備品備件管理提升策劃

劉丹

摘 要：備品備件具有項目多、供應商分布廣、管控難度大的特點，在交付過程中暴露出諸多問題。本文總結歸納了備件交付在各個階段的問題，并針對這些問題提出了改善提升建議。為公司備品備件管理提升提供了參考。

關鍵詞：備品備件;采購管理;交付

1 概述

隨著公司主機項目逐年增多，備品備件業務也在不斷增長。備品備件具有項目多、供應商分布廣、管控難度大的特點，在交付過程中暴露出諸多問題，下文針對備品備件交付過程中的主要問題進行說明，并提出2021年備件交付改善建議。

2 備件交付主要問題

2.1 輸入階段

在項目初期，需要在系統中建立備件計劃、清單明細物料編碼、規格型號、周期等信息。通過在項目執行過程中的常見問題統計，發現在輸入階段主要發生以下問題：

（1）EAS系統中銷售訂單關聯生成的備件計劃，清單明細物料編碼存在與項目號不匹配（本項目下從未發生過采購記錄）、版本升級、物料停產、規格型號不對應、不滿足最小起訂量及物料系統所屬性未明確等問題。（2）備件計劃較主機計劃下達過晚，加大備件采購困難。（3）部分備件計劃的供貨周期少于標準周期或評審后的供貨周期。

2.2 采購階段

在采購階段主要發生以下問題：（1） 采購過程中，存在訂單下達不及時，督促供應商到貨力度弱等情形，影響到貨及時率。（2）針對長采周期物料關注度低，未提前預警，導致到貨延遲風險高。（3）采購執行過程中，針對重點供應商定價管控力度弱，定價進程慢，內外部協同差，導致交付延遲。

2.3 入庫階段

在入庫階段主要發生以下問題：（1） 產品入庫時，名稱、規格型號與系統不對應。（2）產品入庫合格證不規范。（3）產品包裝不規范。

2.4 發運階段

在發運階段主要發生以下問題：（1）部分物料直發現場，直發管理目前不夠規范，直發現場后存在物料出入庫困難、現場物料簽收不規范、物料丟失等問題。（2）物料發運與庫存管理關聯不夠緊密，存在物料發運不及時，物料庫存資金大的問題。

2.5 驗收階段

在驗收階段主要發生以下問題：（1）物料在業主現場驗收存在產品質量問題。（2）物料在業主現場驗收存在無合格證問題。（3）物料在業主現場驗收存在供貨范圍不完整。（4）物料在業主現場驗收存在不滿足業主特殊驗收條件。

3 備件交付改善提升建議

上述問題反映出在備品備件交付中存在重視程度低、協同配合弱、交付執行差等不足，針對上述問題進行反思及分析，為提升后續備品備件交付工作，減少備品備件交付問題，提出如下建議。

3.1 輸入改善建議

（1）備品清單評審階段，計劃組應加強把關職能，盡早發現問題，及時與項目管理中心、研發部門溝通;執行過程中，若輸入組發現問題應在3天內向責任單位反饋、跟催，必要時聯合計劃組共同督促外單位解決。（2）采購部門每年發布備品備件采購的標準周期及最小起訂量清單，用于指導備件采購訂單下達。（3）營銷部門加強與業主合同簽訂及訂單下推前對規格型號、采購周期等關鍵信息的評審，提升訂單采購信息準確性。建議業主及時鎖定長周期物料（進口）清單，盡量和主機計劃一起下達，同時所有備件計劃應在主機批量生產結束之前下達完畢。（4）產品研發部門加強物料編碼申請管理，明確物料名稱與規格型號申請規則，提升物料編碼所屬信息規范性。

3.2 采購管理改善建議

（1）提升供應商管控力度，采購部在2021年第一季度向主要備件供應商發函，提出2021年備件總體要求。（2）2021年第一季度計劃組完成全年備件計劃梳理，對重點供應商和長周期備件物料提前預警。（3）2021年第一季度完成2021年備件定價重點供應商清單梳理，計劃組聯合成本組、采購部推進重點供應商定價工作計劃。（4）2021年1月31日前計劃組建立備品備件交付供應商專項工作群，便于后續備件溝通及管理。

3.3 入庫管理改善建議

（1）在后續備件交付過程中，請項目管理中心聯合公司運營、營銷、產品研發等部門明確供應商物料名稱、規格型號等物料編碼信息需要與公司目前系統相對應，或者公司對系統中與供應商入庫不對性物料所屬信息進行修訂。同時產品研發部門需要明確后續物料編碼中所述信息填報規則。（2）供應商管理部在2021年2月28日前完成合格證模版的確認工作 ，規范合格證格式。（3）采購部在2021年第一季度提出供應商包裝通用要求，加強供應商包裝管理。（4）供應商管理部優化備件入庫檢驗文件，加強備件合格證、規格型號、包裝檢查項點監督。（5）物流部加強備品備件入庫檢查，重點關注備件合格證、規格型號、包裝檢查項點。

3.4 發運管理改善建議

（1）針對備件物料直發問題，原則上不建議直發，建議計劃組推動項目管理中心、物流部制定明確的物料直發流程，嚴格按照規定流程通知供應商發貨，并要求物流部加強備品備件的驗收管理。（2）針對庫存資金管控，目前備品備件庫存資金1.5億元，占原材料庫存資金指標7.5億元的比例過高，建議計劃組聯合項目、物流部等部門多維度進行分析，關注備件庫存組資金。同時建議項目管理中心、物流部優化備件發運管控，提升備件發運及時率。

3.5 驗收階段改善建議

（1）針對現場反饋驗收問題，應在2個工作日內反饋至公司，供應商管理組、項目管理中心、物流部在3個工作日內給出處置意見。（2）物流部加強對發運清單的核對，提升發運清單準確性。（3）產品研發中心提升目前系統供貨范圍及自帶件文件準確性，對單獨自帶件都應申請編碼，便于物料驗收管理。

3.6 其他改善建議

（1）備件管理人員要熟悉常用設備并了解其技術參數和原理，對設備的關鍵備件、易損備件清楚的掌握。并且了解備件的更換頻次、數量并進行統計分析，可根據統計情況上報備件計劃。（2）依據“用則必報，報則必用”的原則，保證備件在申報時，備件的管理人員要加強備件上報的及時性、必要性和準確性，對上報信息做到準確。（3）準備備件時，盡快保證供應商的一致性，為檢修提供方便。（4）加大修舊利廢和技術革新力度，降低備件的管理成本。對設備出現故障較高或更換備件頻繁的地方，組織人員進行分析原因，采取革新或其它措施，降低備件的消耗。（5）建立更完善的備件管理系統設計。通過備品備件管理系統，采用條碼掃描技術作為備品管理中物流和信息流同步載體的方法，條碼具有成本低、能有效進行分類，傳達眾多物品信息等優點，通過條碼唯一性的特點對單個備品備件作追溯及生命周期管理。

4 結語

（1）針對備件物料交付及現場驗收的問題，建議計劃組策劃，向其他主機廠進行調研、交流，學習其他主機廠的優勢之處，從而進行管理提升。（2）從優化流程角度對信息化系統進行思考，考慮物料在下推訂單之前能否增加初詢流程，源頭避免因采購輸入不合理導致的采購執行困難。

參考文獻：

[1]趙洪山，劉宏楊，宋鵬，等.風電機組大部件的備品備件區域庫存優化控制策略[J].可再生能源，2018（3）：123.