高校財務報銷問題研究

范偉娜

摘 要：高校財務報銷工作是高校財務業務活動中一個重要的環節。近年來，隨著高校收入的大幅度增加，高校財務報銷業務量急劇上漲。財務報銷是否順利及時，直接影響高校整個教學科研活動能否順利進行。文章旨在通過對目前高校財務報銷現狀和報銷中存在的問題進行分析，從而提出相應的完善措施，以便更好地為廣大師生提供財務服務，確保高校各項教學科研活動穩定有序地開展。

關鍵詞：高校 財務報銷 問題

中圖分類號：F230? 文獻標識碼：A

文章編號：1004-4914（2021）04-092-03

中共中央辦公廳、國務院辦公廳2016年下發了《關于進一步完善中央財政科研項目資金管理等政策的若干意見》，文中指出堅持推進“放管服”措施，完善科研經費使用方式，以激發廣大科研人員的積極性。基本意見里指出的“放管服”措施，包括簡化預算編制、提高間接費用比重、明確勞務開支范圍、完善差旅會議費管理等，一定程度上減輕了科研人員的負擔，但對于廣大高校師生來說，財務報銷卻遠非一件容易的事。哪些票據可以報銷;哪些票據不能報銷;報銷需要附哪些材料;報銷如何審批簽字等等問題時時困擾著財務報銷人員。如何優化財務報銷流程，有效解決財務報銷困難，提高財務報銷效率，成為各個高校眼下亟需解決的一項重要工作。

一、高校財務報銷現狀

為了進一步優化財務報銷流程，高校財務報銷已由原來的傳統線下排隊報銷模式發展為網上預約報銷模式。網上預約報銷模式的出現，解決了現場排隊報銷等待時間長的問題，高校師生通過網上報銷系統可以在任何時間和地點填寫預約報銷單，有效緩解財務工作人員現場辦公的壓力和緊迫感。

目前高校財務報銷流程一般為：財務報銷人員收集整理發票、明細清單、合同等，登陸網上報銷系統填寫預約報銷單;項目負責人和經辦人在發票、預約報銷單等材料上簽字，學院審批蓋章;如業務金額超過一定數額，報銷人員需提供單位財務負責人和主管校長審批的大額資金審批表、經費主管部門審批的合同、外包單等;財務報銷人員提交預約報銷單、發票等相關材料;財務人員核對無誤后進行制單、審核和出納。

高校財務規章制度多、經費使用要求嚴格、報銷簽字手續復雜、經辦人來回返工等等問題時刻困擾著財務報銷人員。在財務報銷人員中有很多老師和學生，他們非會計專業人士，對財務報銷規定不夠熟悉，報銷一筆經費，往往要跑好幾個部門，有的部門甚至要跑好幾趟才能完成，使得報銷人員常懷不滿和抱怨情緒，一提報銷就覺得報銷難，報銷煩[1]。

二、財務報銷中存在的問題

在高校財務報銷過程中，報銷人員經常抱怨財務要求多，手續煩，報銷難;財務人員也紛紛感嘆報銷單據多，壓力大，吃不消。在多年的財務一線工作和研究分析中發現，高校財務報銷主要存在以下幾個問題：

（一）財務報銷業務量逐年上漲，財務人員工作強度大

隨著國家對高等教育的重視、學校與企業之間合作的加強和高校自身的擴招發展，高校教育經費撥款、科研經費和事業收入都呈大幅度增加的趨勢，收入增加直接導致財務報銷業務量急劇上升。以筆者所在的A學院為例，從圖1的A學院2017年到2020年財務收支情況，可以清晰看到2017年到2020年財務收入和支出業務量逐年上漲。與2017年相比，2020年財務收入增長123%，財務支出增長65%，即便2020年在各行各業都受新冠疫情嚴重影響的情況下，A學院財務收入和支出業務量也都有所增長。

在財務報銷業務量逐年上漲的情況下，財務人員配備并未隨著報銷業務量的增長而有所增加，財務人員工作量大幅增加，經常處于高強度、高壓力的工作狀態[2]。日常工作中，財務人員不僅要時刻學習掌握不斷更新的財務報銷規定，加強自身業務知識的學習，而且每天都要面臨大量預約報銷單的處理。審核預約報銷單時，財務人員一方面審核發票是否真實合法、金額是否正確無誤、會計科目選擇是否準確;另一方面審核簽字、簽章、支撐材料等是否齊全完整。一旦發現有問題需要及時與報銷人員溝通，要求報銷人員予以改正，等所有材料、手續齊全完整后再進行制單審核。財務報銷業務量逐年上漲的情況下，財務人員的壓力越來越大，工作任務越來越繁重，工作積極性下降。除此之外，高校財務人員每天還要面對大量學生、老師等各種電話咨詢和現場咨詢，需要不厭其煩地解釋各種財務問題，報銷工作常常被打斷，無法高速有效地完成財務報銷工作。

（二）財務報銷時間過于集中，財務報銷效率低下

高校教學科研活動的安排、課題項目結題審計的要求、年終結賬等因素的影響，導致高校財務報銷時間相對比較集中。通過分析圖2的A學院2017年到2020年每月財務報銷憑證數，可以看到A學院財務報銷業務量分布不均衡，主要集中在3月、9月和年底。

高校一般規定上一年的發票報銷截止時間為下一年的3月31日。許多平時教學科研任務重來不及報銷的老師，為了防止積攢的票據過期無法報銷，常常會集中在3月統一報銷，導致3月報銷業務量急劇增加。新學期開始，財務報銷人員會把上學期積攢的未來得及報銷的票據和假期期間發生的業務支出集中報銷，造成9月業務量明顯上漲。在面臨年初撥付預算即將收回、科研經費結余資金年底必須清零、年終結賬工作、暫付款清理等因素的影響下，財務報銷人員會各種突擊花錢，造成年底財務報銷業務量急劇上升。

財務報銷時間過于集中，大量預約報銷單和票據堆積，財務人員一定時間內要整理報銷大量的票據，工作壓力大，常常處于超負荷的工作狀態，甚至需要加班加點才能完成，工作熱情和積極性大大下降，影響財務報銷質量和效率。

（三）財務報銷人員流動性大

高校老師平時工作繁忙，既要承擔大量的教學任務，又要忙著發表論文、做科研項目，往往無暇顧及財務報銷，常常會指派不同的學生來處理財務報銷事項。即使有的課題組聘用了專門的人員來處理報銷事項，也經常會因為報銷任務重、薪酬待遇、合同到期等問題導致報銷人員不固定，經常發生變動。

財務報銷人員流動性大，報銷人員對財務報銷規定不了解，需要很長一段適應期來熟悉報銷流程和手續，加上很多學生主觀上覺得報銷不是自己的主要任務，對學習財務報銷知識意愿不強，導致報銷一筆經費往往要折騰好長時間，即便遞交到財務部門也常常因為各種各樣的問題需要返回修改，導致報銷人員容易產生不滿情緒，報銷時間延長，大大影響財務報銷效率。

（四）財務報銷審批簽字緩慢

為加強高校資金使用安全，高校財務報銷大都實行項目負責人負責制，項目負責人是經費使用的直接責任人，報銷要以項目負責人簽字確認為準。《行政事業單位內部控制規范（試行）》和“三重一大”集體決策制度要求，單項經濟業務超過一定金額的資金支出時，需要提供大額資金使用審批表。大額資金使用審批表需要項目負責人申請并提供相關材料，單位辦公會集體決策，單位財務負責人簽字。如果業務涉及設備采購、經費外包等業務，則還需要設備部、經費主管部門等業務職能部門審批。超過特定金額的還需要主管校領導簽字審批。總的來說，在目前高校財務報銷流程中，一筆業務的報銷可能會涉及經辦人、項目負責人、單位財務負責人、經費主管部門、職能部門和主管校領導的審批和簽字。

各級負責人，尤其是單位財務負責人和主管校領導，大都工作繁忙，平時往往承擔著大量的行政、教學和科研交流任務，出差不在校、外出情況多，報銷人員需要審批簽字時，找不到人的情況時常發生[3]。一筆業務的審批簽字，報銷人員往往要折騰好幾次，甚至好幾天才能完成，直接影響財務報銷的順利進行。如果財務報銷時財務人員發現審批簽字不合格，報銷人員又需要重復同樣的流程，耗費更長的時間才能完成報銷，不利于報銷工作的順利開展。

（五）電子發票大量出現，加劇財務報銷風險

高校財務報銷中出現越來越多電子發票的身影，電子發票的普及和推廣有助于財務報銷人員打印和存儲，減少票據丟失的風險。然而在實際操作中，高校缺乏對電子發票的有效監管，尚未出臺電子發票相關使用和管理制度，報銷時也僅要求報銷人員自行承諾電子發票的真實性、合法性和未重復報銷，也未要求對所有報銷的電子發票進行驗真。一旦報銷人員惡意修改或重復報銷電子發票，僅靠財務人員肉眼根本無法判斷鑒別，無形中加大財務報銷工作難度，增加財務報銷風險。

（六）財務信息化建設有待完善

高校財務信息化建設雖然取得了一定發展，但是如何優化財務報銷流程，進一步提升財務服務水平和工作效率仍是高校面臨的一項重要工作。在高校，一項經濟業務的報銷常常會涉及不同的部門，比如經費主管部門、實驗室與設備管理部門、圖書館、人事部、財務部等等。每個部門都有自己的信息管理系統，各個系統之間是相互獨立的，缺乏有效溝通。

作為業務發生最終環節的財務系統，不能很好地與財務相關的科研經費系統、資產系統、人事系統等對接，缺少統一的信息化平臺將所有部門之間的財務信息數據整合在一起，無法很好地實現信息共享和資源優化配置。財務報銷過程中，報銷人員常常因為信息不對稱、各部門之間缺少溝通的情況多次往返于不同部門，大大增加工作量，降低財務報銷效率。

三、完善高校財務報銷的措施

（一）做好財務服務工作，加強業務宣傳培訓

高校財務部門要切實做好高校財務服務工作，通過財務部網站、網上報銷系統、微信公眾號、工作群等多個途徑，及時制定和廣泛宣傳各項財務規章制度和政策法規，簡化財務報銷流程和手續，把財務報銷中遇到的有共性的問題匯集整理制作成財務答疑手冊和視頻操作指南，以便報銷人員參考學習。

高校財務部門可以定期對財務報銷人員開展多種形式的財務知識培訓，幫助更好地學習和了解財務規章制度和報銷政策，提升報銷人員財務專業能力，以便更好地為課題組和老師提供專業化財務服務。

（二）優化財務報銷流程，提高財務工作效率

1.開通發票查驗功能。為了有效解決電子發票重復報銷和惡意修改發票信息的問題，高校財務部門應在財務網上報銷系統中開通發票查驗功能，要求報銷人員必須對報銷的電子發票進行發票查驗認證，只有認證成功的發票才可以報銷。涉及多張電子發票報銷的可以全部認證成功后一起報銷。發票認證成功后，報銷人員在網報系統填寫預約報銷單時選擇已查驗發票，發票代碼、發票號碼、開票內容、發票金額等信息即可顯示在預約報銷單上。同時，網上報銷系統會將已認證報銷的發票綁定，一旦已報銷的發票再次報銷，系統就會提示發票已使用，不得重復報銷，有效避免電子發票重復報銷，減少財務風險。

2.大力推行線上審批。為了解決財務報銷審批簽字緩慢、經辦人跑腿多的問題，高校財務部門應優化財務報銷流程，大力推行線上審批。報銷人員在填寫預約報銷單界面選擇線上審批功能，上傳相關票據及附件的影像資料或電子版本，然后提交報銷單等待逐級審批。相關負責人在網上報銷系統查看已提交待審核的報銷單，選擇審核通過或退回，如退回詳細告知退回原因。報銷人員在線實時查看報銷單審核狀態，審核退回的可以及時補充材料等待再次審批[4]。線上審批的推行，有助于減少報銷人員往返不同部門的次數，實現負責人無法到校辦公也可隨時隨地完成審批簽字，大大提高報銷審核時效性，有效保證財務報銷業務順利進行。

3.設立財務報銷預審流程。高校設立科研經費報銷預審流程，讓經辦人真正做到少跑腿。經辦人在網上報銷系統填寫相關信息時，系統可設置提示和具體操作流程，提示經辦人報銷要點及每筆業務報銷所需的相關材料，然后上傳發票、明細單等文件的電子版本，待預約報銷單線上審批完成后，財務人員直接線上對提交的預約單和電子版本材料進行預審[5]。預審中一旦發現問題，可以在線上讓報銷人員及時改正，減少報銷人員跑動次數，等初審無誤后報銷人員再將紙質版材料交到財務部門。設立財務報銷預審流程，一方面可以實現線上辦公與線下辦公相結合;另一方面可以減少預約報銷單退回重改情況，提高財務報銷效率。

（三）不斷完善財務信息化建設

高校財務部門加強對財務信息化建設的高度重視，并積極與各單位溝通，規范并統一所需的財務信息數據，減少部門之間的信息不對稱情況，提高財務管理水平和財務報銷效率[6]。在實際操作中，高校財務部門應充分考慮財務報銷所需的人員信息、項目信息、設備建卡信息等，構建一個專業性、綜合性的財務管理平臺，歸納融合學校各個部門之間與財務有關的信息和數據，真正實現各系統之間的無縫對接，全面提升財務信息化水平。

（四）提高財務人員專業素質，加強服務意識

財務人員的專業水平和服務態度一定程度上反映了高校財務部門的服務水平，因此高校財務部門要加強財務人員的學習和管理，通過問卷調查、業務競賽、討論交流等多種形式開展對財務人員的業務學習，注重提高財務人員專業水平，定期對財務人員專業知識進行考核。同時，財務部門應制定相應的激勵措施，提高財務人員薪酬待遇，重視財務人員晉升發展機會，定期進行崗位輪換，激發財務人員工作熱情和積極性，緩解財務人員工作壓力。財務人員除了注重自身專業知識的學習外，還要堅持以人為本，加強服務意識，提升服務質量，對師生提出的問題耐心解釋、準確答疑。

四、結語

高校財務報銷工作是高校財務的基礎工作，也是至關重要的一項工作，財務報銷的順利及時有助于高校教學科研活動的順利開展。高校財務部門要加強重視，進一步優化財務報銷流程和服務，利用信息化、專業化手段完善財務建設，提高財務報銷管理水平，全面助力高校教學科研事業發展。

參考文獻：

[1] 胡服，徐冉，胡藝，楊春麗.我國高校財務報銷的難點分析與應對.經濟師，2020（11）：101-102.

[2] 查貴良，楊維杰.高校報賬難得現狀及對策.西南林業大學學報（社會科學），2020（6）：98-99.

[3] 任英.高校財務報銷工作相關問題及對策探析.蘭州交通大學學報，2020（6）：134-137.

[4] 羅燕琴.對高校經費“報銷難”的思考.財會月刊，2016（6）：58-60.

[5] 唐龍新.高校財務網上預約報銷模式存在的問題及對策分析.審計與理財，2020（10）：46-48.

[6] 梁勇，干勝道.疫情防控下的高校網上財務管理思考.會計之友，2020（6）：123-127.

（作者單位：北京大學財務部 北京 100000）

（責編：賈偉）