企業人事檔案管理及其模式創新

莊凱

摘要：在企業人力資源管理中，人事檔案管理工作的重要性日益凸顯。隨著智能科技以及企業的發展，傳統人事檔案管理模式的不足也逐漸暴露出來，也就是說現代企業也要改變人事檔案管理模式，加強模式創新才能更你好地為企業的發展服務。本文對傳統企業人事檔案管理中存在的問題進行分析，并結合實踐提出了幾點對策，希望能夠有助于人事檔案管理模式的創新，提高企業人事檔案管理水平，為企業發展提供更強助力。

關鍵詞：企業;人事檔案管理;模式創新

對于企業來講，企業之間的競爭實質上就是人才的競爭。現代企業競爭日益激烈，在企業管理中人力資源管理至關重要，卓越的人力資源管理有助于企業的健康發展，而做好企業人事檔案管理可以為企業培養和選拔人才提供基礎支持。傳統的檔案管理模式已經不能適應新時代的發展，所以，加強企業人事檔案管理模式的創新研究勢在必行。

1 傳統企業人事檔案管理中存在的問題

1.1 檔案管理觀念相對落后

現在很多企業的人事檔案管理人員并沒有認識到企業人事檔案的真正作用和意義，同時也沒有意識到人事檔案管理工作會對企業的發展具有重要影響，所以，在實際檔案管理工作中只是簡單地對檔案進行歸檔保管，甚至部分企業根本就沒有設置專門的人事檔案管理崗位。有些檔案管理人員在實際工作中責任感較差，對檔案管理也不甚重視，經常出現工作紕漏，甚至在信息錄入過程中將員工的重要信心遺漏，從而產生較多的信息錯誤，嚴重降低了人事檔案管理的效率和質量。顯然，這種管理模式顯然沒有發揮檔案管理的真正作用，人事檔案管理管理落后對企業的發展極為不利。

1.2 企業人事檔案管理制度不完善

一直以來，很多企業在人事檔案管理方面的工作都不夠細致和嚴謹，同時也缺乏相應的制度予以約束和管理，從而導致企業人事檔案管理過程中，工作人員比較容易出現攻錯紕漏，嚴重影響檔案管理效率和質量。其一，沒有明確的分工，實際工作中并沒有將責任予以落實，職責不清晰。一旦工作中出現問題，就會出現推諉扯皮的現象，難以找到問題根源，從而加大了人事檔案管理工作的難度;其二，考核制度有待完善。在檔案管理工作中，由于該項工作的考核指標不明確，導致相關人員的責任意識淡薄，工作態度散漫。同時相關的管理工作也只是流于形式，難以落實檔案管理工作，從而嚴重制約了人事檔案管理工作真正作用的發揮。

1.3 人事檔案管理工作手段創新不足

雖然現在部分企業已經認識到了認識檔案管理的重要性，同時也加大了管理系統的信息化建設，建立了檔案信息數據庫，提供了檢索便利。但是，其仍然缺乏專業管理人員對數字信息進行處理，導致檔案的信息量不足，實用性能不佳，檔案管理工作不能與企業的人力資源管理同步。另外，還有一部分企業的人事檔案管理僅僅是為了滿足企業的需求，主要通過手工操作來完成檔案信息的收集、分類和整理，管理方法落后，效率較低，不利于企業人事檔案管理水平的提升。

1.4 人事檔案內容不全，信息的真實度較差

對于企業而言，其員工檔案信息必須真實完整，但是，在實際工作中，很多企業的員工檔案信息并不完整，真實性更難以保證。其一，在員工錄用過程中缺乏相應的學歷證明、黨團資料以及相關證書等等，檔案重要資料不全;其二，對員工的檔案信息不能及時進行整理和歸檔，比如，在發生員工崗位調動，職稱晉升以及工資調整時并沒有將相關信息進行及時整理，檔案資料亂堆亂放，造成檔案信息混亂，甚至丟失;其三，存檔資料鑒別失真。在歸檔過程中將一些手續不全或者是不該歸檔的其他資料進行錯誤歸檔，從而降低了檔案信息的真實性。

2 創新企業人事檔案管理的建議

2.1 在檔案管理工作中融入信息化技術

隨著企業的發展，企業人事檔案資料也會越來越多，不僅會占用大量的辦公空間，同時也會加大檔案管理人員的工作量，影響人事檔案管理效率，制約企業發展。所以，在今后的人事檔案管理工作中一定要加強對信息化技術的應用，利用計算機技術提高檔案信息處理效率，提高信息的真實度，同時也有利于檔案信息的存儲和搜索，減少辦公空間的占用，提高檔案管理效率。

2.2 完善對檔案管理人員的考核制度

為了有效提升人事檔案管理人員的工作積極性和責任感，企業建立科學的考核制度有著重要的作用。在實際工作中要對各項工作進行責任劃分，將責任落實到個人，從而有利于增強工作人員的責任感，提高員工工作積極性。另外，獎罰分明的考核制度也有利于提高員工的擔當，有利于提高檔案管理工作的工作質量和工作效率。

2.3 增強人事檔案管理人員的工作意識

在企業人事檔案管理工作中，工作態度和直接技能也是非常關鍵的因素。在檔案管理工作中，檔案管理工作人員是與檔案信息進行直接接觸的人員，所以，在工作過程中及時發現問題并進行整改將是提高檔案管理質量的關鍵。另外，也要加強企業各部門之間的交流與和溝通，在自身工作角度來對檔案管理中的問題提出建議，對于利于管理創新的建議可以給予相應的獎勵，從而有效調動全體員工在檔案管理創新中的創造性。同時也可以有助于員工在實際工作中不斷自我完善，改善自身不足。總之，在新媒體時代，現代企業人事檔案管理工作的創新要依靠企業的所有員工，只有大家團結一致、群策群力才能夠利于企業的人事檔案管理創新，利于企業發展。

2.4 實現檔案管理的信息共享

傳統的檔案管理的主要模式就是各個部門的分散管理，并且這種模式也導致各部門之間缺乏有效的交流和溝通，信息不暢，從而導致企業的人事檔案管理工作系統性較差。事實上，企業人事檔案管理需要加強各部門間的溝通和交流，比如，可以通過座談會的方式，將部門間的工作重點進行布置，有效地進行分工合作，同時還可以實現部門之間的相互監督，確保檔案管理工作的有效性。在實際開展中，使用者要將相關的資料信息上傳到檔案信息管理系統中，并對信息的來源以及資料的類型進行標注，從而可以為其他人員日后利用資料提供便利。

2.5 建立創新型的檔案數據庫

隨著計算機技術的不斷發展，，在日后檔案管理工作中信息化管理已經成為必然趨勢。企業人事檔案管理工作也要緊跟時代步伐，加強檔案信息數據庫建設，并不斷創新。檔案信息數據庫的建立是一個循序漸進的過程，不能一蹴而就，在不斷完善的過程中使其逐漸成熟。檔案信息數據庫的創建要將信息技術與檔案管理工作相融合，并且要保證檔案信息的我智能診斷。通過檔案信息數據庫可以有效提高檔案管理的工作質量和工作效率，確保企業人事檔案管理工作的規范化和科學化。

結束語：總之，創新企業人事檔案管理模式勢在必行，在未來工作中不僅要加強對員工思想意識以及專業技能的提升，同時還要建立相應的考核制度來對檔案管理人員進行有效約束，提高其工作責任感和積極性。另外，還要加強信息化技術的應用，建立創新型檔案信息數據庫，提高檔案信息管理的科學化和規范化，為企業發展提供支撐。

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