提高檔案管理科學化水平的有效單位

靳宇

摘要：在檔案管理工作不斷改進的過程中，新的管理方式不斷被引入。考慮到檔案管理人員是管理工作開展過程中的重要執行者，這就要求檔案管理工作者要不斷學習新技術，逐步提高個人的工作素質，并加強對檔案管理人員的各項培訓，提高檔案管理工作者的工作熱情和工作意識，這樣才能做好檔案管理工作。

關鍵詞：檔案管理;人員素質;檔案管理科學化

引言

信息數據化作為當前發展的主流趨勢，對于企業的檔案管理工作來說，具有很強的促進作用，不僅可以有效提升檔案信息處理的效率，還可以增強檔案信息的安全性，對于檔案信息的安全穩定保存具有至關重要的意義，為企業未來的發展提供穩定的數據信息支持。

1大數據時代檔案管理創新的必要性

大數據的概念最先出自于互聯網企業，提出這一概念的目的在于解決互聯網時代涌現出的包括非結構化網頁數據的存儲、檢索與分析在內的海量數據問題。為了更好地實現對大量數據的存儲與處理需求，大數據技術通過服務器架構超大規模的集群，實現對海量數據的實時處理。需要注意的是，與傳統集群不一樣，大數據技術所構建的超大規模集群在數據擴展以及成本控制方面有明顯優勢。電子商務與云計算出現后，大數據技術得到進一步發展，在社會上得到廣泛關注。大數據所獨具的特點，使其應用前景十分廣闊：一是數據總量巨大，目前全球存在數字信息量已經用ZB來計算，且隨著社會發展快速增加;二是數據種類繁多，涉及的內容包括定位、文字、圖片、視頻等多種類型，覆蓋經濟和社會生活的方方面面;三是大數據價值率小，大數據雖有海量數據，總量很大，但是其中真正有價值的部分比較少，價值率不高;四是數據處理能力不斷增強，數據處理速度加快，分析結果更加精準。

2提高檔案管理科學化水平的有效單位

2.1規范管理制度、流程，提高保密意識

在檔案管理工作開展的過程中，管理人員必須要保證檔案信息的安全，防止信息泄露。這要求管理人員有較為嚴謹的保密意識。所以，單位要加大檔案信息安全的宣傳力度，并及時地開展相關的法律教育和普及工作。讓檔案管理人員認識到保密的重要性。在此基礎上，還需要設立完善的管理規章制度和獎懲制度。要把檔案管理科學化與干部和員工的業績考核結合在一起，并細化各項管理流程，規范多個管理環節。例如：檔案管理中信息的調取環節，無論是紙質檔案的借閱、歸還，還是數字化檔案信息的調取，都應當設立嚴格的操作規范。要求每兩名檔案管理人員，共同負責一部分相同的檔案管理工作。每名檔案管理人員都有一定的操作權限，如果其他工作人員需要調取，或是查閱檔案資料，那么至少有一名檔案管理人員在旁守候，并對調取檔案信息的來訪者進行詳細的記錄。還可以基于檔案設置，劃分公開信息和不可公開的機密信息，并為單位內部的每一個工作人員設置一定的檔案權限，并在此基礎上引入在線身份驗證的方法，這樣工作人員只能夠看到之間權限范圍之內的檔案信息，無法隨意地傳輸數據資料，這樣就能夠更好地確保這些信息的安全性。之后可以設立追究責任制度，一旦某一環節的檔案信息出現了泄露，那么就要根據情況直接追究到相關的檔案管理工作人員和信息泄漏者的身上。這樣能夠讓檔案管理人員有更強的保密意識，也能夠提高檔案管理的規范性。在此基礎上，還應當引入檔案案卷清理制度。工作人員每隔一段時間就需要清理沒有價值的檔案信息。這個過程，檔案管理人員就理清自己管理的檔案信息內容，對于一些期限比較長的檔案，也能夠追溯其歷史、調查使用價值。這樣檔案管理人員就能夠了解哪些檔案信息需要重點管理，并對所有的檔案進行分類、分階段的整理。并把以往的紙質檔案信息全都錄入到計算機系統中生成數字化檔案，這樣就能夠雙重保存，并借助計算機就能夠開展科學管理。

2.2利用信息化建設提高檔案管理效率

企業傳統的檔案管理模式不僅程序復雜，而且還耗費大量人力、物力。因此，必須利用信息化手段提升檔案管理效率。企業應將檔案管理信息化建設作為重要工作加以推進。應結合企業檔案管理實際，制定科學合理的檔案管理信息化建設規劃，明確信息化建設的短期、中期和長期目標，分步實施。同時，應轉變原有的檔案管理理念，要求各個部門密切配合企業檔案管理信息化建設相關工作，充分調動企業各部門參與檔案管理信息化建設的積極性和主動性。加大對檔案信息化建設的落實力度，經常檢查檔案管理信息化建設的進展，及時研究解決面臨的新情況、新問題。應對信息化建設給予足夠的政策和資金支持，確保信息化建設的推進力度，最大程度地提高檔案管理效率。

2.3緊跟時代潮流，改善自身檔案管理觀念

在企業運轉和發展的過程中，會產生大量的數據信息，不論是工程項目信息，還是人事檔案信息，這些信息都是一個企業最寶貴的財富，對于企業的持續發展具有至關重要的意義。而傳統檔案管理模式，大都采用紙質材料、檔案盒和檔案柜的組合進行保存，這樣的方式雖然可以起到一定的保存效果，但是場次以往并不能保障信息的安全與穩定。并且，當前大數據時代的不斷深入，數據信息儲存的安全性、穩定性、動態化、便捷化的優勢，對于企業檔案管理工作來說是尤為關鍵的，不僅可以有效提升檔案管理的效率和質量，還可以提升企業檔案管理的服務性能。但是在實際應用過程中，大部分企業還未能轉換傳統的檔案管理觀念，大都延續傳統檔案管理模式進行，使得企業檔案管理過程中存在很多弊端，對于企業檔案管理的效率和水平影響極大。因此，在實際對大數據時代下企業檔案管理工作的創新思路進行研究時，可以針對這一問題，通過緊跟時代潮流，改善自身檔案管理觀念的方式，進而在提高檔案管理效率的同時，有效促進企業檔案管理工作的優化和發展。在實際進行完善的過程中，企業單位可以針對當前檔案管理過于依賴檔案管理的現狀，從其中的實際弊端入手，充分發揮大數據時代下的信息化、智能化優勢，完善自身的檔案管理架構，在提高檔案管理效率的同時，有效促進企業檔案管理工作的優化和發展。首先，是對自身檔案管理的轉變，在實際進行操作時，企業領導可以安排相關領導和檔案管理人員，到先進檔案管理示范點進行參觀，了解大數據時代下信息化檔案管理的優勢和實際內容，通過直觀的效果體現，進而有效轉變自身的檔案管理觀念。其次，實在轉變的觀念的基礎上，對自身的檔案管理架構進行改革，在實際進行改革過程中，不能直接一刀切，需要循序漸進，先從某一部分的檔案入手，以企業人事檔案為例，這一方面的方案信息比較簡單，并且流動性比較大，在完善過程中，可以利用大數據時代數據信息的便利性，創建和購買相應的檔案管理軟件結構，對人事檔案的調入、儲存、查看、更新、調出等板塊進行整體構建，用人事檔案的試點，在體會優勢的基礎上，促進檔案管理觀念的轉變。

結語

綜上所述，新時代的檔案管理工作的創新是順應時代要求，推進檔案管理工作在“三個走向”的指導下，對既有檔案管理工作進一步向法制化、規范化、標準化轉變，從而提高檔案管理工作的水平，以新的途徑和方式激活檔案自身的巨大沉淀價值和增益價值，為國家全面建成小康社會和實現全面現代化提供巨大能量，發揮積極作用。

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