L研究院固定資產內部控制存在的問題及原因

盧薇 張琦

摘要：科研事業單位固定資產管理作為我國國有資產管理的重要組成部分，對科研事業單位管理水平和科研能力的提升有著重要的作用。隨著經濟環境的變化以及事業單位的改革，事業單位固定資產的會計核算越來越不適應新形勢發展的需要。科研事業單位固定資產管理面臨著一系列新的問題，固定資產的種類不斷增多，管理難度也越來越大。本文主要以內部控制相關理論為基礎，以行政事業單位內部控制規范為指導，通過對固定資產內部控制現狀的研究，分析固定資產內部控制環境、風險評估、控制活動、信息與溝通和監督五要素存在的問題，有針對性的提出解決方案，對完善固定資產內部控制有一定的理論意義和實踐意義。

關鍵詞：科研事業單位;固定資產內部控制;對策

內部控制制度是事業單位內部治理結構的重要組成部分，其完善與否關系到事業單位能否建立合理的內部治理結構。固定資產內部控制制度作為內部控制制度最重要的組成部分，對事業單位提升管理水平、提高工作效率具有重要的現實意義。

一、加強固定資產日常管理工作

（一）固定資產使用管理方面的改進措施

資產管理部門必須制定出嚴格的固定資產明細表，明確各項固定資產的責任人和存放地，由專人負責，專人管理的方式實施固定資產管理，倘若發生人事變動，需要及時進行相關工作的交接，以保障固定資產管理的連續性。通過這種方式，能夠有效地提高固定資產管理的效率，并為日后清查固定資產提供便利條件。資產使用人因各種原因離崗時，應當辦理固定資產交接手續，清點資產、核對賬目，確保資產賬、卡、物相符，交接時部門負責人須在當場監督。完成了必要的交接環節后，還必須要在雙方和公證人在場的情況下共同在移交清單上簽字確認，以保障交接環節具有法律效力。除此之外，移交清單上還必須要明確交接雙方的名稱，交接部門的名稱，交接時間以及對應負責人的職務等信息。鑒于此，L研究院充分結合自身的實際情況，制定出了符合自身固定資產管理需要的資產文檔，并將其下發到下屬的各個部門中，以避免人事變動對固定資產管理造成的不利影響。

（二）固定資產維修保養方面的改進措施

針對固定資產的日常維護和保養，L研究院對此并不關注，往往是直到問題發生才采取必要補救措施，不但會增加維修的費用，還會大大縮短資產的使用壽命，因此要以防范為主，適時保養。一旦在日常的維護和保養工作中發現問題，就需要立即通知相關部門進行固定資產的維護。尤其對于精密設備而言，由于其價值和科研意義重大，因此對其的日常維護和管理必須格外重視，不僅需要派出專人進行管理和維護，還需要采取不定期的抽查和檢驗，以保障設備的性能始終處在較好的水平。除此之外，對于諸如房屋、建筑物等固定資產也需要進行定期的維護和檢查，并將發現的問題及時排除，確保固定資產的安全性。此外，對于固定資產的管理，資產管理處還需要進行詳細的備案，并對各項固定資產所處的狀況進行詳細的登記，并制定出符合各自需要的監督維修方案。

（三）固定資產盤點方面的改進措施

在具體的清查工作開展過程中，往往體現出分工不明確，效率低下等問題，這就使得其必須關注固定資產盤點方面的調整。針對大額的固定資產，由于完全清查需要耗費的精力較大，因此可以適當降低清查的頻率。而對于數量較小的固定資產而言，則可以適當提升對其的清查頻率。

鑒于此，L研究院特意成立了固定資產專項清查小組，并接受院領導的監督和控制，統籌一切固定資產的清算事宜。借助于資產管理處的幫助，使得固定資產清查小組能夠將清查任務分配到各個部門內部進行，并對具體的實施情況進行實時的追蹤和把控。并對重要的固定資產清查項目給予額外的關注，并在最后匯總出固定資產清查統計表。清查程序如下：

①資管處給各部門單位發送固定資產管理平臺系統數據，要求各部門單位負責人指定兼職資產管理員，或其他工作人員根據系統數據進行自查。

②各部門單位兼職資產管理員或臨時指派的工作人員按照領導要求進行資產自查工作，核對系統數據與實物是否相符;所有資產是否粘貼了條形碼;所有資產的狀態是否保持良好。此外，還需要將賬本和實物進行匹配和對應，分析出具體的盤虧和盤盈的原因。同時還需要另行標注報廢和閑置資產并統一匯總交給資產管理處。

③資管處收集整理自查情況表，并組織人員到具體的部門單位進行復核。在車輛復查時重點關注車輛的權屬。在復查房產時重點關注其位置和產權歸屬。在具體查明了固定資產的權屬和其他關鍵信息后，進行統一的固定資產清查匯總，將匯總所得的復點表、復點報告、盤盈表、盤虧表上交給資產管理處，并由資產管理處給予領導組進行審批，最后將審批結果發放給具體的部門。

④以清算報告書為基礎由計財處進行最終的審核，確保固定資產的賬本和實物一一匹配。

二、規范固定資產的處置流程

鑒于此，L研究院必須針對自身固定資產的獨特性成立不同的鑒定小組開展固定資產報廢處理的工作，并且可以在適當的時候請求外部的專家學者的協助。但在進行固定資產報廢處理工作時必須將責任和義務落實到人。此外，對于資產管理處而言，還需要考察固定資產是否達到了規定的使用年限，并對接近報廢期限的固定資產給予高度關注。對于違反固定資產處置規章制度，擅自進行報廢的部門單位應進行教育批評，情節嚴重的進行通報批評。

三、加強固定資產管理信息與溝通

（一）擴大固定資產信息化管理范圍

改善L研究院固定資產網絡管理系統，使其主要功能在于能夠引進固定資產信息化流程管理，實現網絡化辦公，對于固定資產管理過程中涉及的復雜手續而言，其實都可以借助于網絡化的幫助來得以簡化，極大地提升固定資產的增減調劑效率。對于固定資產的網絡化管理而言，其能夠按照具體的需求生成六大類，無數小類的賬目，固定資產信息同時與財務系統相連接，當固定資產發生增減變動時，在財務系統中反映，完成相關會計記錄，保證資產信息與會計數據的一致。

在固定資產的信息化管理過程中，主要涉及的信息管理系統包括了財務信息、預算控制、會計賬務以及網上報賬。借助于相關系統接口的幫助，能夠有效降低采購、預算、申請等環節中不必要的工作，進而極大地提升相關程序的實施效率。

（二）全面公開固定資產相關信息

固定資產管理信息的全部公開，能使整個管理過程透明化，使單位內外共享固定資產管理信息，在很大程度上預防和抵制腐敗，同時對固定資產進行有效、合理分配。鑒于此，L研究院在實施固定資產內部控制的過程中始終貫徹著相關法律法規的要求，嚴格遵守相關的規章制度，對于招標和采購環節涉及的價格問題進行了及時有效的公開，自覺接受來自各方的監督。并通過設置專門的信息公告欄的方式實時公布近期的采購和中標信息，對單位內部資產的申請、處置等環節也都毫無保留地全部公開。也正是由于L研究院的這一舉措，使得其固定資產的管理活動始終保持著高效、透明，防止貪污腐敗問題的出現，也幫助廣大職工群體對固定資產的內部管理有了更為清晰的了解

和認識。

（三）建立有效的內外部溝通渠道

①注重提升固定資產管理和使用部門的溝通和聯系：對于固定資產的管理者而言，其承擔著對固定資產使用者的監督責任，必須對使用者的行為進行必要的約束。而對于固定資產的使用者而言，其必須遵守相關的使用規定。因此雙方信息的互通和交流就顯得尤為重要。溝通渠道可以選擇更符合當下較為流行的網絡平臺，例如微信群、飛信、QQ等方式，將各類信息及時傳遞給固定資產使用部門并得到反饋;

②提升固定資產管理部門內部的協調和溝通：由于固定資產的管理涉及方方面面的要素，因此固定資產管理部門不僅需要精通本職業務范疇，還需要充分了解全體部門的工作流程，進而不斷改善自身的業務流程，為實現固定資產管理效率的最優化添磚加瓦，而這就要求彼此間要建立起必要的溝通和聯系環節。

③改善部門內部的溝通：首先，需要著力于提升業務的傳遞效率，通過文字加上口述的方式以求達到最佳的信息傳遞效果。此舉不僅能夠滿足不同溝通方式員工的需求，也能夠通過不定期的測試了解部門員工的業務量;其次，需要打通自下而上的反饋途徑，面對問題集思廣益，以期達到問題的最優化解決。

四、完善固定資產管理的監督

對于固定資產的內部管理活動而言，必須依賴于強有力的監督機制才能夠最大化地發揮其作用。就L研究院而言，對于其固定資產的內部監督主要涉及了內部的審計工作，內部資源的配置工作以及固定資產的使用和采購工作。通過監督體制的建立，旨在優化科研單位的資源配置效率，促進科研事業發展。

（一）細化固定資產內部審計流程

為了切實提升固定資產管理的效率，從而進一步優化科研院所科研事業的發展，L研究院必須依照具體的情況制定出一套完整的審計時間并構建出一支專業的審計力量，從而達到固定資產管理的最優化。由于固定資產的管理涉及到的方面眾多，因此必須在固定資產購置前就開始貫徹監督，保障固定資產購置的科學性和合理性。接著還需要在固定資產的使用過程中對其進行實時的監督和管理工作，而其中內審部門需要扮演的角色便是嚴格規范審批步驟，切實杜絕非法采購行為。除此之外，通過這種方式還能夠精確地計算出固定資產的殘值和價值變動。最后，在L研究院開展固定資產審計活動時，還必須格外關注對內部體系的實時監控和調整，并將所得審計結果及時公布，自覺接受來自社會各方面的監督。此外，倘若內部審計無法承擔復雜的審計任務，也可以動用外部資源協助開展審計工作，一方面提升了效率，另一方面也提升了審計工作的客觀性。

（二）建立固定資產內部審計評價機制

L研究院內審機制相對薄弱，又區別于企業，缺乏外部審計監督力度。為確保單位固定資產專項審計的科學性及合理性，應當建立固定資產內審評價機制，組建固定資產內審評價小組，該小組應包括院領導、黨群部，同時應包括L研究院上級部門及具有一定審計資質的社會審計機構。針對固定資產的內部審核，需要安排特定的小組以兩年為期限進行定期的審核評估，并對相應的流程進行客觀真實的評價和反饋，及時處理審計過程中出現的種種問題，進而提升固定資產內部審計機制工作效率。

五、結束語

綜上所述，相關工作人員要重視固定資產的使用和管理問題，加強固定資產內部控制制度建設，明確資產管理部門、財務部門和業務部門的管理職責，確保資產安全有效使用。

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