探析如何提升事業單位檔案管理工作效率

劉穎

摘要：事業單位在發展中檔案不斷增多，如何提高檔案管理有效性成為事業單位需解決檔案管理工作難題之一，檔案不產生物質財富，檔案管理具有政治性與服務性，檔案管理并不孤立，屬于社會管理一部分，旨在滿足社會發展對檔案的需要，在經濟建設、文化發展等領域做出貢獻，檔案管理意義可見一斑。本文通過探析提升事業單位檔案管理工作水平的方略，以期為檔案管理工作與時俱進提供參考。

關鍵詞：事業單位;檔案管理;工作效率

事業單位提高檔案管理工作效率的價值如下：其一，降低檔案破損、丟失、篡改、外泄等消極現象發生幾率，充分保護檔案資源，為當今社會從檔案資料中洞悉過去、預測未來、把握當下給予支持;其二，在提高檔案管理工作效率的進程中引入新技術、新思想、新系統，同時引導工作者自省反思，積極彌補工作短板，助推檔案管理工作科學發展，使事業單位綜合管理能力有所提升。事業單位追求更高的檔案管理工作效率對社會建設及自身發展均有意義?；诖耍瑸橹剖聵I單位管理體系良性發展探析提升檔案管理工作水平的良策顯得尤為重要。

一、理念變革，從思想上提高事業單位檔案管理工作效率

工作人員的思想態度關乎檔案管理工作效率能否有效提高，在以往的工作中檔案管理存在割裂性，不僅無法與服務受眾高效對接，還存在管理籠統、工作粗略等問題，并不利于提高檔案管理工作效率?；诖?，事業單位檔案管理工作人員需加強理念變革，例如用精細化理念替代粗略籠統的工作理念，將檔案保管、鑒定、整理、搜集等視為管理支點，在基礎上設定工作任務，以檔案保管為例，需將保護實體檔案及維護檔案管理秩序視為基本任務，使檔案管理工作更為細致、嚴謹、精準，打造網格狀的檔案管理工作體系。值得一提的是精細化理念加持下的檔案管理工作雖事無巨細，但有關工作體系并無冗余問題，關注工作重點，將可能影響工作效率的環節視為管理的關鍵，根據事業單位檔案管理實況集中精力解決管理難題并提高工作效率。

二、創新爭優，從方法上提高事業單位檔案管理工作效率

事業單位檔案管理工作方法創新是提高工作效率的主要舉措，新時代事業單位檔案種類多元、數量增多、存儲信息膨脹，僅憑人力很難在工作效率上有所突破，這就需要事業單位積極運用先進技術手段豐富工作方法，在此基礎上提高檔案管理工作效率。例如，事業單位可利用RFID技術針對檔案進行非接觸識別及自動管理，利用射頻信號接收目標對象信息，通過靜止識別、批量讀取檔案內容提高管理效率。事業單位檔案管理工作包括分發、接收、貼標等流程，工作人員可為每個檔案箱配置電子標簽同時綁定信息，依托檔案管理工作流程利用讀寫設備采集標簽信息并識別檔案，達到提高檔案管理工作效率的目的。再如，事業單位可利用數據壓縮技術、數據庫、高速掃描等技術將檔案資料轉移到網上并進行信息化管理，改變檔案只能在同一地點、同一時刻為同一個人提供服務的現狀，通過創建檔案共享平臺受眾可依據登錄權限瀏覽檔案，實現跨時空服務目標，免收特定地點與時間的限制。在事業單位信息化的工作模式下檔案資料得以聚合，這利于有關資料的深挖，借助物聯網、大數據、云計算等技術將檔案資料挖掘內容傳輸給特定受眾，打破檔案資源利用的壁壘，使檔案更有價值，同時利用信息技術能縮短檔案管理服務時間，優化服務體驗，事業單位檔案管理工作水平得以提升[1]。

三、制度優化，從宏觀上提高事業單位檔案管理工作效率

為使事業單位檔案管理工作更加有效需推行責任制，貫徹檔案法，對事業單位檔案管理工作流程、原則、標準、內容等方面提出要求，例如及時搜集、整理、分類、歸檔機關實物檔案、文書檔案、照片、音響等類型的檔案，通過監督指導賦予檔案管理標準化、現代化及規范化，針對保管期限內的檔案進行鑒定分析，若檔案失去價值需提出銷毀意見。針對不同工作場景還需頒布配套制度，旨在從宏觀上提高事業單位檔案管理工作效率，以檔案室管理為例，需配備消防栓、滅火器，嚴禁吸煙、嚴禁明火，做好室內防磁、防塵、防盜、防蟲、防高溫、防水等工作，每日檢查檔案室并認真登記。在事業單位檔案管理工作創新背景下制度需積極優化，例如推行《電子文件歸檔管存規范》、《事業單位檔案管理網絡安全測試須知》等制度，旨在指引工作者合理運用信息技術，重構業務流程，精簡管理過程，為檔案管理工作體系“瘦身”，助力工作組織扁平化，利用信息技術協調檔案集中管理與分散管理的關系，繼而提高檔案管理工作效率[2]。

結束語

綜上所述，事業單位檔案管理工作效率的有效提高是增強其服務性的關鍵，這就需要事業單位能從思想上改變工作理念，賦予檔案管理工作精細化及信息化，在新時代利用先進技術手段創新工作方法，還需優化檔案管理工作制度，不僅引導工作者肩負責任，還助力工作者應用推廣信息化、智慧化的管理舉措，繼而提升事業單位檔案管理工作水平。

參考文獻：

[1] 張衛英. 探討如何提升事業單位檔案管理工作水平及創新工作[J]. 才智，2018（19）：275-275.

[2] 胡潔東. 淺析新時期如何做好事業單位檔案管理工作[J]. 卷宗，2020（2）：88.

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