng)當(dāng)結(jié)合自身的實(shí)際情況構(gòu)建起統(tǒng)一的文書檔案管理規(guī)范，并有針對(duì)性、有側(cè)重點(diǎn)的規(guī)劃?rùn)n案管理工作，制定統(tǒng)一的檔案信息建立、保存、利用流程，從而實(shí)現(xiàn)檔案信息利用的最大化。針對(duì)制定好的規(guī)范，要積極在醫(yī)院進(jìn)行推廣和落實(shí)，并將檔案管理工作中執(zhí)行該規(guī)范的情況與其績(jī)效掛鉤，從而這種方式鼓勵(lì)檔案工作者自覺執(zhí)行該規(guī)范。

（三）提升檔案管理人員專業(yè)水平

具體而言可以采取以下措施：第一，醫(yī)院要定期組織從事文書檔案管理工作的人員系統(tǒng)地學(xué)習(xí)檔案管理專業(yè)知識(shí)，掌握文書檔案管理的新技術(shù)、新手段，并邀請(qǐng)相關(guān)領(lǐng)域的專家到企業(yè)中開展演講，幫助檔案管理人員提高檔案的認(rèn)知，增強(qiáng)責(zé)任意識(shí)。第二，醫(yī)院應(yīng)該從高校中聘請(qǐng)相關(guān)專業(yè)的人才投身到文書檔案管理工作中，通過(guò)提高薪資待遇等留住優(yōu)秀的人才，從而不斷壯大檔案管理隊(duì)伍，提升檔案管理部門的綜合能力，保證熟練地應(yīng)用信息技術(shù)開展文書檔案的管理工作，提升文書檔案管理的水平。第三，作為文書檔案管理人員自身，要樹立活到老，學(xué)到老的意識(shí)，要積極主動(dòng)學(xué)習(xí)文書檔案管理專業(yè)技術(shù)知識(shí)等，不斷為自己充電，緊跟時(shí)代發(fā)展步伐，積極探尋現(xiàn)代社會(huì)下文書檔案管理的新模式和新手段，提升文書檔案管理的質(zhì)量和效率。

（四）提升文書檔案管理的信息化水平

信息技術(shù)的誕生與廣泛使用極大地提升了人們生產(chǎn)與生活的信息化水平，特別是伴隨著無(wú)紙化辦公的推出與實(shí)施，各種現(xiàn)代管理手段的應(yīng)用、多媒體文件的制作等等進(jìn)一步提升了醫(yī)院工作效率與工作質(zhì)量，這便需要醫(yī)院在采取有效的措施提升文書檔案信息化水平。首先，醫(yī)院應(yīng)當(dāng)進(jìn)一步加大基礎(chǔ)設(shè)施的資金投入。開展好文書檔案管理工作必須要依靠充足的資金支持，例如：在文書檔案收集工作中，檔案管理工作人員需要大范圍進(jìn)行收集，這樣才能夠確保文書檔案的完整性，才能夠保證文書檔案能夠全面，而此項(xiàng)工作必須要充足的經(jīng)費(fèi)予以支撐。所以應(yīng)當(dāng)進(jìn)一步增加對(duì)文書檔案管理工作的資金支持，而基于檔案管理工作所需硬件條件來(lái)說(shuō)，檔案管理信息化建設(shè)的不斷推進(jìn)，要求配置更加完善的信息化管理設(shè)備，才能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)文書檔案的科學(xué)高效管理。例如：應(yīng)當(dāng)購(gòu)置計(jì)算機(jī)、掃描儀、照相機(jī)、去濕、控溫等設(shè)備，而這也需要足夠的資金支持，進(jìn)而保證文書檔案管理工作的有序開展。然后，醫(yī)院應(yīng)當(dāng)積極引進(jìn)的先進(jìn)軟件和技術(shù)，踐行科學(xué)理念，不斷進(jìn)行創(chuàng)新實(shí)踐;最后，醫(yī)院應(yīng)當(dāng)憑借文書檔案信息化建設(shè)，對(duì)文書檔案材料予以有機(jī)的整合，一方面要積極探尋文書檔案信息材料的共享機(jī)制，借助信息技術(shù)提升文書檔案管理的效率，從而實(shí)現(xiàn)各類檔案識(shí)別、分別、傳輸?shù)臏?zhǔn)確性，另一方面醫(yī)院要積極探尋文書檔案信息的整合方式，實(shí)現(xiàn)檔案管理的多元化整合。

三、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，文書檔案管理對(duì)其醫(yī)院的發(fā)展而言發(fā)揮著至關(guān)重要的作用，但是因?yàn)楦鞣N因素，當(dāng)前個(gè)別醫(yī)院在文書檔案管理整體水平還有待提高，因此醫(yī)院需要結(jié)合自身日常管理的需求，采取提升對(duì)文書檔案管理的重視程度、提升文書檔案管理的規(guī)范性、提升檔案管理人員專業(yè)水平、提升文書檔案管理的信息化水平等舉措，充分發(fā)揮出文書檔案的價(jià)值與作用。

參考文獻(xiàn)：

[1]馮峰. 新時(shí)期提升醫(yī)院文書檔案管理質(zhì)量研究[J]. 中國(guó)衛(wèi)生標(biāo)準(zhǔn)管理，2020，11（2）：9-11.

[2]郭君南. 淺析醫(yī)院文書檔案管理工作的優(yōu)化措施[J]. 赤子，2020（1）：141.