企業檔案信息資源開發利用應用思考

摘要：隨著數字化檔案館的建設，也將帶動檔案信息服務內容與方式的變化，如何在新時代開展檔案工作？促進檔案信息資源的開發利用下是企業檔案工作面臨著新的問題。本文結合單位數字化檔案館建設及檔案信息資源開發利用的工作實踐和現狀，從開發利用檔案信息的必要性，本單位檔案資源開發利用現狀及存在問題，檔案信息資源開發利用方式方法的思考三個方面展開闡述，表明在檔案信息資源利用工作方面的想法。

關鍵詞：企業 ?檔案信息 ?開發利用 ?思考

“開發信息資源，服務現代化建設”，這是新時期我國檔案工作的指導思想，也是檔案事業發展的保障。檔案工作不僅要走出“重藏輕用”的樊籬，而且要從“藏用結合”、“藏以致用”轉到“開發利用”上來，即從主要提供整理后的檔案這種初級知識產品，轉為提供經過深加工、具有數字化特征的有高附加值的檔案信息產品。隨著數字檔案館建設工作的深入，我們檔案部門要準確把握新時期提出的各項任務，準確確定檔案服務的重點方向，進一步拓寬檔案服務的渠道，努力做到企業發展覆蓋到哪里，檔案服務就延伸到哪里;企業發展需要什么服務，檔案部門就努力提供相應的服務。

1、開發檔案信息資源的必要

1.1 開發檔案信息資源，有利于拓寬檔案利用范圍，為企業各項工作服務。檔案信息是企業在生產經營活動中形成的，它真實地記載著企業在開展工作活動中形成的情況和數據。企業在工作活動中，一方面形成檔案，另一方面又需要利用檔案信息。但檔案信息隱藏在檔案材料中，它的作用是潛在的，要充分發揮檔案信息資源在企業中的作用，就必須主動開發檔案信息資源。

1.2 開發檔案信息資源，有利于提升檔案基礎工作和管理水平。檔案信息資源開發與檔案基礎性工作的關系十分密切，它們之間可以相互促進。搞好檔案基礎性工作，文件材料收集齊全完整、整理科學規范、檢索工具完善配套等都是搞好檔案信息資源開發利用工作的前提和條件。只有檔案基礎工作做好了，才有開發檔案信息資源的可能，才能產生相應的社會效益和經濟效益，才能促進檔案信息資源開發利用工作的開展。

2、本單位檔案資源開發利用現狀及利用中存在問題

隨著企業的發展和進步，科研生產需求對檔案信息開發利用的內容存在不斷豐富，大力開發利用檔案信息資源已經成為一種必然趨勢。數字檔案館建設為檔案信息資源利用提供了方便，但在此過程中也出現了很多問題，影響了檔案信息資源的開發利用。

2.1、檔案人員對開發利用檔案的認識不高、工作存在被動性

隨著國家投資的增加、新的經濟建設環境給檔案工作提供了很多好的機遇，但是檔案部門的工作者對這些機遇缺乏清醒地認識，在思想觀念上不同程度地缺乏競爭意識，還存在著看攤守業的消極思想，沒有充分認識檔案的潛在作用。同時，“重藏輕用”的傳統檔案思想影響著檔案部門，使檔案部門從思想到工作強調了保管，而檔案信息的開發利用一直沒有受到足夠的重視。檔案工作者工作存在被動性，不轉變觀念、抓住機遇主動探索檔案信息資源的開發利用，使檔案工作止步不前。

2.2、檔案信息資源數字化質量不高、管理制度不完善

本單位數字檔案館建設過程中，對大量的紙質檔案進行了電子目錄錄入、全文數字化掃描工作，由于時間緊、任務量大、檔案資料年代久遠、檔案數字化經驗不足等問題，造成了數字化檔案存在檔案信息資源錄入信息不準確、掃描圖像不清晰、掃描檔案全文內容不完整等問題，影響檔案信息資源的利用效益。在相關制度的編寫中存在實施內容不準確、不規范;在檔案的著錄項要求中，對各類檔案的著錄內容太籠統，給檔案信息資源的利用帶來不便，文書、產品、科技等檔案的著錄項是相同的，不細致，不能體現各類檔案的特性要素;不完整，不能滿足生產現場利用者的需求。

3、檔案信息資源開發利用方式方法的思考

檔案信息資源是企業信息資源的一個重要組成部分。檔案信息資源的開發利用是指發掘檔案中蘊藏的利用價值的檔案信息資源并及時、準確、全面、有效地為檔案用戶提供所需要的檔案信息材料，其任務主要是在于尋找和獲取較為集中系統或有特定價值的檔案信息滿足用戶的利用需求。結合工作實際，從以下幾方面思考開展檔案信息資源利用工作

3.1、扎實檔案基礎工作 豐富庫藏檔案內容，為利用檔案創造物質條件

開發檔案信息資源要從扎扎實實地做好檔案基礎工作入手。檔案基礎工作是檔案信息資源開發利用工作的基礎和條件，檔案基礎工作的良性循環是做好檔案信息資源開發利用工作的重要前提。檔案基礎工作的收集、整理、鑒定、保管、統計、編目等工作環節，貫穿著企業的需要和檔案信息資源開發利用工作的要求，為檔案信息資源開發利用工作提供物質基礎和創造工作條件，直接影響著檔案信息資源開發利用工作的開展，決定著檔案信息資源的有效開發利用。如果沒有基礎工作，檔案信息資源開發利用工作就無法開展;如果檔案收集不齊全，整理不系統，保管不安全，鑒定不科學，編目不準確，檢索工具不完備，便不可能很好地提供檔案為各項工作利用。因此，開發利用檔案信息資源，必須首先要做好檔案基礎工作。

3.2重視、研究檔案利用對象，明確檔案信息資源開發方向和服務方式 開展檔案利用工作開發檔案信息資源要重視和研究檔案利用的對象。檔案用戶根據自身對檔案的需求，通過利用檔案與檔案部門發生聯系，接受檔案部門的服務，并對檔案信息資源開發利用工作信息資源的開發利用工作才能真正做到有的放矢。因此，我們應積極主動的研究檔案利用對象，了解其利用需求和利用目的，為更好地開展工作打好基礎。

3.3、做好檔案編研工作，加強檔案信息資源的深層次開發利用

檔案編研是通過各種手段編撰、濃縮和加工提煉檔案資料，是積極、主動、系統地開發檔案信息資源的主要方法之一，是對檔案信息資源進行高層次和深度開發的有效形式。檔案編研成品是社會、企業廣泛流傳和應用的系統、精煉、可靠的新型檔案信息資源。與檔案原件相比，它具有靈活方便的特點，有利于全企業范圍內的檔案信息共享。作為檔案工作者我們應及時、全面了解企業各個方面的多種利用需求，通過以下幾種方法將相對分散和原始的檔案信息素材進行加工編研，使相關的檔案信息進一步系統化，提高信息的密度和精度，促使檔案信息的傳播速度，實現檔案信息的集約化。

3.3.1、獨立開發型編研。

即檔案部門依靠自身的利用結合，結合檔案內容，根據企業生產經營、經濟建設的需求，在今后相當長的時間內仍有利用價值的課題進行編研開發。如：利用文書、科技檔案、技改檔案等編寫《基建建設工程簡介》、《機械設備匯編》;利用文書、人事檔案編寫《所領導簡介匯編》、《單位組織機構沿革》等。

3.3.2、聯合型開發編研。

檔案信息資源開發工作涉及面廣，需要一定的經費投入，工作涉及許多部門。所以，為更好的開發檔案信息資源，檔案部門應與有關業務部門一起開發，并按分工各自承擔一定的開發任務，共同完成開發。聯合開發的課題，庫藏檔案基本齊全，但還需要補充庫藏檔案以外的綜合性內容，技術性較強。企業業務部門派業務骨干參加開發，業務骨干本身是檔案資料的形成者，熟悉整個工作的來龍去脈，他們是一項專業工作的專家、經歷整個工作全過程，積累了豐富的實踐經驗，本身就是一部“活檔案”。同時，他們還可以提供庫藏檔案以外的線索，彌補庫藏檔案的不足，從而保證開發課題的質量，加快編研開發的工作進程。如：數字檔案館評定驗收時，我所檔案部門聯合黨群工作部制作了《打造數字貴發所》的專題匯報片，應用文書檔案、聲像檔案、科技檔案、產品檔案、照片檔案通過黨群工作部聲像專業技術編制將我所建立數字檔案館時的工作現場、建設成果等。通過此種方式，可以增強檔案館信息資源的開發能力，解決人員、經費、庫藏資源缺乏和力量等實際問題。同時，有利于企業發展橫向聯系，借助現在信息技術，將各部門各專業信息聯合起來，增大數據庫的容量，形成較大范圍的服務網站，實現資源共建、資源共享。

總之，檔案信息資源開發利用是一項長期的系統工作，作為檔案部門，要高度重視檔案信息資源的開發利用，充分挖掘自身潛力，勇于開拓創新，積極探索開發利用檔案信息資源的新途徑，真正體現檔案信息資源的企業價值。同時，檔案工作者應準確把握檔案信息資源開發利用工作的各項要求，全面提高檔案信息資源開發利用工作水平，為全面服務企業做出新的、更大的貢獻。

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作者簡介：馬元元（1982-），女，陜西延安市富縣，助理館員，本科，主要從事檔案管理工作