國有企業(yè)人事檔案管理工作的要求探究

彭欽欽

摘要：在企業(yè)之中，人事檔案主要負(fù)責(zé)人才的信息記錄，因此也是他人獲取人員信息的基本來源。企業(yè)為了能夠做到合理用人，當(dāng)前自然需要提高對(duì)人事檔案管理的重視度，處理好其中存在的各方面問題，加強(qiáng)人力資源開發(fā)。本篇文章主要描述了國有企業(yè)人事檔案管理存在的不足，并對(duì)于加強(qiáng)檔案管理的方法發(fā)表一些個(gè)人的觀點(diǎn)和看法。

關(guān)鍵詞：國有企業(yè);人事檔案;管理工作;基本要求

引言：對(duì)于人事檔案而言，其屬于人才信息記錄的基本途徑。企業(yè)為了能夠全方位考察一名員工，基本上都會(huì)將人事檔案作為參照。因此，人事檔案管理的工作就十分重要。早期在進(jìn)行管理時(shí)，由于多方面因素存在，導(dǎo)致諸多問題產(chǎn)生，使得管理效果未能達(dá)到預(yù)期。因此，當(dāng)前企業(yè)的工作人員就要轉(zhuǎn)變態(tài)度，從問題入手，逐步改進(jìn)，進(jìn)而充分發(fā)揮人事檔案的價(jià)值。

一、國有企業(yè)人事檔案管理存在的不足

（一）未能體現(xiàn)人事檔案管理的價(jià)值

人事檔案管理本身屬于幕后工作的一種，其價(jià)值很難直觀地展現(xiàn)出來，因此通常不會(huì)得到人們的重視。在許多國有企業(yè)之中，相關(guān)管理者對(duì)于人事檔案管理的認(rèn)知產(chǎn)生了偏差，單純覺得其就是內(nèi)容記錄和保存而已，對(duì)企業(yè)的發(fā)展沒有任何幫助。時(shí)間一長(zhǎng)，這些管理者就開始對(duì)檔案管理有所忽視，在日常會(huì)議中，也不會(huì)對(duì)相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行提及，從而使得檔案管理最終變得流于形式，很難取得成效[1]。

（二）管理力度不夠

伴隨時(shí)代的發(fā)展，我國國有企業(yè)也取得了較大發(fā)展。但同時(shí)內(nèi)部人員流動(dòng)也較為頻繁，公司檔案管理工作的人員，有時(shí)還要兼任其他工作，并未做到全身心投入，也沒有經(jīng)過相關(guān)知識(shí)學(xué)習(xí)，對(duì)于檔案館來的要求、歸檔方式、整理方案、裝訂都未能做到全面了解。在歸檔的時(shí)候，也只是將所有員工的資料收集起來，堆在一邊。如此一來，人事檔案的價(jià)值就很難發(fā)揮出來，影響企業(yè)工作的開展。

（三）整理和收集力度不夠

在部分國有企業(yè)之中，內(nèi)部人事檔案管理的效果并未達(dá)到要求。諸如，檔案袋出現(xiàn)破損;部分人員的材料殘缺不全;材料并未進(jìn)行規(guī)范整理，規(guī)格不夠統(tǒng)一。之所以會(huì)有這種情況，主要原因便是整理和收集的方法不夠合理。

（四）制作方式不滿足要求

基于人事檔案管理的內(nèi)容可以得知，普遍檔案采用的都是A4紙張，無論是大于還是小于這一規(guī)格的材料，都要進(jìn)行技術(shù)加工。因此，這就對(duì)檔案的制作規(guī)范提出了非常高的要求。企業(yè)必須針對(duì)檔案盒、檔案柜予以全面升級(jí)。但是，由于檔案管理工作并未得到重視，使得相關(guān)設(shè)備的配置并不到位，導(dǎo)致工作的正常推進(jìn)受到了諸多影響。

二、加強(qiáng)國有企業(yè)人事檔案管理的方法

（一）領(lǐng)導(dǎo)人員提高重視

企業(yè)內(nèi)部的組織領(lǐng)導(dǎo)理應(yīng)具有較強(qiáng)的檔案意識(shí)，明白人事檔案管理的意義所在，加強(qiáng)管理，將其納入到議事日程之中。定期聽取匯報(bào)，解決其中出現(xiàn)的各方面問題;對(duì)工作內(nèi)容予以深入研究，合理部署，制定短期以及長(zhǎng)期的處理方案，保證所有內(nèi)容都能得到全面落實(shí);建立一個(gè)檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，定期對(duì)檔案管理活動(dòng)予以全面檢查，作出指導(dǎo)，但凡發(fā)現(xiàn)任何問題，都要及時(shí)予以解決;對(duì)于所有一線員工都要予以關(guān)心，了解其工作情況、學(xué)習(xí)狀況、日常生活，每當(dāng)其完成了特定的任務(wù)，都要對(duì)其表現(xiàn)予以認(rèn)可，以此使得檔案工作的效率得到提升。

（二）注重檔案管理設(shè)施投入

管理部門需要在內(nèi)部做出呼吁，要求各個(gè)部門的管理者都要對(duì)人事檔案管理提供幫助，積極配合其日常工作。同時(shí)還要增加資金成本投入，對(duì)于已經(jīng)使用時(shí)間較長(zhǎng)的計(jì)算機(jī)設(shè)備，必須予以更換。所有經(jīng)費(fèi)都要納入在財(cái)務(wù)計(jì)劃列表里面，確保其能夠有效落實(shí)，而不是單純停留于紙面;在庫房里面，必須設(shè)置空調(diào)，合理配置去濕以及滅火設(shè)備;每隔一段時(shí)間，都要檢查庫房?jī)?nèi)部防火、防盜、防潮等安全措施，若存在不足之處，必須及時(shí)整改;檔案庫房、閱檔室以及人員辦公室，必須完全分開[2]。

（三）注重人員培養(yǎng)

在人事部門里面，必須單獨(dú)設(shè)置專職管理人員，以此確保人事檔案管理工作的開展具有長(zhǎng)效性特點(diǎn)，促使管理質(zhì)量不斷提高;持續(xù)提升管理人員的基本素養(yǎng)，定期對(duì)其展開培訓(xùn)，讓其學(xué)習(xí)相關(guān)政策內(nèi)容，扎實(shí)基礎(chǔ)，更新個(gè)人理念，懂得如何使用新技術(shù)處理眼前的工作;由于檔案管理具有較強(qiáng)的政策性和業(yè)務(wù)性特點(diǎn)，既要為各個(gè)部門服務(wù)，同時(shí)所有重要信息又不能感慨，因此還要加強(qiáng)檔案管理者的基本素養(yǎng)，確保其時(shí)刻秉持良好的基本原則，按照規(guī)定要求執(zhí)行工作任務(wù)，絕對(duì)不能有任何徇私舞弊的情況出現(xiàn)。

（四）完善管理制度

對(duì)人事檔案管理工作而言，涉及的內(nèi)容有很多，極為瑣碎。若內(nèi)部缺少相應(yīng)的制度，對(duì)員工們的行為予以約束，自然會(huì)導(dǎo)致各項(xiàng)工作的開展受到影響。因此，當(dāng)前就需要基于現(xiàn)有的歸檔制度，參照企業(yè)內(nèi)部工作開展的情況，對(duì)管理鑒別歸檔制度予以更新，合理設(shè)置轉(zhuǎn)遞制度以及保密制度，從而逐步打造一個(gè)更具完整性的制度體系，健全體制機(jī)制，提升權(quán)威性價(jià)值。這樣一來，無論是資料收集還是歸檔，都不會(huì)出現(xiàn)丟失、積壓的情況，從客觀角度出發(fā)，將事實(shí)情況全部反映出來，進(jìn)而將人事檔案的所有價(jià)值展現(xiàn)出來。

（五）做好檔案收集

對(duì)于檔案管理人員來說，理應(yīng)提高對(duì)資料收集的時(shí)效性的重視，對(duì)其完成鑒別之后，再予以歸檔。若發(fā)現(xiàn)材料不滿足歸檔要求，必須及時(shí)予以處理，而如果材料的手續(xù)不全，則需要退回，讓材料部門立刻補(bǔ)辦，保證其足夠完整，各項(xiàng)手續(xù)十分完備，使得檔案管理更具權(quán)威性和真實(shí)性。對(duì)檔案工作開展來說，收集一直都是其中的基礎(chǔ)內(nèi)容。伴隨我國體制的改革，企業(yè)各項(xiàng)工作的內(nèi)容也變得十分復(fù)雜，使得需要入檔的資料也有所增加，進(jìn)而給收集工作帶來了新的要求[3]。

三、結(jié)束語

綜上所述，在這些年之中，我國人事制度有所改革，不但給檔案事業(yè)帶來了諸多挑戰(zhàn)，同時(shí)也提供了諸多機(jī)遇。因此，檔案管理人員就要深入分析，把握其中的問題所在，基于人才的實(shí)際情況，采取一些針對(duì)性措施，有效處理其中的問題。如此一來，企業(yè)各項(xiàng)工作的開展都會(huì)順利進(jìn)行，自身也能取得更好的發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]仲杰.新形勢(shì)下國有企業(yè)人事檔案管理工作研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019，000（021）：139，141.

[2]莫雪雅.國有企業(yè)人事檔案管理的現(xiàn)狀問題和對(duì)策研究[J].就業(yè)與保障，2020，No.243（01）：176-177.

[3]劉云暉.關(guān)于國有企業(yè)干部人事檔案管理體制改革問題的探討[J].山西農(nóng)經(jīng)（8期）：99-99.