鄉鎮檔案管理規范化建設的實踐與思考

張廣洲

摘要：鄉鎮檔案工作規范化管理既是優化鄉鎮管理工作重要的指導和借鑒，也是傳承區域文化歷史的重要載體。本研究詳細闡述了鄉鎮檔案管理存在的問題，提出加強鄉鎮檔案管理規范化標準化建設的途徑與建議，僅供參考與借鑒。

關鍵詞：鄉鎮;檔案管理;規范化標準化建設

檔案作為歷史信息的遺存，是人類社會進行各種理論及實踐活動的真實記錄，檔案工作深深植根于人們的日常社會生活中，隨著社會文明程度的提高，逐漸體現在社會生活的方方面面，表現出著非常重要的作用。然而在鄉鎮檔案管理過程中，存在檔案管理意識淡泊，管理方式落后等問題，導致檔案管理工作相對低質低效，同時，鄉鎮檔案工作缺乏系統性、規范性，降低了檔案作為珍貴歷史資料的價值再創造能力。所以，加速推動鄉鎮檔案管理規范化、法制化和科學化發展，加強鄉鎮檔案基礎建設，是保障鄉鎮檔案管理有序開展的重要途徑。

1鄉鎮檔案管理工作存在的問題

1.1對檔案管理重視程度有所不足

客觀上講，檔案管理一般很難在短期內發揮出有價值信息的作用。因此，鄉鎮檔案管理在一定程度上可謂是吃力不討好的管理工作。一方面檔案管理的工作人員需要投入大量的時間和精力來細化管理的形式和內容;另一方面，短時間內無法體現出成績和效果。因此，鄉鎮檔案管理工作相對邊緣化，沒有得到足夠的重視和關注。

1.2資源投入相對匱乏

由于對檔案管理工作缺乏重視，對資金、材料等硬件，人員、技術等軟件投入較少，甚至有的鄉鎮沒有設立檔案室，

檔案資料和檔案箱柜臨時存放在行政辦公室。對于檔案管理人員，并不具備專業的管理能力，有的是兼職的后勤或行政人員，或者用接近退休的人員。如此看來，不僅檔案工作達不到規范管理的要求，就連最基本的完整性和安全性也無法得到保障。

1.3管理模式陳舊落后

缺乏重視和投入不足，直接導致鄉鎮檔案管理工作長期滯后的模式中難以推進。例如在溫度控制、濕度控制、防霉、防蟲等環節力不從心。分散性、碎片化管理導致文件丟失或損壞。更有甚者，由于檔案管理不重視，不規范、不標準、不科學、不嚴謹，非相關人員可以隨意進出檔案室，借閱檔案遲遲不歸還，甚至有人對檔案信息進行修改，造成文件失真等諸多問題。

2做好鄉鎮檔案工作規范化管理的策略

2.1加強資源建設，搭建完備的軟硬件基礎架構

檔案管理是一項長期的、持續的工作，不同歷史時期的檔案管理也具有不同的時代特點和需求。對于鄉鎮檔案管理來說，有限的資金和資源不允許一次性大規模投入專門用于檔案管理。因此，長期小規模的資源投入，逐步建設完善的基礎設施更為可行。例如，鄉鎮單位可以先設立一個獨立的檔案室，選擇一個位置、環境比較干凈整潔、通風良好的房間作為檔案管理中心。然后根據保存檔案資料的數量，購買專用的柜架，檔案盒，檔案袋等，同時，檔案室要堅固，并有防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲等設施;配備溫濕計、復印機、收錄機、照相機、去濕機、吸塵器、空調設備等;檔案資料多柜存放，為了查找方便建議繪制存放的示意圖;應建立全宗卷，以積累存儲本機關案卷的立卷說明，分類方案，鑒定報告，交接憑證，銷毀清冊，檢查記錄，全宗介紹材料等。

2.2完善檔案管理制度與機制

規范、標準的制度是推動各項工作有序開展的重要基礎，鄉鎮檔案管理規范化標準化建設同樣離不開管理制度。從目前的實際情況來看，基于組織保障、部門寫作、工作內容要求、工作職責等層面，對檔案管理機制進行全面優化調整。

具體來說，要根據檔案管理工作實際，全面優化檔案管理規章制度，明確個人相應職責，指定專人負責檔案管理，并對檔案管理各環節進行全程監管。同時，相關部門要組織檔案管理規范化會議，通過內部協商，共同制定規范化、標準化的檔案管理機制。明確有關職能部門的責任和義務，讓各部門主動與檔案管理部門溝通，相互協調配合，規范檔案資料收集的完善性、利用的安全性。在檔案管理體制機制全面完善的基礎上，鄉鎮檔案管理可以嚴格按照體制機制進行，整個管理流程自然會更加規范。

2.3推進并完善檔案管理信息化建設

發展是解決我國一切問題的基礎和關鍵，發展必須是科學發展。信息時代大背景下，信息化管理已經成為各行各業實現轉型升級至關重要的優化創新舉措。鄉鎮檔案工作實現規范化管理也需要推進并完善檔案管理信息化建設。加大檔案信息化建設力度，提高檔案管理的各項保障條件。做好本地電子檔案信息化管理的系統設計、平臺開發與過程控制;構建滿足數字檔案長期保存和使用的基礎框架;制定涉及功能模型、信息模型、互操作模型等的管理策略;應結合本地實際需要和信息化檔案管理目標建設“收、管、用”集成的一體化管理系統，例如建成一個網絡支撐系統、包括檔案目錄、重要檔案全文和多媒體檔案在內的三個基礎性的數據庫等。完成全系統目錄電子化、全文數字化、實現紙質檔案與電子檔案應用同步，使計算機查詢與借閱、檔案利用效率得到進一步提高。實現檔案信息資源共享，為檔案規范化和信息化建設工作的良好發展奠定堅實的基礎。

3結論

由于長時間不重視檔案管理工作，導致檔案缺乏規范化、標準化管理，所以，檔案管理要實現規范化管理，需要在理念上徹底扭轉陳舊管理模式制約，認識到鄉鎮檔案作為經驗總結和借鑒參考的重要價值。不僅如此，鄉鎮檔案管理標準化還需要更先進技術的支持，不斷提高管理質量和效率，實現檔案管理的標準化與信息化。不僅有助于鄉鎮檔案工作不斷減少人、財、物的基礎投入，也有利于實現檔案作為歷史信息的價值再創造功能，是鄉鎮檔案管理工作實現全面提升的必由之路。

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