企業(yè)信息化項(xiàng)目偏差的預(yù)防和糾正

張冠豫 曾俊 羅曉潔

一、序言

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，各行各業(yè)開始了信息化建設(shè)。企業(yè)進(jìn)行信息化建設(shè)的目標(biāo)就是為了解決經(jīng)營(yíng)過程中存在的問題，但由于軟件開發(fā)是一個(gè)迭代的過程，項(xiàng)目建成后經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)信息化項(xiàng)目建設(shè)成果與最初設(shè)想不一致的情況。

企業(yè)信息化項(xiàng)目的建設(shè)過程通常主要包括需求提出、可行性研究分析、設(shè)計(jì)、系統(tǒng)開發(fā)、測(cè)試、實(shí)施、上線試運(yùn)行、正式上線等八個(gè)環(huán)節(jié)，任何一個(gè)環(huán)節(jié)的執(zhí)行結(jié)果都可能對(duì)信息化建設(shè)的成果產(chǎn)生影響。為保證項(xiàng)目建設(shè)成果符合預(yù)期要求，企業(yè)在建設(shè)信息化項(xiàng)目時(shí)，也對(duì)各環(huán)節(jié)加大了管控力度，但是項(xiàng)目建成后仍然會(huì)出現(xiàn)建設(shè)成果與設(shè)計(jì)有偏差、與需求有偏差的情況。偏差關(guān)系著信息化項(xiàng)目建設(shè)的質(zhì)量的高低，并影響著整個(gè)信息化系統(tǒng)投運(yùn)后的實(shí)用化水平。

二、信息化項(xiàng)目建設(shè)的偏差情況

信息化項(xiàng)目的建設(shè)目的就是最大限度的為企業(yè)的各項(xiàng)事務(wù)提供信息化支撐，如果偏差有利于實(shí)現(xiàn)這一目的，則項(xiàng)目建設(shè)就是成功。反之，則是失敗的。但是，如果不對(duì)偏差進(jìn)行控制，需求分析、詳細(xì)設(shè)計(jì)的工作將失去意義，需求規(guī)格說明書、詳細(xì)設(shè)計(jì)文檔將無法反應(yīng)客戶的真實(shí)需求，必將影響信息化項(xiàng)目建設(shè)質(zhì)量和進(jìn)度。

在企業(yè)信息化建設(shè)的初期，信息化項(xiàng)目野蠻發(fā)展的階段，企業(yè)對(duì)信息化項(xiàng)目建設(shè)的偏差習(xí)以為常。對(duì)于企業(yè)來說“黑貓白貓抓到老鼠就是好貓。”信息化系統(tǒng)建設(shè)完畢，能用，能解決問題就可以。隨著信息化系統(tǒng)逐步完善，部分企業(yè)已經(jīng)意識(shí)到這種無序的建設(shè)方式使企業(yè)在建設(shè)時(shí)不僅出于被動(dòng)的地位，還造成了資金的浪費(fèi)，給企業(yè)帶來了嚴(yán)重的經(jīng)濟(jì)損失。

三、偏差產(chǎn)生的原因

信息化項(xiàng)目建設(shè)偏差在項(xiàng)目建設(shè)的每一環(huán)節(jié)都有可能產(chǎn)生，分析偏差產(chǎn)生的原因不僅要弄清楚偏差產(chǎn)生的環(huán)節(jié)，而且要知道這部分偏差是正向偏差還是負(fù)向偏差，以及產(chǎn)生的原因，從而針對(duì)偏差采取有效的應(yīng)對(duì)措施。

在信息化項(xiàng)目建設(shè)中，用戶、開發(fā)人員、項(xiàng)目需求、技術(shù)等都有可能造成建設(shè)的偏差，可歸納為客觀原因和主觀原因兩方面。客觀原因主要包括技術(shù)更新、軟硬件產(chǎn)品價(jià)格變化、外部環(huán)境變化、法律法規(guī)變化、其他;主觀原因包括調(diào)研不足、需求變更、設(shè)計(jì)缺陷、進(jìn)度變更等。以下，筆者將詳細(xì)對(duì)上述原因進(jìn)行分析說明。

（一）客觀原因

1、技術(shù)更新：計(jì)算機(jī)技術(shù)、信息處理技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、人工智能技術(shù)以及移動(dòng)通信技術(shù)等信息化相關(guān)技術(shù)的發(fā)展可謂日新月異。信息化項(xiàng)目的從需求提出到開始設(shè)計(jì)開發(fā)往往需要一兩個(gè)月甚至更長(zhǎng)的時(shí)間，在這段時(shí)間之內(nèi)，新的技術(shù)、理念有可能會(huì)迸發(fā)出來從而影響到信息化項(xiàng)目的建設(shè)。雖然新技術(shù)可能并不穩(wěn)定，但是對(duì)于某些信息化項(xiàng)目，新技術(shù)的采用反而能使系統(tǒng)得到更大的使用范圍、實(shí)用化程度更高，偏差也就產(chǎn)生了。

2、軟硬件產(chǎn)品價(jià)格變化：在信息化項(xiàng)目建設(shè)進(jìn)行投資估算時(shí)必須要考慮需要使用的軟硬件配置、型號(hào)、價(jià)格。有時(shí)候會(huì)出現(xiàn)市場(chǎng)行情波動(dòng)，軟硬件產(chǎn)品價(jià)格遠(yuǎn)高于投資估算時(shí)的價(jià)格。為控制項(xiàng)目成本，不得不改變軟硬件配置，導(dǎo)致了信息化項(xiàng)目建設(shè)的偏差。

3、外部環(huán)境及法律法規(guī)變化：眾所周知，信息化項(xiàng)目的建設(shè)目的是為了服務(wù)于企業(yè)，當(dāng)企業(yè)所處的國(guó)家、行業(yè)發(fā)生了變革時(shí)，信息化系統(tǒng)的建設(shè)目標(biāo)、建設(shè)內(nèi)容也必將改變。往小了說，一個(gè)企業(yè)的組織架構(gòu)、機(jī)構(gòu)職責(zé)發(fā)生變動(dòng)，正在建設(shè)中的信息化系統(tǒng)也必須根據(jù)新的架構(gòu)進(jìn)行調(diào)整。這種偏差是無法避免的。

（二）主觀原因

1、需求變更。

需求變更的原因主要原因是調(diào)研廣度、深度不足。信息化項(xiàng)目的提出往往是企業(yè)需要用信息化手段解決一些問題，完美的解決問題是建立在準(zhǔn)確、全面、廣泛、深入的需求調(diào)研基礎(chǔ)上。但是，實(shí)際的工作中，建設(shè)方初始需求不明確，或者對(duì)自身的需求認(rèn)知有偏差;建設(shè)方、需求方角色不統(tǒng)一導(dǎo)致對(duì)問題的理解不一致的情況比比皆是，造成了項(xiàng)目承建單位無法根據(jù)調(diào)研結(jié)果形成一個(gè)準(zhǔn)確的需求分析成果。隨著系統(tǒng)逐步建成，需求方對(duì)自身的需求有了明確的認(rèn)識(shí)、建設(shè)方和需求方也逐步達(dá)成一致認(rèn)知，勢(shì)必會(huì)要求變更需求，從而形成偏差。另一方面，企業(yè)有時(shí)候要求盡快解決問題，導(dǎo)致需求調(diào)研時(shí)間不足，無法深入、廣泛的收集需求，僅靠少數(shù)的數(shù)據(jù)開始項(xiàng)目建設(shè)。未解決企業(yè)深層痛點(diǎn)，偏差也必然發(fā)生。另一方面，由于項(xiàng)目預(yù)算不足、工期縮短、客戶臨時(shí)不需要等原因也會(huì)導(dǎo)致需求變更，這也使得實(shí)際的建設(shè)成果與預(yù)期目標(biāo)發(fā)生了偏差。

2、設(shè)計(jì)缺陷。

信息化項(xiàng)目建設(shè)是逐漸細(xì)化的過程，隨著項(xiàng)目的逐漸推進(jìn)，客戶的隱藏需求、設(shè)計(jì)缺陷以及技術(shù)問題會(huì)逐步暴露出來。當(dāng)然，也存在由于設(shè)計(jì)者對(duì)技術(shù)、流程的不了解，經(jīng)驗(yàn)不足導(dǎo)致的方案論證不充分等問題，也會(huì)使設(shè)計(jì)從一開始就存在缺陷，從而導(dǎo)致建設(shè)成果與設(shè)計(jì)存在偏差。

3、軟硬件選型不當(dāng)。

對(duì)于需要采購軟硬件設(shè)備的信息化項(xiàng)目來說，需要在項(xiàng)目建設(shè)初期充分考慮產(chǎn)品功能、型號(hào)、開發(fā)平臺(tái)及實(shí)施服務(wù)等問題。但是在實(shí)際建設(shè)過程中，由于技術(shù)更新、需求變更、人員變更等原因，原有的軟硬件選型已經(jīng)無法滿足項(xiàng)目建設(shè)要求，從而造成項(xiàng)目建設(shè)偏差。

4、進(jìn)度成本變更。

信息化項(xiàng)目建設(shè)是一個(gè)持續(xù)且需要多方協(xié)調(diào)的過程。雖然確定了建設(shè)內(nèi)容，但是也存在工期提前、成本削減情況，導(dǎo)致系統(tǒng)功能簡(jiǎn)化或是直接刪除的情況。

信息化項(xiàng)目建設(shè)是一個(gè)迭代的過程，從一開始的模糊設(shè)想到逐漸形成具體的信息系統(tǒng)，是一個(gè)逐步完善的過程，存在一定的偏差是必然的。但是各環(huán)節(jié)的偏差多層累積，一方面造成工期延誤、成本增加，另一方面，也會(huì)導(dǎo)致實(shí)際成果不符合建設(shè)目標(biāo)的情況出現(xiàn)。所以，需要根據(jù)以上原因分析采取有效措施對(duì)偏差進(jìn)行控制，最大限度的實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目建設(shè)目標(biāo)。

四、降低偏差的解決辦法

首先，需要分清糾偏的主次。筆者認(rèn)為客觀原因?qū)е碌钠钍菬o法避免的。只能做到防患于未然，在信息化項(xiàng)目建設(shè)的過程中充分考慮到這些偏差所帶來的風(fēng)險(xiǎn)，對(duì)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行預(yù)測(cè)、分析、評(píng)估、控制和管理，最大限度的減少因不可控因素導(dǎo)致的風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生。

而前文提到的主觀原因，在項(xiàng)目建設(shè)的過程中由它們引起的偏差對(duì)項(xiàng)目建設(shè)影響更大，而且是可以被控制的，所以主要考慮這方面的偏差糾正。

1、 進(jìn)行詳盡的需求調(diào)研，確保客戶分析的深度、廣度。需求調(diào)研應(yīng)深入需求方各層級(jí)崗位，系統(tǒng)的收集數(shù)據(jù)、資料、流程、文檔等資料。行業(yè)不同，企業(yè)內(nèi)部的各業(yè)務(wù)也存在極大的差異，在調(diào)研的過程中還需要收集該行業(yè)的項(xiàng)目信息、政策信息、法律法規(guī)、市場(chǎng)信息。同時(shí)，不能以時(shí)間緊為理由，放任對(duì)需求調(diào)研結(jié)果的要求。需求方、承建方、開發(fā)方需對(duì)需求調(diào)研的重要性達(dá)成一致，才能保證需求偏差降到最低。

2、提升技術(shù)人員素質(zhì)。技術(shù)人員應(yīng)對(duì)技術(shù)平臺(tái)、新技術(shù)發(fā)展、開發(fā)流程有充分的了解，不能閉門造車。對(duì)客戶需求、項(xiàng)目架構(gòu)了然于胸，不斷積累項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)，不斷提升自身素質(zhì)。

3、信息化項(xiàng)目建設(shè)過程中，需要做好整體規(guī)劃，嚴(yán)格按照需求進(jìn)行初步設(shè)計(jì)，控制項(xiàng)目進(jìn)度。實(shí)施前做好準(zhǔn)備工作，建設(shè)期間做好過程管理，嚴(yán)格控制不合理變更。

綜上所述，信息化項(xiàng)目的建設(shè)需要經(jīng)過需求、設(shè)計(jì)、開發(fā)、實(shí)施等多個(gè)環(huán)境，要將需求做扎實(shí)、設(shè)計(jì)做全面、開發(fā)有實(shí)力才能高質(zhì)量的實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目建設(shè)目標(biāo)。

參考文獻(xiàn)：

[1]石秀偉等 《淺談?wù)畔⒒?xiàng)目全過程管理》，《項(xiàng)目管理技術(shù)》2018年6月第16卷第6期